Työnkulun suunnittelu tarkoittaa käytännössä tilojen visuaalista järjestämistä. Tuloksena on tietyn työnkulun kaavio, joka kuvaa yksilöllisesti luodut tilat. Tilat yhdistetään siirtymillä, jotka määrittävät tiketin käsittelyprosessin. Eri tilaluokat, kuten TO DO, IN PROGRESS, ja DONE, on merkitty eri väreillä. Näin yksittäiset tilat on helppo kohdistaa oikeisiin luokkiin, mikä selkeyttää työnkulun suunnittelua ja parantaa sen luettavuutta. Se auttaa myös ymmärtämään paremmin, miten prosessit toimivat, ja lisää työnkulun hyväksyttävyyttä niin käyttäjien kuin ylläpitäjienkin keskuudessa.
Jan Szczepanski
Jira-työnkulun suunnittelu: koko prosessi yhdellä silmäyksellä
Prosessijohtamisen ammatillisen taustani vuoksi kiinnitän erityistä huomiota helposti luettaviin työnkulkuihin. Työnkulusta voi tehdä luettavamman kolmella visualisointitavalla, joita tarkastelemme seuraavaksi.
Tapahtumaohjattu prosessiketju (EPC)
Emme toki rakenna tapahtumaohjattuja prosessiketjuja Jirassa, mutta tämä visualisointitapa on yksi yleisimmin käytetyistä.
Prosessin ihanteellinen kulku kuvataan ylhäältä alaspäin. Tärkeät tai prosessista poikkeavat statukset sijoitetaan prosessikulun vasemmalle tai oikealle puolelle.
Vesiputousmalli
Vesiputousmallissa järjestämme statukset vaiheittaiseen järjestykseen. Aloitamme vasemmasta yläkulmasta ja etenemme oikeaan alakulmaan. Tämän esitystavan erityinen etu on, että siirtymät voidaan erottaa visuaalisesti ja paluusiirtymät voidaan tehdä selkeästi tunnistettaviksi.
Sitä voi pitää edellä mainittujen kaavioiden hybridinä, sillä se yhdistää tapahtumaohjatun prosessiketjun ja BPMN-kaavioiden edut luettavuuden kannalta, erityisesti monimutkaisemmissa työnkuluissa.
Työnkulku ja liiketoimintasäännöt
Haluan korostaa, etten pyri asettamaan sääntöjä. Sen sijaan näen arvon selkeästi määritellyissä ehdoissa, jotka ohjaavat jokaista käyttäjää ja ylläpitäjää.
Vastuuvapauslauseke: Tämä kappale on koko Atlassian-yhteisön kiistanalaisin kohta. Odotan innolla palautettasi sekä kutsuja konferensseihin ja podcasteihin!
Statusten nimet: yksinkertaiset, globaalit, uudelleenkäytettävät
Hyvän Jira-työnkulun olennainen tekijä on yksittäisten statusten optimaalinen nimeäminen. Miten oikeat nimet sitten löytyvät? Auttaa, kun muistaa tavoitteen: kuvata issuen tilaa, ei statusta. Nimen tulisi myös olla mahdollisimman yksinkertainen ja abstrakti.
Statusten nimeämisestä keskustellaan usein yrityksissä ja yhteisöissä. Tässä muutama vinkki selkeän ja ymmärrettävän rakenteen luomiseen:
Yhdestä sanasta koostuvat statukset, kuten Avoin, Suljettu tai Odottaa, kuvaavat issueita, joiden parissa kukaan ei työskentele. Statuksia, joissa yksi tai useampi henkilö työskentelee aktiivisesti, ovat esimerkiksi Kesken, Tarkastuksessa ja Testissä.
Toinen tärkeä näkökohta statusten nimeämisessä on uudelleenkäytettävyys. Statukset voivat ja niiden tulisi olla yksilöllisiä, mutta niitä ei pidä määritellä liian yksityiskohtaisesti. Ajattele: niin paljon kuin tarpeen, niin vähän kuin mahdollista.
Kaikki projektit, joissa on erilaisia testausvaiheita, ovat testauksessa. Tämä status ei kerro, mistä testistä on kyse, onko se E2E (End-to-End) vai UAT (User Acceptance Test). Sitä ei myöskään välttämättä tarvitse tietää, etenkään silloin, kun testauksia tehdään useampaa tyyppiä. Tärkeintä on, että globaali luokittelu toimii kaikissa toiminnoissa ja että status on määritelty.
Lisäksi samoja tai samankaltaisia statuksia eri kategorioissa tulisi välttää. Tämä tuo rakennetta ja auttaa siirtämään issuen tietoisesti seuraavaan statukseen. Issuen ohjatun työnkulun tukemiseksi se on tärkeää kohdistaa oikeisiin kategorioihin.
Kun saavutetaan status, joka kuuluu In Progress -statuskategoriaan, myös kaikkien sitä seuraavien statusten on kuuluttava siihen. On tärkeää erottaa toisistaan toimet, joihin voi vaikuttaa, ja ne, joihin ei voi.
Jos odotat pitkään ulkoista palveluntarjoajaa, kannattaa kysyä itseltäsi: ”Voinko vielä itse vaikuttaa tähän vai suljenko tiketin?” Tällöin on tehtävä tietoinen päätös.
Statusten säännöt: milloin tarvitsen statuksen?
Milloin tarvitsen uuden statuksen? Oletko koskaan kysynyt tätä itseltäsi? Ehkä tapaamisissa, joissa liiketoimintayksikkö pyytää statusta toisensa perään? Oletko toivonut, että sinulla olisi perusteita puolesta ja vastaan? Kysyin itseltäni samoja kysymyksiä jo vuosia sitten. Tutkin asiaa, keskustelin siitä eri ihmisten kanssa ja luin artikkeleita. Näin syntyi seuraava kysymyslista:
1. Tarvitseeko jonkun saada viesti? 2. Saavatko vain tietyt henkilöt tehdä siirtymän tähän statukseen? 3. Muuttuuko vastuu edellisestä statuksesta uuteen siirryttäessä? 4. Pitääkö tämän statuksen perusteella voida suodattaa? 5. Pitääkö tästä statuksesta voida raportoida, esimerkiksi siinä vietetty aika?
Jos kaikkiin näihin kysymyksiin voi vastata KYLLÄ, myös odotusjonot (varastot) ovat aihe, jota on tarkasteltava erikseen.
Odotusjonot
Minulle odotusjonot ovat alustavia tiloja, joissa työtä ei tehdä. Prosessi odottaa niissä siirtymistä seuraavaan tilaan. Mielestäni yksi syy tällaisten tilojen käyttöön on huono työnkulun suunnittelu (usein push- ja pull-periaatteiden osalta).
Katsotaan seuraavaa esimerkkiä:
Tässä työnkulussa on alustava tila. Sen tarkoitus on osoittaa, että tiketti on valmis seuraavaa työvaihetta varten.
Jos poistamme nämä tilat ja laajennamme työnkulkua jälkitoiminnolla, joka varmistaa vastuuhenkilön nollaamisen tilasiirtymän yhteydessä, esimerkiksi tilasta Käynnissä tilaan Tarkistettavana , lopputulos on sama.
Kanban-taulun sarakkeessa näkyvät näin sekä vastuuhenkilölle osoitetut että osoittamattomat tiketit. Työntekijä voi siis AKTIIVISESTI OTTAA tiketin itselleen (PULL). Näin säästämme vähintään kolme tilaa.
Vinkki: Pyri välttämään odotusjonoja ja hyödynnä työnkulun toiminnallisuuksia push- ja pull-periaatteiden säilyttämiseksi.
Aloitus- ja lopputila
Mielestäni ei ole hyvää syytä sille, että yrityksen työnkuluissa olisi eri aloitus- ja lopputiloja. Selkeyden vuoksi jokainen työnkulku alkaa tilasta Avoin ja päättyy tilaan Suljettu.
Tämä yksinkertainen sääntö selkeyttää toimintaa niin ylläpitäjille kuin käyttäjillekin, jotka haluavat uusia työnkulkuja tai saavat työskennellä olemassa olevien kanssa.
Tila vai ratkaisu
Toinen haaste on tilojen ja ratkaisujen sekoittaminen. Kuten mainittiin, viimeisen tilan tulisi aina olla Suljettu. Tilaa kuten Valmis, Vanhentunut tai Peruttu ei ole, sillä kyse ei ole tilasta vaan tiedosta eli ratkaisusta.
Vinkki: Varmista, että sulkemisen yhteydessä asetetaan vastaava tieto (ratkaisu).
Siirtymät vai tieto
Tiketillä on oltava siirtymä, jotta se voi siirtyä kahden tilan välillä. Siirtymä on yksisuuntainen yhteys, joten jos tiketin on voitava liikkua edestakaisin kahden tilan välillä, on luotava kaksi siirtymää.
Ohjelmistokehitystiimeissä näkee usein tiloja kuten Priorisointi, valmistelu ja tarkennus. Ne voivat olla tarpeellisia ja perusteltuja suurissa organisaatioissa tai suunnittelutauluilla. Kannattaa kuitenkin pohtia, mitä näissä tiloissa todella tapahtuu.
Usein tiimipalavereissa täytämme lopuksi kenttiä, kuten Prioriteetti tai Story points. Tähän on paljon helpompia ja parempia ratkaisuja, esimerkiksi sprinttien tai Structure-sovellusten käyttö. Edellä mainitun kaltaiset tilat lisäävät työnkulun monimutkaisuutta ja hyödyttävät tiimiä vähemmän kuin tuote- tai projektipäällikköä.
Kaikki siirtymät
Suhtaudun ristiriitaisesti niin sanottuihin Kaikkiin siirtymiin. Prosessi on suunnattu toimintojen virta, mutta Kaikki siirtymät mahdollistavat tikettien siirtämisen edestakaisin tilojen välillä. Tikettejä voidaan esimerkiksi siirtää useista tiloista tilaan Odottaa. Tällöin suunnattu prosessi ei enää ole taattu. Siksi onkin entistä tärkeämpää, että jokainen tilamuutos on tietoinen päätös.
Koska siirtymä lisää tikettiin nimenomaisesti tai epäsuorasti tietoa, tiketti on siirtymän jälkeen erilainen kuin aiemmissa tiloissa. Kaikki siirtymät voivat siksi aiheuttaa sekaannusta, jos tikettejä siirretään liian nopeasti ja huolimattomasti. Voisi jopa sanoa, että ne vähentävät kurinalaisuutta. Hyvin ja harkitusti käytettyinä ne voivat nopeuttaa ja yksinkertaistaa työnkulkua.
Hyvä Jira-työnkulku muodostuu monista asioista
Perustan muodostavat helposti luettava työnkulun suunnittelu, erilaiset tilavärit ja selkeästi jäsennellyt siirtymät. Lisäksi yleiset työnkulku- ja liiketoimintasäännöt tilojen nimille sekä aloitus- ja lopputilojen selkeä määrittely parantavat työnkulkua.
Se, että jokainen tilamuutos on tietoinen päätös, auttaa noudattamaan määriteltyjä tilasääntöjä. Näin voidaan välttää odotusjonoja ja käyttää Kaikkia siirtymiä kohdennetusti. Tavoitteena tulisi aina olla suunnattu prosessi.
Haluan lopuksi korostaa vielä, että hyvän Jira-työnkulun toteuttamiseen on monia tapoja. Siksi tässä artikkelissa ei ole kyse sääntöjen asettamisesta tai pakottamisesta, vaan mahdollisuuksista.
- Atlassian
Subscribe to our newsletter
Related blogs
