Första intryck av automatisering i Confluence

Confluence automation – vad är det?

Enskilda moduler kan sättas ihop till regler utan kod enligt IFTTT-principen (if this then that). Grundprincipen är att åtgärder kan utföras automatiskt baserat på vissa händelser i Confluence. Olika typer av information kan påverka åtgärdernas ordning och resultat. Denna information kan användas när du definierar regler i Confluence genom så kallade SmartValues. Med deras hjälp kan dynamiskt och beräknat innehåll, som titeln på den aktuella sidan, användarnamn eller morgondagens datum, användas på olika ställen i regler.

Den som har erfarenhet av att använda automatisering i Jira känner igen principen. Confluence automation har nämligen utformats efter Jira automation när det gäller funktion, struktur och presentation. Användare av Jira automation hittar snabbt rätt i gränssnittet för Confluence automation.

Vem kan använda Confluence automation?

Som nämnts ovan är Confluence automation tillgängligt för alla Premium- och Enterprise-versioner av Confluence Cloud. För att använda funktionerna måste du vara administratör för antingen en instans eller en yta.

För att skapa automatiseringar för ytor öppnar du inställningarna. Där hittar du alternativet för automatiseringsregler längst ned i listan.

Som administratör kan du även gå direkt till de globala automatiseringarna via Confluence-inställningarna. Den personliga ytan passar dock bättre för att testa automatiseringar.

Vad kan du göra med Confluence automation?

Confluence automation kan användas för att snabbt och enkelt implementera många olika åtgärder. Här är korta exempel på fyra användningsområden som jag uppskattar, eftersom de avsevärt förbättrar och förenklar arbetsflöden i Confluence.

Skapa innehåll med Confluence automation

Det finns två funktioner som jag verkligen gillar: att bygga sidstrukturer när du skapar en yta och att skapa återkommande sidor.

Det finns ofta behov av att skapa projektutrymmen enligt ett visst schema. Från kravhantering till dokumentation hjälper en enhetlig struktur användarna att snabbt hitta den information de behöver. Hittills har detta krävt ytterligare appar. Nu kan dessa strukturer skapas direkt med mallar och Confluence automation.

Särskilt i projekt är det viktigt att dokumentera möten. Men dokumentationen försvinner ofta eller underhålls inte i Confluence. För att hjälpa användarna kan en sida för mötesanteckningar skapas inför återkommande möten. Deltagarna får då information om den nya sidan strax före mötets start och uppmuntras därmed att dokumentera det som diskuteras.

Organisera innehåll med Confluence automation

Utöver sidstrukturen erbjuder Confluence ytterligare en princip för att snabbt hitta, koppla samman och synliggöra sidor: etiketter. Tyvärr underhålls etiketter sällan eftersom de kräver manuellt arbete och enhetlighet inom teamet, till exempel kring tilldelning, stavning och regler för arv. Med Confluence automation går det nu att minska delar av detta arbete och skapa enhetlighet.

Särskilt arv av etiketter är ett behov som tidigare bara kunde lösas med appar. Med Confluence automation är det nu mycket enkelt att definiera en lista med etiketter som även ska visas på undersidor.

Teoretiskt går det till och med att skapa dynamiska etiketter baserat på sidnamnet med hjälp av SmartValues. Du kan också förhindra en okontrollerad ökning av etiketter. Med Confluence automation kan du definiera en uppsättning etiketter som får användas. Om en etikett inte ingår i denna uppsättning tas den bort av automatiseringen. Även om etiketthantering i princip är möjlig för mer komplexa och framför allt skalbara lösningar rekommenderar jag Magic Labels for Confluence från Polymetis Apps.

Meddela användare med Confluence automation

Med Confluence automation kan du skicka anpassade notifieringar till användare. Om en uppgift på en sida snart förfaller men ännu inte är markerad som klar kan den tilldelade personen till exempel påminnas via e-post, Teams eller Slack. Uppgifter som fördelas under ett möte riskerar då i mindre grad att glömmas bort.

Det befintliga notifieringssystemet i Confluence kan användas genom att lägga till intressenter som följare av en sida, beroende på sidans etikett, placering, titel eller till och med innehåll. De kan sedan få information om framtida ändringar enligt sina preferenser. På så sätt kan företagets informationsflöde förbättras och styras på ett målinriktat sätt.

Integrera andra verktyg med Confluence automation

Sist men inte minst kan funktionen användas för att bygga alla typer av integrationer via webhooks, vilket också kan ersätta vissa appar. Den kan inte bara skicka webbförfrågningar utan även ta emot dem. Det innebär att händelser i andra verktyg kan utlösa regler i Confluence.

Du kan använda Jira automation för att skapa release- och mötesanteckningar när ett möte bokas i Teams, och utöka funktionaliteten i Confluence automation med REST API:er från andra verktyg. Med webhooks och webbförfrågningar kan du köra arbetsflöden och återkommande uppgifter på ett tydligt, tillförlitligt och automatiserat sätt.

Vad kan du inte göra med Confluence automation?

Trots alla möjligheter som Confluence automation erbjuder finns det fortfarande vissa begränsningar och fallgropar.

Innehållsskapandet är fortfarande ganska ytligt. Det går att skapa sidor med hjälp av mallar, men det är ännu inte möjligt att styra innehållet. Atlassian har dock meddelat att de kommer att göra mallvariabler tillgängliga i Confluence automation, vilket öppnar upp för en mängd användningsfall som kan implementeras via SmartValues.

De villkor som kan användas för att ändra flödet i en regel är för närvarande inte särskilt intuitiva eller enkla att använda. Tekniskt sett går det redan i dag att implementera många tillämpningar, men det kräver användning av SmartValues, vilket kan avskräcka nybörjare. Ett block där tillgänglig information och jämförelsealternativ kan väljas via ett GUI skulle vara ett värdefullt tillskott.

De tillgängliga SmartValues innehåller ännu inte den information som behövs för att sammanfatta komplexa uppgifter i enkla regler. Det leder till att regler skapas flera gånger i något varierande versioner, vilket inte kan implementeras utan att använda Confluence REST API.

Dessutom är namnkonventioner som finns i Jira automations SmartValues inte konsekvent implementerade i Confluence automation, vilket gav mig huvudbry när jag testade.

Effekten på teamarbetet

Jag har testat Confluence automation sedan slutet av april 2021 och har sett positiva utvecklingar på alla områden. Produktteamet på Atlassian har under de senaste nio månaderna kunnat ta del av feedback från communityn, samlat in information om både användningsfall och problem och agerat därefter.

Många av tillämpningarna som presenteras i den här artikeln hade varit nästan otänkbara i början av testfasen, men nu kan de implementeras utan problem. Jag är i alla fall entusiastisk över den framtida utvecklingen!