Så visualiserar du projektstatus i Jira

Dashboards och visualisering i Jira

Vi har hållit många Jira-utbildningar, och ett av mina favoritämnen är visualiseringar och dashboards. En viktig poäng som jag alltid lyfter är att de kan skapas både på individ- och թիմnivå. Du behöver inte vara Jira-administratör för att skapa riktigt användbara visualiseringar. Om du eller ditt team inte skapar anpassade dashboards går ni alltså miste om mycket. Första steget mot förbättring är att mäta.

För att hjälpa dig komma igång delar vi några av de gadgets som vi har använt för att hjälpa våra kunder att förbättra sitt arbetssätt.

Rensa upp på kyrkogården

I ”Making Work Visible” rekommenderar Dominica DeGrandis att man med jämna mellanrum går igenom de äldsta uppgifterna och antingen prioriterar dem eller tar bort dem.

Följande filter hjälper dig att mäta mängden döda ärenden i backloggen. Med följande JQL får du olösta ärenden som inte har uppdaterats de senaste två åren, eller som saknar beskrivning och inte har flyttats på ett år. Dessa ärenden representerar inget värde. Om de gjorde det skulle någon ha lagt till en kommentar för att be om en uppdatering. De är bara slöseri och bör raderas.

resolution = Unresolved AND ((description is EMPTY AND updated <= -365d) OR (updated <= -730d))

Detta kan anpassas efter de kriterier du vill ha. Vi har sett kunder som använder en standardplatshållare i beskrivningen för att påminna om GIVEN-WHEN-THEN-scenarier eller ”as a developer I want to ….”. I så fall behöver du även använda pattern matching för detta för att fånga alla inaktuella ärenden.

Som en bonus är det bra att i alla lägen kontrollera om beskrivningen är tom:

resolution = Unresolved AND description is EMPTY

Epikernas uppgörelse

Epics är lite av ett specialfall i Jira. De fungerar på ett annat sätt och visas annorlunda i backloggvyn. Därför glömmer många användare att Epics är ärenden, precis som stories och uppgifter. När alla uppgifter i en Epic är klara markerar vi den som klar i backloggens Epic-panel och glömmer bort den. Av någon anledning stänger detta dock inte själva Epic-ärendet.

Följande JQL-fråga visar de ostängda Epics som användarna inte längre ser i sin backlogg och som har glömts bort:

issuetype = epic AND "Epic Status" = Done AND resolution = Unresolved

Pågående, men inte riktigt

Att veta vad som pågår borde vara enkelt. När arbete är ”pågående” förväntas det bli klart snart, vad ”snart” än innebär i organisationen. Men det finns några vanliga fallgropar.

Ett ärende kan vara ”pågående” utan att något faktiskt händer. Det är ofta ett tecken på att arbetet inte har definierats ordentligt, att den tilldelade personen har multitaskat för mycket eller att något är blockerat. Ärenden som är pågående bör uppdateras regelbundet, helst slutföras och stängas. Om de inte gör det bör vi undersöka varför. Följande fråga visar ärenden som är pågående men inte har uppdaterats den senaste veckan:statusCategory = “In Progress” AND updated <= -7d

Arbetsprioriteringar kan förändras, men om vi glömmer att städa upp i vår ärendehantering visar vi inte aktuell information.

En självklar sak att säga om ärenden som är pågående är att någon bör arbeta med dem. Annars bör de inte betraktas som pågående. Den här JQL-frågan visar ärenden som är pågående men inte har tilldelats någon:

assignee is EMPTY AND statusCategory = "In Progress"

Om du arbetar i en Scrum-miljö kan uppgifter ha tagits bort från en sprint efter att arbetet påbörjades, eller så kan det finnas uppgifter i den avslutande sprinten som flyttades till backloggen i stället för till nästa sprint. Följande JQL visar ärenden som är pågående men inte ingår i en aktiv sprint:

resolution = Unresolved AND Sprint not in openSprints() AND statusCategory = "In Progress"

Frågorna ovan kan sparas som filter och begränsas till specifika projekt med project in (proj-1, proj-2) eller project = proj-1

Vi har haft stor framgång med att visualisera dessa hinder i projektledningen. När de visas på en stor skärm blir de uppmärksammade och prioriterade. Den viktigaste lärdomen är: var inte rädd för backloggen. Den är inte så jobbig som du tror. Med dessa frågor, dashboards och filter kan du kraftigt minska röran i systemet utan att behöva smutsa ner händerna alltför mycket.