Gör Confluence mer användarvänligt med ett komplett UX-paket

Bakgrund

Kunskapsbasen var varken organiserad eller strukturerad, så olika sidor hittades ofta genom att bläddra i en lista över alla sidor eller använda sökfunktionen, som enligt dem inte fungerade särskilt bra. Dessutom upplevdes intranätets visuella utformning som ointressant och oinspirerande.

Det blev tydligt att deras intranät kunde förbättras när det gäller visuell design, användarupplevelse (UX) och informationsarkitektur. De bad om hjälp med att ge sina Confluence-sidor ett nytt utseende.

Vårt erbjudande

Vi återkom med ett erbjudande om ett komplett UX-paket, inklusive en UX-workshop, UX/UI-design och UX-research. Den första delen, UX-workshopen, skulle hjälpa oss att identifiera befintliga användarproblem, behov och önskad arkitektur för deras Confluence-intranät.

Den andra delen omfattade kärnan i designarbetet – att skapa en Figma-prototyp som visar hur deras intranät kan se ut och fungera. Den tredje och sista delen gjorde det möjligt för oss att validera designen och visa kunden vad användarna tyckte. Kunden accepterade erbjudandet och vi startade projektet kort därefter.

Genomförande av UX-workshopen

I den första fasen utformade och ledde vi en UX-workshop med fokus på de funktioner, egenskaper, användarscenarier och den informationsarkitektur som slutanvändare och intressenter ville ha för Confluence.

Kunden skickade ett antal intressenter och slutanvändare till den digitala workshopen. Alla deltagare fick först genomföra övningar individuellt och därefter arbeta tillsammans i team för att diskutera vad intranätet betydde för dem.

Efter workshopen sammanfattade vi våra insikter och presenterade dem för kunden innan vi gick vidare till nästa steg.

Arbetet med UX/UI-designen

Utifrån insikterna från workshopen började vi arbeta med UX/UI-designen. Först skapade vi wireframes i Figma för att konkretisera idéer och få kundens feedback om vilken riktning de föredrog. Wireframesen innehöll några av intranätets mest använda sidor, till exempel startsidan, medarbetarkatalogen, profilsidan, företagsinformation och en exempelsida för ett team.

När kunden hade valt sin favoritdesign förfinade vi wireframesen till ett mer visuellt tilltalande utseende och kopplade samman vyerna till en fungerande Confluence-prototyp. Efter kundens klartecken gick vi vidare till användarresearchfasen med prototypen.

Start av UX-research

I användarresearchfasen bjöd vi in ett antal slutanvändare från kundens team för att testa protypen medan de tänkte högt och delade sina åsikter. För att säkerställa ett representativt urval kom testanvändarna från olika avdelningar med skilda användningsområden för Confluence.

Deras bedömning av prototypen var överväldigande positiv. De lyfte fram det nya visuella uttrycket, dashboarden och den förbättrade navigeringen som positiva förändringar jämfört med den tidigare Confluence-versionen. Dashboarden, som alla testanvändare uppskattade, innehöll bland annat ett välkomstmeddelande, företagsnyheter, snabblänkar till viktiga sidor och senaste aktivitet. Dessutom hade de idéer och förslag på hur upplevelsen kan förbättras ytterligare framöver.

Avslutande tankar

Efter att ha slutfört alla tre faser presenterade vi våra researchinsikter och rekommendationer för kunden och vårt utvecklingsteam. Våra utvecklare implementerade sedan designen i kundens Confluence, med justeringar som föreslogs i användarresearchrapporten och av kundens intressenter. Slutligen överlämnade vi lösningen och utbildade kunden i hur de kan anpassa sitt Confluence om de vill genomföra nya förändringar.

Sammanfattningsvis mötte vi kundens behov av en bättre Confluence-upplevelse med ett komplett UX-paket bestående av workshop, design och research. Metoden säkerställde att vi förstod användarnas behov på djupet, levererade en robust Figma-prototyp och validerade designen genom användarresearch – så att slutanvändarna skulle vara nöjda med den valda riktningen. Resultatet blev ett mer inspirerande och lättanvänt Confluence med kraftfullare funktioner som svarade mot användarnas önskemål om sin Confluence-upplevelse.