Stöttar Alt HAN Co i att optimera Service Management

Utmaningen: att förbättra Service Management och optimera Jira för föränderliga behov

Innan vi började arbeta tillsammans använde Alt HAN Co redan Jira, men lösningen hade byggts internt och hade inte hållit jämna steg med deras växande behov. I takt med att projekten blev mer komplexa och verksamhetskritiska blev det tydligt att de behövde experthjälp för att skapa struktur och enhetlighet i hur teamet använde Jira.

Glyn Merritt, IT Manager på Alt HAN Co, förklarade:

De visste att de inte bara ville att någon skulle komma in och ta över. Som Carl Musson från teknikteamet uttryckte det:

De sökte en partner som kunde bidra med beprövade metoder, vägleda teamet och hjälpa dem att bygga upp den kompetens och trygghet som behövdes för att själva hantera Jira. Det viktigaste var ett samarbetsinriktat arbetssätt som utvecklade deras interna förmåga parallellt med plattformen.

Lösningen: ett partnerskap byggt på expertis och samarbete

Alt HAN Co hittade oss, då under namnet Clearvision, genom sökningar på nätet och positiva omdömen. Redan från start arbetade vi praktiskt och nära tillsammans, med en fullständig genomgång av deras befintliga Jira-lösning och tydliga, skräddarsydda rekommendationer. Eficodes arbetssätt fokuserade på att förstå Alt HAN Co:s specifika behov och ge kontinuerligt, praktiskt stöd.

• Sedan mars 2023 är Alt HAN Co kund hos oss inom Total Support (TS). Genom detta premiumsupportpaket har vi hjälpt dem att bygga en komplett intern lösning för service management. Den omfattar nu allt från IT-support och compliance till viktiga interna processer, som resor med företagsutrustning.

Som en del av detta arbete hjälpte vi Alt HAN Co att definiera och bygga en tjänstekatalog anpassad efter deras verksamhetsbehov. Den omfattar nu ett brett spektrum av interna processer, bland annat:

• Hantering av nyanställda, rollbyten och avslutade anställningar

• Uppföljning av gåvor och evenemangsinbjudningar med godkännandeflöden

• Reseförfrågningar som omfattar företagets tillgångar

• Underhåll och support för kontoret

• Inköp och upphandling med inbyggda godkännandesteg

• Säkerställande av compliance och revisionsresultat

• Bedömningar av bildskärmsutrustning

• Förfrågningar om rekrytering, tjänstledighet och utbildning

• Rapportering av olyckor, tillbud och IT-incidenter

Strukturen har bidragit till att standardisera hur förfrågningar skickas in och hanteras, vilket har förbättrat insynen, ansvarsfördelningen och enhetligheten i hela verksamheten.

Teamet på Alt HAN Co har konsekvent lyft värdet av vår support:

En viktig del av framgången är vårt nära samarbete med teamet, särskilt med vår konsult Steve Hawes.

En särskild utmaning var att Alt HAN Co:s Jira Service Management-plan inte omfattade Atlassian Assets, som endast finns i Premium-nivån. Det innebar att vi behövde hitta kreativa sätt att möta användningsfall kopplade till tillgångar, utan tillgång till de inbyggda funktionerna för tillgångshantering.

Steve arbetade nära teamet för att utforma anpassade fält, ärendelänkning och workflow-logik som efterliknade spårning av tillgångar inom begränsningarna i Standard-planen. Med hjälp av dessa innovativa tekniker kunde vi stödja användningsfall som spårning av utrustning vid resor, godkännandeflöden och compliance-granskningar – utan att licenserna behövde uppgraderas.

Det kreativa arbetssättet gjorde att Alt HAN Co kunde nå sina mål effektivt och samtidigt behålla en kostnadseffektiv plan.

De har berättat att de värdesätter inte bara vår tekniska expertis, utan även hur vi lyssnar, anpassar oss och samarbetar med dem. Den samarbetsinriktade andan har bidragit till att bygga en stark och förtroendefull relation och gjort verklig skillnad för hur deras system utvecklas.

Resultatet: ökad operativ effektivitet och strategisk tillväxt

Samarbetet har förändrat hur Alt HAN Co driver sina interna tjänster. Sedan vårt partnerskap inleddes har de sett tydliga förbättringar i hur effektivt teamen arbetar och hanterar tjänsteleveransen.

Glyn och Carl har berättat hur annorlunda deras Jira-miljö känns i dag – mer strukturerad, mer kapabel och bättre anpassad till verksamhetens arbetssätt.

En av de viktigaste förändringarna har varit en känsla av gemensamt ägarskap. I stället för att bara få support upplever Alt HAN Co att de utvecklas tillsammans med oss:

Det nära samarbetet har lett till flera stora framgångar:

• Smartare Jira-hantering – Med mer struktur och bättre insyn stöder deras Jira-konfiguration nu ett mer professionellt och skalbart arbetssätt.

• Proaktiv support – Vi hjälper dem att ligga steget före genom regelbunden övervakning och rapporter som lyfter områden med förbättringspotential.

• Flexibel licensiering – Med vår hjälp gick de över till en månatlig molnmodell, så att de bara betalar för det de använder och kan skala upp eller ner vid behov.

Och de stannar inte där.

Härnäst planerar Alt HAN Co att utöka sin användning av Confluence för att skapa guider för självservice för kunder. De utforskar också nya Jira-funktioner, inklusive AI-drivna verktyg, för att automatisera processer och öka effektiviteten ytterligare.

Slutsats

Vårt arbete med Alt HAN Co visar vad som är möjligt när teknisk kompetens kombineras med ett genuint samarbetsinriktat arbetssätt. Tillsammans har vi förbättrat hur deras team arbetar, effektiviserat deras Jira-konfiguration och lagt grunden för långsiktig framgång inom tjänsteleverans.

Genom att fokusera på deras faktiska behov och stötta dem i varje steg har vi hjälpt Alt HAN Co att få större kontroll över sina verktyg och känna sig tryggare inför framtiden. Därigenom har vi stöttat deras bredare uppdrag: att hjälpa varje hushåll i Storbritannien att dra nytta av smarta mätare.

Vi är stolta över resan hittills och ännu stoltare över att Alt HAN Co valde att dela sin berättelse genom den här kundberättelsen.