Skapa ett bestående intryck med ITSM-verktyg

Det här ger inte ett bra första intryck. Du kanske tänker: ”Vänta nu, det är väl den nyanställda som ska imponera på mig, inte tvärtom!” Men i dagens moderna arbetsliv är det avgörande att du som arbetsgivare ger ett gott första intryck.

Tiden då företag agerade som om de gjorde medarbetarna en tjänst genom att anställa dem är förbi. Dagens generation bryr sig mer om företagskultur. De söker aktivt arbetsplatser som stämmer överens med deras personliga värderingar och prioriterar balans mellan arbete och privatliv. De vill ha möjligheter att växa och utvecklas, samt känna tillhörighet och mening i arbetslivet.

Att ge ett gott första intryck

Ett gott första intryck hos nyanställda ökar möjligheterna att behålla dem, engagemanget och prestationen, samtidigt som det stärker ditt rykte som arbetsgivare. Det minskar rekryteringskostnaderna och ger en bättre kulturell matchning, vilket i slutändan skapar en positiv medarbetarupplevelse som över tid bidrar till affärsframgång.

Traditionella processer för onboarding och offboarding är ofta krångliga, tidskrävande och felbenägna, vilket gör nyanställda frustrerade och chefer överväldigade. Moderna lösningar som förändrar dessa upplevelser omfattar ticketing-teknik, som ingår i ITSM.

Se ett ticketing-system som en central plats för att hantera serviceförfrågningar. I stället för manuella e-postmeddelanden, telefonsamtal eller borttappade meddelanden kan medarbetare, även chefer, skicka in förfrågningar via ett enkelt gränssnitt och ange sina behov. Det minskar röran och säkerställer att alla har samma information.

Nu ska vi titta på fler fördelar med den här tekniken.

Smidig onboarding med ITSM-verktyg

Om du hade en applikation för service management till hands skulle du kunna logga in på en lättanvänd portal så snart Sarah har skrivit under avtalet och enkelt beställa det hon behöver för att kunna utföra sin roll.

Mindre tid på att leta efter e-postadresser och oroa sig för att beställa rätt utrustning innebär mer tid att få henne att känna sig välkommen. Hon kan komma i gång tidigare i stället för senare, utan att behöva vänta på att det hon behöver ska levereras. Det sparar inte bara tid, utan minskar också stressen och skapar förutsättningar för ett positivt första intryck.

Tydlig överblick via ticketing-systemet innebär att både du och Sarah kan se uppdateringar om förfrågningarnas status i realtid, tidigt identifiera eventuella hinder och hantera dem proaktivt i stället för att lägga timmar på att jaga godkännanden.

Enkel offboarding

Spola fram några år, så har Sarah bestämt sig för att gå vidare. Det handlar inte om dig – hon är bara redo för en ny utmaning i en ny miljö.

Med samma ticketing-teknik som du använde för hennes onboarding kan du lika enkelt påbörja offboarding. Automatiserade arbetsflöden som startas när hon meddelar sin avgång kan initiera återlämningen av hennes laptop, telefon och andra tillgångar. Det innebär att du slipper jaga utrustning eller oroa dig för borttappade saker.

Du kan också samla in Sarahs värdefulla feedback genom integrerade avslutningsintervjuer i ticketing-systemet. Det hjälper dig att identifiera förbättringsområden och förfina onboarding-upplevelsen för framtida nyanställda.

En plattform för allt

Ingen har tid att hantera flera olika system, tappa bort förfrågningar eller ständigt växla mellan gränssnitt. I dag bör – och kan – du hantera alla serviceförfrågningar från olika avdelningar, som IT, fastighet, inköp och HR, i en central plattform. Men alla företag vet inte att det är möjligt.

Verktyg som Jira Service Management kan hjälpa team att få insikter om trender i förfrågningar och identifiera förbättringsområden genom rapportering och analys. Det datadrivna arbetssättet hjälper dig att optimera processerna och fördela resurser effektivt.

Genom att ge medarbetarna tillgång till en självserviceportal får du nytta av snabbare lösningstider och transparent kommunikation. Ett välfungerande ticketing-system främjar en kultur av effektivitet och hjälper medarbetarna att få saker gjorda snabbt och enkelt. Det förbättrar medarbetarupplevelsen och ger ett bestående positivt intryck även efter onboarding.

Diagrammet ovan visar hur HR samverkar med avdelningar genom förfrågningar för onboarding av nyanställda.

Utvärdera nuläget innan du agerar

Innan du skyndar dig att införa vilket ticketing-system som helst är det viktigt att bedöma din nuvarande situation.

ITIL4:s vägledande principer erbjuder ett värdefullt ramverk för självutvärdering:

Fokusera på värde: Fundera på vilka problem som finns i era nuvarande processer för onboarding och offboarding. Var leder ineffektivitet till slöseri med tid och resurser? Var påverkar frustrationer medarbetarupplevelsen?

Börja där du är: Sikta inte på en total förändring över en natt. Identifiera snabba förbättringar där automatisering kan ge omedelbar effekt. Titta på repetitiva uppgifter med stora volymer, till exempel förfrågningar om passerkort eller tillhandahållande av laptops.

Samarbeta och skapa insyn: Involvera intressenter från olika avdelningar (HR, IT, fastighet med flera) i utvärderings- och implementeringsfasen. Främja öppen kommunikation och transparens så att alla förstår fördelarna och målen.

Arbeta iterativt med återkoppling: Kom ihåg att detta är en resa, inte ett slutmål. Implementera ditt ärendehanteringssystem stegvis, samla in återkoppling och använd datadrivna insikter för att kontinuerligt förbättra dina processer.

Ta fram din färdplan och implementeringsstrategi

En tydlig färdplan säkerställer en smidig övergång till ditt nya system. Här är några viktiga steg som hjälper dig att skapa en färdplan och implementeringsstrategi för en lyckad övergång till ett ärendehanteringssystem – och en smidig resa för alla inblandade.

• Identifiera de utmaningar du vill hantera, oavsett om det gäller långsam onboarding, krångliga godkännanden eller spridda serviceärenden i olika funktionsbrevlådor. Sätt upp realistiska mål och önskade resultat som vägleder implementeringen.

• Samla viktiga intressenter och få deras stöd genom att lyfta fördelarna och bemöta deras farhågor.

• Välj ett ärendehanteringssystem som passar dina behov, din budget och dina krav på skalbarhet. Överväg molnbaserade lösningar för enklare driftsättning och underhåll.

• Överväg en pilotlansering för att lösa inledande problem. Följ upp viktiga mätvärden, som lösningstider och medarbetarnas nöjdhet. Samla kontinuerligt in återkoppling och använd den för att optimera dina processer.

Ytterligare överväganden

För att säkerställa en smidig lansering och fortsatt framgång bör du börja i liten skala och sedan skala upp gradvis. Definiera en tydlig avgränsning, sätt realistiska tidsramar och hantera förväntningar med transparens.

Kom ihåg att valet av rätt ärendehanteringssystem är avgörande. Populära verktyg som Jira Service Management, Jira Work Management, ServiceNow, Freshworks och Zendesk erbjuder omfattande funktionalitet och skalbarhet. Tänk på faktorer som användarvänlighet, integrationer och kostnad när du fattar ditt beslut.

Fokus bör ligga på att ge både nyanställda och erfarna medarbetare rätt förutsättningar, eftersom det är vad du i slutändan vill att de nyanställda ska bli. Genom att välja rätt ärendehanteringssystem för dina behov och följa råden i det här blogginlägget kan du utveckla verksamheten bortom onboarding och offboarding och skapa en smidigare, effektivare och mer positiv upplevelse för alla.