Är du redo för Jira Cloud eller Data Center?

Säkerhet i molnet

Den viktigaste frågan och oron för många vi har pratat med gäller säkerhet och datalagringsplats i molnet. Att data lagras externt är, och bör vara, en säkerhetsfråga för många organisationer – särskilt om data lagras över landsgränser och de förväntade reglerna och föreskrifterna inte längre gäller.

GDPR

I Europa har vi reglerna i GDPR, som anger hur uppgifter om EU-medborgare ska hanteras. Det är viktigt att komma ihåg att reglernas omfattning inte är begränsad till EU, utan att de även gäller hanteringen av uppgifter om EU-medborgare i andra länder. Detta är relevant eftersom Atlassian kan lagra din data var som helst i världen.

Böterna för att bryta mot GDPR är mycket höga. Om ett företag har tillräckligt hög omsättning baseras de på en procentandel av företagets globala intäkter. Det ger många organisationer starka incitament att göra sitt yttersta för att följa GDPR. Atlassian sitter i samma båt i detta avseende. 

Privacy Shield

För överföring av personuppgifter mellan EU och USA fanns tidigare en annan standard, kallad Privacy Shield. Den förklarades dock ogiltig av EU-domstolen den 16 juli 2020, eftersom dataskyddet inte ansågs tillräckligt för att uppfylla EU:s regler.

Det innebär att även om Atlassian fortfarande följer reglerna och skyldigheterna i Privacy Shield, räcker det inte längre om du vill överföra personuppgifter från EU till USA.

Var lagras min data?

Med Enterprise-licensen får du begränsad kontroll: du kan välja om din data ska lagras i Europa eller Nordamerika. Observera att detta inte omfattar data som hanteras av plugins – vi återkommer till det senare i den här bloggen.

Det kan räcka för vissa. Men om du är en myndighet eller arbetar med finansiell information är detta sannolikt avgörande, och då är du begränsad till Data Center. 

Observera också att ditt Atlassian-konto är kopplat till Atlassian, inte till din instans. Kontroll över datalagringsplatsen gäller därför inte själva kontona, utan endast den data du lagrar i instansen.

Organisationens storlek

En annan viktig faktor att ta hänsyn till är organisationens storlek. Storleken avgör vilka alternativ du har för datalagringsplats, eftersom Enterprise-licensen som krävs för att styra detta endast är tillgänglig för licenser med minst 1 000 användare. 

För Jira Service Management behöver du dessutom minst 300 licenser. Jag förväntar mig att detta ändras i framtiden, eftersom det är ett stort problem för mindre organisationer som är beroende av kontroll över datalagringsplatsen. Om du tillhör en sådan organisation kan du rösta på de relevanta Atlassian-ärendena här och här.

Det maximala antalet användare i Cloud är 10 000. Det räcker sannolikt för många olika organisationer, men kom ihåg att detta för närvarande är en fast gräns som bör tas med i beräkningen. 

Min förutsägelse är att Atlassian kommer att arbeta för att ännu fler användare ska kunna dela en instans, och jag hoppas att de så småningom gör den obegränsat skalbar. Vi kommer sannolikt snart att få se ett betaprogram för instanser med fler än 10 000 användare, precis som de gjorde för den tidigare högsta nivån. Men vi får vänta och se.

Plugins

Om inget av ovanstående visade sig vara avgörande är nästa viktiga steg att kontrollera dina plugins och eventuella externa eller interna integrationer som du eller ditt team har skapat. 

Plugins från Atlassian Marketplace har på senare tid blivit betydligt mer tillgängliga i Cloud tack vare Atlassians satsning. Men det finns fortfarande vissa fall där plugin-leverantörerna inte har haft tid, motivation eller nödvändiga verktyg för att återskapa sina plugins i Cloud. Även om de har gjort det finns det heller ingen garanti för att de har skapat en migreringsprocess för att flytta din data till Cloud. 

De flesta Atlassian-plugin-leverantörer jag har talat med har varit mycket hjälpsamma vid migreringar, och jag har märkt att nästan alla avancerade funktioner i pluginet Scriptrunner nu också finns tillgängliga i Cloud, även om viss konfigurering fortfarande kan krävas.

Många leverantörer arbetar också tillsammans med Atlassian för att göra sina plugins kompatibla med Cloud Migration Assistant. Den här funktionen förväntas bli tillgänglig omkring andra kvartalet 2021.

När det gäller datalagringsplats måste du också komma ihåg att även om Atlassian har specifika regler som alla leverantörer måste följa, kan de lagra din data på sina egna servrar på en plats du inte hade tänkt dig. 

Min rekommendation är att kontakta leverantören om du misstänker några problem. De kanske till och med kan hjälpa till om det finns specifika områden där du behöver högre säkerhet.

Användarhantering och LDAP/AD-integration

Det finns för närvarande ingen inbyggd LDAP/AD-integrering i Cloud. Det innebär att det inte finns något enkelt sätt att använda din egen lokala, anpassade Active Directory-server, om du har en. I stället kan du använda Atlassian Access för att provisionera användare från andra molnbaserade identitetsleverantörer. Endast användare med e-postadresser som finns hos identitetsleverantören (dvs. företagets e-postadresser) synkroniseras.

Du kan till exempel använda Azure AD eller Google Cloud för att hantera dina användare. Tänk på att Atlassian Access är en extra prenumeration utöver dina andra Cloud-prenumerationer och att kostnaden baseras på ditt totala antal användare.

En annan viktig sak att känna till är att om du vill använda Atlassian Guard-policyer som MFA tillsammans med Atlassian Access, måste du kontrollera och äga de domäner där detta tillämpas. I så fall kan externa konsulter eller kunder i ditt system inte använda e-postadressen från sin egen organisation, utan behöver i stället en ny e-postadress och ett nytt konto från din domän.

Skillnader i Cloud UI/UX

Slutligen kan du också behöva fundera på om den nya ärendevyn skulle orsaka problem under eller efter migreringen.

Den liknar på många sätt det du kanske är van vid från Server/Data Center, men det finns några viktiga förändringar att känna till och den nya ärendevyn blir obligatorisk efter den 31 mars 2021 i Cloud.

I de flesta fall är detta inte den avgörande faktorn, men det kan skapa nya utmaningar om du är van vid att visa information på ett visst sätt. Anpassade fält är nu dolda i det nedre högra hörnet och det finns bara en skärm att konfigurera i stället för tre.

Vilken väg ska du välja?

Jag hoppas att den här bloggen har belyst några av de vanliga problem, utmaningar och lösningar som du kan möta framöver, och att den hjälper dig att ta nästa steg.

Min personliga uppfattning är att Cloud bör vara ditt förstahandsval. Inte för att Atlassian vill det, utan för att det finns många fördelar med att ha Jira som en tjänst i Cloud.

Utöver de uppenbara fördelarna, som serverunderhåll, automatiska uppdateringar och tillgänglighet, innebär det faktum att nästan alla andra mjukvaruföretag också flyttar sina tjänster till Cloud att det blir enkelt för dem att integrera och kommunicera – och risken för att du hamnar med teknisk skuld eller äldre system är minimal.

Trots det finns det fortfarande uppenbara problem som inte har lösts i Cloud, och i sådana fall är Data Center rätt väg att gå. Eftersom vi ännu inte fullt ut vet vilka planer Atlassian har för Data Center framöver, skulle jag också hålla ett vakande öga på Data Center-roadmapen. Jag hoppas att det inte blir relevant, men det är klokt att fundera på vad som skulle hända om Atlassian längre fram beslutar att även avveckla Data Center.

Om du vill veta mer om själva migreringsprocessen rekommenderar jag att du läser den utmärkta Jira Cloud migration blog.