Car Benefit Solutions (CBS) hanterar komplexa, skatteeffektiva förmånsbilslösningar som ligger mellan traditionella tjänstebilar och privat ägande. CBS stöttar en växande arbetsstyrka över hela landet och verkar i en miljö där regelverk och verksamhet ständigt förändras. Därför är företaget beroende av robusta interna system för att effektivt hantera serviceförfrågningar, leveranser och förändringar.
Kort sagt
Utmaning
Frikopplade arbetsflöden mellan YouTrack och Azure DevOps ledde till bristande insyn för verksamhetens intressenter och manuell synkronisering av ärenden.
Lösning
En snabb implementering av Jira Service Management, genomförd med Eficodes Total Support-coachningsmodell.
Resultat
5–20 minuter sparade per ärende, samlad insyn för utvecklings- och supportteam samt fullt internt ägarskap av plattformen.
När CBS inledde samarbetet med Eficode var målet inte bara att byta ut verktyg, utan att bygga en hållbar förmåga för tjänstehantering som det interna teamet kunde äga och vidareutveckla på egen hand.
Utmaningen:
Innan samarbetet med Eficode hade CBS en uppdelad verktygskedja. Verksamhetsteamen skickade in serviceärenden via YouTrack, medan leveransteamen arbetade uteslutande i Azure DevOps. Den här uppdelningen skapade ett återkommande glapp i insynen. Uppdateringar om framsteg, hinder och leveransstatus fanns i DevOps och nådde sällan tillbaka till verksamheten.
Därför fick teamen lägga tid på att synkronisera ärenden manuellt, och verksamhetens intressenter kände sig ofta frånkopplade från arbetet som utfördes för deras räkning.
Jag kom till en punkt där jag tröttnade på att behöva leka ”gissa gåtan” – vad är det som händer med mitt ärende? Kan ni berätta det i en limerick? Jag ville bara ha grundläggande information.
Lösningen:
CBS värdesätter självständighet, och det stod klart från början att de inte ville ha en lösning byggd åt dem och sedan överlämnad. I stället ville de utveckla verklig intern kompetens.
Samarbetet började med en intensiv inlärningsfas. Att gå in i designsessioner utan att vara helt bekant med systemet ledde till en period som teamet beskriver som ”förvirrande”, när de lärde sig plattformen praktiskt. Eficodes konsult Steve Hawes fungerade dock som en kontinuerlig mentor snarare än en traditionell konsult.
Utan heldagssessionerna med Steve hade vi inte ens varit i närheten av där vi är nu. Det hade varit så svårt att göra på egen hand.
Med Eficodes Total Support-modell genomfördes varje designsession live i CBS egen Jira Service Management-miljö. Workshopparna spelades in och återanvändes internt, medan strukturerade ”hemuppgifter” mellan sessionerna gjorde det möjligt för teamet att experimentera, förfina konfigurationer och bygga upp självförtroende.
Ur Eficodes perspektiv var arbetssättet medvetet samarbetsinriktat och resultatorienterat:
I stället för att agera som en traditionell helpdesk fokuserade vi på mentorskap genom livekonfiguration och gemensam design. Genom att ”styra musen” under workshopparna kunde vi skapa värde snabbt och samtidigt skapa en naturlig lärmiljö. Teamet bygger och hanterar nu tryggt arbetsflöden, dashboards och JQL-filter på egen hand.
Flexibiliteten i Total Support gjorde det möjligt för CBS att presentera idéer som ännu inte var helt färdiga i sessionerna för validering. Steve kunde sedan rekommendera mer skalbara arbetssätt och dela praktiska tekniker som påskyndade arbetet.
Ibland kunde jag lägga ett par timmar på något som han kunde lösa på 20 minuter under en halvdagssession. De sessionerna var den största nyttan Eficode gav oss.
Sessionerna var verkligen hjälpsamma för att visa oss hur vi kan följa upp projektets framsteg och rapportera om dem på rätt sätt, utan att behöva skapa egna offlinekalkylblad eller dashboards. Och jag tror fortfarande inte att vi har tagit tillvara på hela dess potential.
Effekten:
Sedan driftsättningen i september 2025 har fördelarna märkts i hela organisationen.
Emma Morton uppskattar att intuitiva formulär för serviceärenden nu sparar mellan 5 och 20 minuter per ärende genom att rätt information samlas in från början. Ett nytt godkännandesteg säkerställer att endast prioriterat arbete når leveransbackloggen, vilket minskar brus och omarbete avsevärt.
CBS har också infört Atlassian Intelligence för att sammanfatta ärendehistorik, vilket förenklar statusuppdateringar och kommunikation om releaser som tidigare hanterades i manuella kalkylblad.
Plattformen fortsätter att utvecklas. Rapporteringsteamet har redan migrerat till Jira, och härnäst står D365- och IT-supportteamen på tur när CBS går mot att helt avveckla YouTrack.
Med Jira har jag mycket bättre överblick än tidigare, vilket ger mig mer fokus och tydlighet.
Framåtblick / viktiga insikter:
Projektet bekräftade flera viktiga lärdomar för CBS.
Att lära genom att göra visade sig vara betydligt effektivare än en traditionell överlämning. Att bygga lösningen internt, med vägledning från experter, skapade en djupare förståelse och ett långsiktigt självförtroende.
Kontinuitet var också viktigt. Att arbeta med samma konsult under både den inledande implementeringen och den löpande supporten säkerställde att sammanhanget aldrig gick förlorat och gjorde att samarbetet kunde utvecklas till långsiktigt mentorskap.
Slutligen gav det teamet självförtroendet att experimentera, förnya och leda sin egen transformation när Total Support sågs som ett skyddsnät – snarare än en krycka.
När du stöter på något som du känner dig riktigt osäker på är det mycket värdefullt att veta att du kan skapa ett ärende eller boka ett möte.
- Atlassian
- ITSM
- AI
- Service management
Talk to our experts to start your own transformation
Related client stories
