TradingHub: Bygger en verkställbar plattform för hela företaget med Atlassian Cloud

Eficode fick i uppdrag att planera och genomföra en komplex migrering till Atlassian Cloud (Jira, Confluence, Bitbucket), med fokus på att översätta, strukturera om och distribuera ärende- och wikidata i stor skala. Uppdraget prioriterade samarbete, transparens och mätbara resultat.

Utmaningen: Att frigöra sig från GitLab-flaskhalsar och samtidigt uppfylla strikta regulatoriska krav

TradingHubs befintliga interna verktyg var centrerade kring en självhostad GitLab-instans, som hade blivit en flaskhals för företagets tillväxt och operativa regelefterlevnad. GitLab erbjöd visserligen starka funktioner för källkodshantering och tekniska team, men saknade tvingande, heltäckande arbetsflöden som passade en hårt reglerad verksamhet.

De viktigaste utmaningarna var:

• Svårigheter att säkerställa processer: Minimalistisk projekthantering gjorde det svårt att kräva fält, acceptanskriterier och specifika arbetsflöden för revisionsbara spår.

• Högt underhållsbehov: Hosting, uppgraderingar och anpassade skript tog DevOps-tid som i stället kunde ha lagts på produktinnovation.

• Begränsad användning i hela företaget: Icke-tekniska team inom Legal, HR och Finance upplevde systemet som svårtillgängligt, vilket ledde till fragmenterad dokumentation och uppföljning.

• Ökande kostnader: Den totala ägandekostnaden (TCO) för licenser och molnhosting översteg kostnaden för en samlad Atlassian-miljö.

Lösningen: En tillitsbaserad migrering till Atlassian Cloud, byggd för skala, struktur och regelefterlevnad

TradingHub valde Eficode för att hantera komplexiteten i migreringen till Atlassian Cloud – inte bara för den tekniska expertisen, utan också för det förtroende som skapades redan i de första samtalen.

Redan i upphandlingsfasen samarbetade Eficodes tekniska team direkt med TradingHubs interna specialister och visade en tydlig förståelse för de kommande utmaningarna.

Denna öppna och utforskande dialog satte tonen för projektet. Eficodes pre-sales engineers gav detaljerade och transparenta förklaringar av hur migreringen kunde genomföras, vilket stärkte förtroendet för både planen och samarbetet.

Den tidiga samsynen skapade en stark grund av förtroende och förvandlade det som kunde ha varit en renodlad migreringstransaktion till en samarbetsinriktad relation med fokus på problemlösning, som följde med genom alla leveransfaser.

Migreringsmetod: Dataparsning och distribution, inklusive:

• Datadistribution: Uppdelning av all historisk ärendedata från ett enda GitLab-projekt till rätt projektgrupper i Jira, baserat på definierade mappningskriterier, till exempel etiketter.

• Formatöversättning: Konvertering av wiki och dokumentation från Markdown till Confluences rich text-format, samtidigt som ärendedata och bilagor mappades till rätt fält i Jira.

Ansvarsfördelning: TradingHub ansvarade för migreringen av repositories från GitLab till Bitbucket, medan Eficode fokuserade på att översätta och omstrukturera ärende- och wikidata.

Resultatet: En smidig produktionssättning möjliggjord av iterativa leveranser, noggrann UAT och tvingande arbetsflöden

Produktionssättningen blev en tydlig framgång. Efter migreringen stötte användarna inte på några betydande problem som krävde omedelbar support; de få upptäckter som gjordes var mycket små. Resultatet möjliggjordes av en samarbetsinriktad och mycket iterativ leveransmodell samt noggrann UAT ledd av intressenter.

Implementeringen genomfördes i omkring 40 iterativa migreringsversioner, som snabbt visades för intressenterna för återkoppling. En viktig teknisk förändring var övergången från konventionsbaserad processhantering i GitLab till Jiras strukturerade modell med inbyggd styrning. För att klara det krävande migreringsfönstret – omkring 50 000 ärenden under en enda helg – kombinerade Eficode skriptning i realtid med massändringar och övervann därmed prestandabegränsningarna vid CSV-importer.

UAT ledd av intressenter – med Louis Campbell (Head of the DevOps Team) och Brian Foley (Director of Infrastructure and Internal Services) i spetsen – utökades till projektledare och andra intressenter som granskade hundratals ärenden och artiklar. Denna noggrannhet gjorde att nästan alla problem upptäcktes och löstes före migreringen, vilket bidrog till en smidig produktionssättning på måndagsmorgonen.

Resultat och fördelar: Snabbare revisioner, bred användning i hela organisationen och lägre operativ belastning

Migreringen skapade betydande operativt värde och förbättrad regelefterlevnad i hela organisationen:

1. Effektiviserade säkerhets- och compliancegranskningar: Genom att komplettera Jira med Marketplace-appen Hedge för att spåra risker, riskreducerande faktorer och kompenserande kontroller – samt integrera Entra ID – fick TradingHub den insyn och tydlighet kring ansvar som krävs för granskningar som SOC 2. Det tar nu cirka 30 minuter att sammanställa revisionsunderlag, jämfört med flera dagar eller veckor tidigare.

2. Bred användning i hela organisationen och Agile-arbetsflöden: Team utanför utvecklingsorganisationen samlar nu dokumentation i Confluence och följer upp arbetet i Jira, vilket skapar en gemensam källa till information. Utvecklingsteamen arbetar i två veckor långa Agile-sprintar med arbetsflöden som kan upprätthållas.

3. Minskad underhållsbelastning: Övergången till SaaS eliminerade behovet av infrastrukturhantering, så att DevOps kan fokusera på att leverera funktionalitet och affärsvärde.

Framåt: Utökad automatisering, bättre complianceinsikter och en mognare plattform

Med Atlassian-plattformen etablerad i hela verksamheten har TradingHub goda förutsättningar att maximera värdet genom:

• Avancerad automatisering och CI/CD: Använda Atlassians inbyggda funktioner för att integrera Bitbucket och Jira och öka releasetakten.

• Strategisk kompetensutveckling och användning: Säkerställa att team inom ekonomi, juridik och projektledning utbildas i avancerade funktioner för rapportering, uppföljning och dokumentation.

• Utökade verktyg för regelefterlevnad: Utvärdera fler Marketplace-appar och införa avancerade dashboards för uppföljning i realtid, för att bygga vidare på framgången med risk- och kontrolluppföljning via Hedge.

Resultat i korthet: En migrering med stora datamängder genomfördes utan avbrott och med mätbara förbättringar för regelefterlevnad

• 45 745 ärenden, 330 136 kommentarer och 90 176 bilagor migrerade

• 646 651 API-anrop genomförda; 69 814 massändringar via CSV

• Insamling av information för SOC 2-granskningar minskade från veckor till cirka 30 minuter

• Problemfri produktionssättning efter cirka 40 iterativa migreringsversioner

• Agile-användning i hela organisationen och arbetsflöden för regelefterlevnad som kan upprätthållas

• Underhållsbelastningen eliminerades och den totala ägandekostnaden minskade genom övergången till SaaS