Förnya facility management med Jira Service Management

I det här blogginlägget utforskar vi hur ett ärendehanteringssystem som Jira Service Management (JSM) kan vara avgörande för ditt facility management-team, dina medarbetare och dina besökare.

Vad JSM kan göra för din organisation

Att implementera Jira Service Management innebär effektivare verksamhet och ökad effektivitet.

Med JSM ger du ditt facility management-team en central plats för att registrera och hantera underhållsärenden, flyttar och evenemangsplanering. Den centraliserade lösningen förenklar kommunikationen mellan facility management-team och andra avdelningar, vilket ger ett smidigare arbetsflöde. Din organisation får kortare svarstider, mindre driftstopp och bättre resursallokering.

Vad innebär det för ditt facility management-team?

Med JSM kan ditt facility management-team hantera problem snabbt och visa sitt värde för organisationen genom anpassade rapporter och dashboards.

Ditt facility management-team kan få rätt förutsättningar att enkelt hantera och svara på olika typer av förfrågningar. De fördefinierade ärendetyperna och arbetsflödena i JSM förenklar arbetet och säkerställer att inget faller mellan stolarna.

Vad innebär det för dina medarbetare och besökare?

En säker och produktiv arbetsplats är avgörande för både medarbetarnas nöjdhet och besökarnas upplevelse. Jira Service Management ger medarbetarna en central plattform där de kan rapportera underhållsproblem, vilket minskar riskerna på arbetsplatsen.

Viktig säkerhetsinformation kan kommuniceras till medarbetarna via er medarbetarportal. Det proaktiva säkerhetsarbetet skapar en trygg arbetsmiljö för alla, stärker moralen och ökar besökarnas förtroende.

Lös utmaningar med Jira Service Management

Att implementera Jira Service Management kan lösa en rad utmaningar inom facility management:

• Kommunikationsflaskhalsar: JSM effektiviserar kommunikationen mellan avdelningar och säkerställer att frågor kopplade till lokaler hanteras snabbt.

• Ineffektiva arbetsflöden: JSM automatiserar repetitiva uppgifter och optimerar arbetsflödeshanteringen, vilket säkerställer underhåll i rätt tid och minimerar störningar.

• Brist på datadrivet beslutsfattande: JSM tillhandahåller data och insikter som hjälper facility management-avdelningar att fatta välgrundade beslut om serviceförfrågningar, underhållsscheman och resursallokering.

• Ojämna servicenivåer: JSM upprätthåller jämna servicenivåer på olika platser och förbättrar den övergripande upplevelsen för medarbetare och besökare.

Mallen för facilities service management

Jira Service Management erbjuder en mall för facilities service management med förkonfigurerade ärendetyper och arbetsflöden som förenklar processer som att rapportera underhållsproblem, begära flyttar, organisera evenemang och be om allmän hjälp från facility management-team.

Så här skapar du ett projekt med mallen för facilities service management:

• Gå till den övre menyraden, välj ”Projects” och klicka på ”Create a project”.

• Välj projektmallen för facilities service management och klicka på ”Use template” för att starta konfigurationen.

• Välj mellan ett team-managed eller company-managed projekt.

• Ange ett namn för projektet (en projektnyckel genereras automatiskt utifrån namnet, men kan även anpassas).

• Ange åtkomstnivå (privat eller öppen) och välj ett standardspråk för team-managed projekt.

• Avgör om du vill dela inställningar med ett befintligt serviceprojekt (company-managed) och ange i så fall projektnamnet.

• Klicka på ”Create project” för att slutföra processen.

Så här hanterar du ärendetyper:

• Gå till ”Project settings” i menyn till vänster.

• Välj ”Request types”.

• Redigera en befintlig ärendetyp eller skapa en ny genom att välja ”Create request type”.

Så här hanterar du formulär i Jira Service Management:

• Gå till ”Project settings” i menyn till vänster i ditt service management-projekt för lokaler.

• Välj ”Forms”.

• Skapa ett nytt formulär genom att välja ”Create form” och sedan ”Facilities” i mallistan.

Så här hanterar du SLA-inställningar:

• Gå till ”Project settings” i menyn till vänster i ditt service management-projekt för lokaler.

• Välj ”SLAs”.

Så här öppnar du rapporter:

• Välj ”Reports” i sidomenyn för serviceprojektet.

• Välj den specifika rapport du vill visa.

Så här konfigurerar du inställningar för kundnöjdhetsundersökningar:

• Gå till ”Project settings” i menyn till vänster i ditt service management-projekt för lokaler.

• Välj ”Satisfaction settings”.

Så här använder du automatisering i Jira Service Management:

• Gå till ”Project settings” i menyn till vänster i ditt service management-projekt för lokaler.

• Välj ”Automation” för att öppna och konfigurera inställningarna för automatisering.

Behåll drivet efter implementeringen av Jira Service Management

Implementeringen av Jira Service Management är bara början. För att behålla drivet är det viktigt att skapa en kultur av kontinuerliga förbättringar.

Granska och anpassa regelbundet era arbetssätt för facility management så att de ligger i linje med organisationens mål, beprövad praxis i branschen och ny teknik. Uppmuntra feedback från ert facility management-team och slutanvändare för att identifiera förbättringsområden.

Använd JSM:s funktioner för rapportering och analys för att följa utvecklingen, identifiera trender och finjustera era strategier för facility management.

Om rutinerna kontinuerligt utvecklas och optimeras blir JSM en värdefull tillgång som effektiviserar verksamheten, ger ditt team rätt förutsättningar och skapar en säker och produktiv arbetsmiljö.