Arbeta effektivare med Advanced Roadmaps i Jira

Alla företag vill förbättra samarbetet och kommunikationen av verksamhetsskäl. Men för att lyckas behöver du:

• tydliga processer

• ett team som kan omsätta processerna i praktiken

• (framför allt) ett bra stödsystem som förenklar användarnas vardag

Atlassians Jira Software och Confluence erbjuder flera sätt att dela information mellan team och avdelningar. Det finns också ett antal metoder och verktyg som hjälper team att arbeta effektivare i både stora och små projekt, samtidigt som de ger en tydlig överblick över arbetet. Ett särskilt populärt och användarvänligt verktyg är Jiras Advanced Roadmaps.

I det här blogginlägget går vi igenom grunderna i Advanced Roadmaps samt funktionerna och fördelarna som verktyget erbjuder.

Ett verktyg för dig som vill ha en bra överblick

Advanced Roadmaps är ett planeringsverktyg som använder realtidsinformation från Jira Software. Det handlar om transparens och ger både ansvariga och teammedlemmar bättre förståelse för nuläget och den framtida planeringen.

Projektledare, teammedlemmar, Scrum Masters och personer i SAFe-roller (som produktägare och release train engineers) får överblick och förståelse för både nuläget samt framtida aktiviteter och deras status.

(Applikationen Advanced Roadmaps ingår i DC-licenser från och med version 8.15 samt i Cloud-planer på Premium-nivå och högre.)

Agile planering och visualisering

Framtiden kan vara svår att förutse. Där kan Advanced Roadmaps hjälpa dig med en av grundprinciperna i det agila manifestet: ”Att reagera på förändring framför att följa en plan”. Med Advanced Roadmaps kan du planera för framtiden genom att dela upp projekt och initiativ i mindre uppgifter och visualisera dem med hjälp av ett Gantt-schema.

Delarna och funktionerna i Advanced Roadmaps

Tydliggör mål – samla strategi och team

Advanced Roadmaps kommer verkligen till sin rätt när du använder det för att förena långsiktig strategisk planering med teamets arbete i Jira.

I din organisation finns det sannolikt en strategisk nivå med ett långsiktigt perspektiv på produktinitiativ och mål. Med Advanced Roadmaps kan du lägga in dessa initiativ och mål i Jira som en egen ärendetyp på en egen Kanban-tavla. Det hjälper användarna att analysera, prioritera och planera genomförandet.

Du kan sedan skapa en plan där du sammanför den strategiska nivån med teamets tavlor på epic-, story- och uppgiftsnivå. Det hjälper dig att se statusen för teamets arbete, sammanställt i initiativ och mål. Teamet kan i sin tur se målet med varje enskild uppgift och story.

Illustrationen visar ett exempel på en plan för ett initiativ, uppdelad på epic-, story- och uppgiftsnivå. Dessa är schemalagda som ett increment och fyra sprintar.

Skapa en strategisk ärendetyp

I det här blogginlägget har vi valt att kalla den nya ärendetypen ”Initiativ”, men den kan namnges utifrån företagets egen nomenklatur, till exempel Produkt X eller Portfölj Y.

När du skapar en ny strategisk ärendetyp är det bra att tänka igenom följande:

• Namn: Vad ska den nya ärendetypen heta?

• Syfte och användning: Vilka roller skapar, äger och prioriterar ärendetypen?

• Omfattning: Hur stor är den nya ärendetypen sett till kalendertid eller uppskattad tid – story points, veckor, månader samt start- och slutdatum?

• Workflow: Hur ser ärendetypens workflow ut? Kommer den exempelvis att kräva nya statusar?

• Visualisering: Behöver du nya fält för till exempel filtrering, prioritering eller uppföljning?

Bestäm åtkomst – dela information med rätt personer

Olika information har olika behov av delning – med alla berörda parter, flera grupper eller enskilda personer. Varje plan kan vara privat eller global.

• Privata planer: Ägaren kan välja vem som får se och göra ändringar i planen.

• Globala planer: Är automatiskt tillgängliga för alla som använder Advanced Roadmaps, så att alla kan visa och redigera planen.

Prioritera och planera – med funktioner för ranking och team

Ranking

Rankningsfunktionen är ett sätt att prioritera uppgifter från backloggen i Jira. När du drar och släpper uppgifter i din Advanced Roadmap-plan ändras prioriteringen, vilket även återspeglas i projektens backloggar.

Teamkapacitet

Advanced Roadmaps har fått en ny entitet – team – som är avsedd att stödja det agila arbetssättet Scrum. För varje sprint anges de olika teamens sprintlängder och story points per sprint. Med den här funktionen kan teamets kapacitet visualiseras, och tack vare kopplingen mellan team och användare kan hela teamets kapacitet justeras utifrån ledighet och helgdagar.

Exempel på två olika team. Tavlorna de använder, story points och sprintlängder.

Visualisera – vrid och vänd på datan

En av de främsta styrkorna med Advanced Roadmaps är möjligheten att använda information på många olika sätt och samtidigt testa olika scenarier. Detta görs med funktionerna för Gantt-diagram, ranking, gruppering, vyer, filter och scenarier, som beskrivs nedan.

Gantt-diagram

Gantt-diagrammet i Advanced Roadmaps visar uppgifternas aktuella tidslinje, deras beroenden och kommande releaser. Du kan konfigurera Gantt-diagrammet precis som du vill, utifrån ditt arbetssätt och din planeringsprocess. Du kan bland annat visualisera och välja färger baserat på:

• start- och slutdatum

• ansvarig person

• projekt

• status

• teamkapacitet ...och mycket mer

Gruppering

Gruppering är ett annat sätt att se informationen i din plan. Du kan till exempel gruppera utifrån komponent, team och releaser. Gruppering utifrån team ger en överblick över teamets arbetsbelastning under kommande sprintar, om du arbetar enligt Scrum.

Filter

Ett annat sätt att anpassa data är att använda filterfunktionen. Den låter dig se planen ur olika perspektiv och fördjupa dig i behoven för en specifik release, komponent eller ett beroende.

Visa, uppdatera och aggregera fält

Det är enkelt att välja vilka fält du vill visa för en uppgift i en tabell för att få en bra överblick. I den här vyn kan du också massuppdatera fält med funktionen för massåtgärder. Fält som story points och datum kan även aggregeras från underliggande stories och epics, vilket ger en bild av det totala antalet story points för dina initiativ.

Scenarier

En annan funktion som kan användas för planering är scenarier. Scenarier skapar en kopia av din plan där du kan testa olika möjliga scenarier. Till exempel: Vad skulle hända om ett av teamen togs bort? Hur skulle releasedatumet påverkas om du prioriterade ett litet men kundkritiskt initiativ som du inte hade tagit hänsyn till? Om ett beslut fattas baserat på ett scenario kan du ersätta planen med det valda scenariot och fortsätta arbetet utifrån de nya förutsättningarna.

Kom igång med Advanced Roadmaps

Först och främst kan det vara bra att fundera på vad du vill uppnå med din plan i Advanced Roadmaps. Om du vill komma igång direkt kan de här frågorna ge en bra grund:

• Vilken information har du tillgänglig?

• Hur strukturerar du informationen på bästa sätt?

• Vad behöver planeras?

• Hur ser teamet ut? Vem ska ansvara för vad?

• Hur ska behörigheter och åtkomster se ut? Vem behöver se vad?

• För vem ska vi visualisera arbetet?

Avslutningsvis: några råd på vägen