20 Jira-tips som gör din dag enklare

Jag är certifierad Atlassian-utbildare och har under åren tillbringat mycket tid med kunder och deras Jira-instanser. I det här blogginlägget har jag samlat några små tips och tricks som hjälper dig att få ut mer av Jira.

#1 – Modellera arbetsflödet ni använder, inte det som beskrivs i ett Word-dokument på SharePoint

Ett vanligt misstag när man anpassar Jira är att modellera ett idealiskt arbetsflöde med begränsningar och obligatoriska övergångar. Om arbetsflödet inte stämmer överens med hur arbetet faktiskt utförs i verksamheten skapar det mycket friktion och försvårar införandet av Jira.

Skapa ett arbetsflöde som speglar er verklighet och börja sedan förbättra både det faktiska och det modellerade arbetsflödet.

#2 – Visste du att du kan länka till ett epic utanför ditt projekt?

Det kan vara användbart för att planera epics i ett separat projekt i stora organisationer och koppla uppgifter i projekt till större affärsinitiativ som kanske inte skapar affärsvärde för teamet som utför uppgiften.

#3 – Var inte rädd för att skapa flera projekt och samla dem på en tavla

Ofta drar sig människor för att skapa projekt, och chefer vill ha allt på en enda tavla.

Skapa de projekt du behöver för att stödja teamen du har och skapa sedan tavlor ovanpå dem för att ge chefer och andra intressenter den överblick de behöver.

#4 – Skapa personliga dashboards, annars går du miste om mycket!

Jira är kanske lite väl anpassningsbart, men ett ställe du definitivt bör anpassa är din personliga dashboard. Se till att det första du ser när du öppnar Jira är precis den överblick du behöver, till exempel de uppgifter som är tilldelade dig.

#5 – Du kan navigera mellan valda ärenden med `j` och `k`

Jag är svag för tangentbordsnavigering och blev glad när jag upptäckte att jag kunde hoppa mellan valda ärenden med j och k. Det innebär mer interaktion utan mus, vilket är ett plus i min bok.

#6 – Använd .-menyn på valfri sida för att söka efter alternativ

Det finns många olika saker du kan göra var som helst i Jira, och det kan vara svårt att få en överblick. Tryck därför på punkt och börja skriva för att söka efter möjliga åtgärder. Jag söker ofta efter ”create sub-task” eller ”convert”.

#7 – Begränsa antalet obligatoriska fält. En enkel uppgift ska vara enkel att skapa. En större uppgift kan vara mer komplex att skapa.

Ett vanligt klagomål är att för mycket arbete sker utan att det skapas en uppgift för det. Sedan tittar jag på deras Jira-konfiguration och ser att det krävs en närmast heroisk insats för att fylla i formuläret korrekt, även för de enklaste uppgifterna. Utvecklare hittar snabbt minsta motståndets väg och hoppar över att skapa uppgifter för småjobb.

Se till att insatsen som krävs för att skapa en uppgift motsvarar komplexiteten i arbetet som beskrivs.

#8 – Sänk kvalitetskraven för att skapa en uppgift, höj kvalitetskraven för att en uppgift ska vara möjlig att arbeta med

Det ska vara enkelt att skapa en uppgift. Eftersom vi kan berika den med mer information över tid bör tröskeln för att skapa en uppgift vara låg eller obefintlig. Därefter kan vi ställa vissa krav på vad som behövs innan det går att börja arbeta med uppgiften.

#9 – Anpassa kontinuerligt kortlayouten både i backloggen och den aktiva sprinten för att få den överblick du behöver!

Fortsätt att justera och förbättra dina projekt och tavlor så att de visar den information du och teamet behöver. Alltför många team använder bara det som ingår från början, utan att fundera på vad som är användbart och vad som kan tas bort.

#10 – Skapa en personlig tavla – bara för dig! Det kan kännas befriande!

Med hjälp av ett filter kan du skapa en tavla bara för dig, med endast de uppgifter du är intresserad av. Genom att frikoppla tavlans konfiguration från de underliggande projekttavlorna kan du bli både effektivare och mer nöjd.

#11 – Kontrollgrafen är din vän. Lär dig läsa den – den är ett kraftfullt verktyg för kontinuerlig förbättring!

Kontinuerlig förbättring är avgörande, och kontrolldiagrammet ger en kraftfull bild av cykeltiden och flödet genom projekt. Titta på det innan du går in i ett retrospektiv och fundera på om några avvikelser bör diskuteras.

#12 – Använd anpassade fält för att dölja eller visa exakt de fält du behöver på sidorna för att redigera och skapa

Komplexa ärendetyper kan göra sidorna för att skapa eller redigera väldigt röriga. Du kan själv anpassa vilka fält som visas. Observera att ändringen inte påverkar andra användare.

#13 – Skriv `ga` för att gå till den Agile-tavla du senast besökte

I Jira Software kan du skriva `ga` från vilken sida som helst för att gå till den Agile-tavla du senast besökte. Det hjälper dig att alltid hitta tillbaka till där du var.

#14 – Skriv `/` för att börja söka

För att starta en sökning direkt skriver du `/` följt av frasen du vill söka efter. Då slipper du återigen använda musen.

#15 – Använd `a` för att öppna tilldelningsdialogrutan och `i` för att tilldela ärendet till dig själv.

När du har valt ett ärende kan du trycka på `i` för att tilldela ärendet till dig själv och `a` för att öppna tilldelningsdialogrutan. Snabbt och enkelt!

#16 – Skapa en swimlane med endast blockerade ärenden

Jag har sett många komplexa tavlkonfigurationer. En konfiguration som jag ofta ser överanvändas av ivriga administratörer är många olika swimlanes. De kan baseras på epics, tilldelade personer eller en godtyckligt komplex fråga.

Det gör det svårt att få en överblick och se vad som pågår. För mig är det hela syftet med Jira. Därför rekommenderar jag att du bara använder en swimlane på din tavla: blockerade ärenden. Det gör det tydligt vad som behöver ses över och vad som är rutin.

#17 – Gå ibland igenom de äldsta ärendena i din backlog och prioritera eller ta bort dem.

Alltför många behandlar backloggen som en kyrkogård, så att de alltid kan säga ”Ja, det finns i backloggen” när någon frågar, utan någon avsikt att någonsin arbeta med ärendet. Det är oärligt och skapar oreda. Som Dominica DeGrandis rekommenderar bör du därför ibland gå igenom de äldsta ärendena och antingen stänga eller prioritera dem.

#18 – Vyn med ärendedetaljer kan konfigureras på tavlan.

Många användare vet inte att informationen som visas i vyn med ärendedetaljer går att konfigurera. Det kan ge en bättre användarupplevelse och minska röran.

#19 – Komponenter och versioner möjliggör bra rapportering och prognoser

Komponenter och versioner gör det inte bara möjligt att gruppera och kategorisera på ett bra sätt, utan hjälper också till att skapa bättre rapporter och prognoser.

#20 – Kom ihåg att logga tid och ändra status på uppgifter medan du arbetar med dem. Samla inte allt administrativt arbete på hög.

Om du loggar arbete i Jira bör du göra det löpande i stället för i slutet av dagen eller veckan. När du arbetar med en uppgift, logga arbetet.

Det var de 20 Atlassian Jira-tipsen för 2019. Jag hoppas att du har haft nytta av dem! Mjukvaruutvecklare med flera – berätta gärna i kommentarsfältet vilka Jira-tips och tricks som är era favoriter!