Näin visualisoit projektin tilan Jirassa

Dashboardit ja visualisointi Jirassa

Olemme vetäneet monia Jira-koulutuksia, ja yksi lempiaiheistani on visualisointi ja dashboardit. Korostan aina sitä, että niitä voi luoda sekä yksilö- että tiimitasolla. Hyödyllisten visualisointien luomiseen ei tarvitse olla Jira-ylläpitäjä. Jos sinä tai tiimisi ette siis luo mukautettuja dashboardeja, jäätte paljosta paitsi. Kehittämisen ensimmäinen askel on mittaaminen.

Auttaaksemme sinut alkuun esittelemme muutamia gadgeteja, joiden avulla olemme auttaneet asiakkaitamme parantamaan työtapojaan.

Hautausmaan siivoaminen

Kirjassaan ”Making Work Visible” Dominica DeGrandis suosittelee käymään aika ajoin läpi vanhimmat tehtävät ja joko priorisoimaan tai poistamaan ne.

Seuraava suodatin auttaa mittaamaan backlogissa olevien kuolleiden issueiden määrää. Seuraavalla JQL-kyselyllä löydät ratkaisemattomat issuet, joita ei ole päivitetty kahteen vuoteen, tai joiden kuvaus on tyhjä eikä niitä ole siirretty vuoteen. Nämä issuet eivät tuota arvoa. Jos tuottaisivat, joku olisi lisännyt kommentin ja pyytänyt tilannepäivitystä. Ne ovat vain turhaa kuormaa, ja ne tulisi poistaa.

resolution = Unresolved AND ((description is EMPTY AND updated <= -365d) OR (updated <= -730d))

Kyselyä voi muokata omien kriteerien mukaiseksi. Olemme nähneet asiakkaiden käyttävän oletuspaikkamerkkikuvausta muistuttamaan GIVEN-WHEN-THEN-skenaarioista tai ”as a developer I want to ….” -muotoilusta. Tällöin sinun on myös tehtävä niille hahmontunnistushaku, jotta löydät kaikki vanhentuneet issuet.

Lisäksi on hyvä tarkistaa kaikissa tapauksissa, onko kuvaus tyhjä:

resolution = Unresolved AND description is EMPTY

Eeppinen kohtaaminen

Epicit ovat Jirassa hieman erityistapaus. Ne toimivat eri tavalla ja näkyvät backlog-näkymässä eri tavoin. Siksi monet käyttäjät unohtavat, että Epicit ovat issueita siinä missä storyt ja tehtävätkin. Kun kaikki Epicin tehtävät on suoritettu, merkitsemme sen tehdyksi backlogien Epic-paneelissa ja unohdamme sen. Jostain syystä tämä ei kuitenkaan sulje Epic-issueta.

Seuraava JQL-kysely näyttää sulkemattomat Epicit, joita ihmiset eivät enää näe backlogissaan ja jotka ovat unohtuneet:

issuetype = epic AND "Epic Status" = Done AND resolution = Unresolved

Työn alla, mutta ei oikeasti

Sen tietäminen, mikä on työn alla, pitäisi olla helppoa. Kun työ on ”työn alla”, sen odotetaan valmistuvan pian – mitä ”pian” sitten organisaatiossa tarkoittaakaan. Mukana on kuitenkin muutamia yleisiä haasteita.

Issue voi olla ”työn alla”, vaikka sille ei tapahdu mitään. Tämä on usein merkki siitä, ettei työtä ole määritelty kunnolla, vastuuhenkilö tekee liikaa asioita rinnakkain tai jokin estää etenemisen. Työn alla olevia issueita tulisi päivittää säännöllisesti ja mieluiten saattaa valmiiksi ja sulkea. Jos näin ei tehdä, on selvitettävä miksi. Seuraava kysely näyttää issuet, jotka ovat työn alla, mutta joita ei ole päivitetty viimeisen viikon aikana:statusCategory = “In Progress” AND updated <= -7d

Työn prioriteetit voivat muuttua, mutta jos unohdamme siivota issueseurantamme, emme tarjoa ajantasaista tietoa.

Yksinkertainen toteamus työn alla olevista issueista on, että jonkun pitäisi työstää niitä. Muuten niitä ei tulisi pitää työn alla olevina. Tämä JQL näyttää työn alla olevat, mutta ilman vastuuhenkilöä olevat issuet:

assignee is EMPTY AND statusCategory = "In Progress"

Scrum-ympäristössä tehtäviä on saatettu poistaa sprintistä sen jälkeen, kun niiden työstäminen on aloitettu. Tai päättyvässä sprintissä voi olla tehtäviä, jotka on siirretty seuraavan sprintin sijaan backlogin puolelle. Seuraava JQL näyttää työn alla olevat issuet, jotka eivät ole aktiivisessa sprintissä:

resolution = Unresolved AND Sprint not in openSprints() AND statusCategory = "In Progress"

Yllä olevat kyselyt voi tallentaa suodattimiksi ja rajata tiettyihin projekteihin käyttämällä project in (proj-1, proj-2) tai project = proj-1

Olemme onnistuneet hyvin visualisoimalla nämä projektinhallinnan esteet. Kun ne tuodaan isolle näytölle, niihin kiinnitetään huomiota ja ne priorisoidaan. Tärkein oppi on: älä pelkää backlogia. Se ei ole niin kauhea tehtävä kuin ajattelet. Näiden kyselyjen, dashboardien ja suodattimien avulla voit vähentää järjestelmäsi sekavuutta merkittävästi ilman, että sinun tarvitsee liata käsiäsi liikaa.