Topp 5 saker att göra och undvika vid migrering från Atlassian Server till Cloud

Att besluta om att migrera från Confluence Server till Cloud

Om du följer tekniktrender vet du att Atlassian Cloud har funnits ett tag och blivit allt populärare, där 95 % av nya kunder väljer det framför andra alternativ.

Vi har arbetat med Atlassian sedan den första YouTube-videon publicerades och visste därför att Cloud var det bästa valet när Atlassian meddelade att deras Server-produkter skulle fasas ut i oktober 2020.

Vi hade driftat Atlassian Stack internt i omkring 12 år, och Confluence valdes som det första verktyget att flytta eftersom det är det enklaste systemet i gruppen. Vi ville börja med de snabbaste vinsterna. Planen var att lära oss av den här migreringen och förbättra processen när vi flyttade resten av Stacken.

Som en ledande Atlassian Partner som aktivt hjälper kunder att migrera ville vi också leva som vi lär. Här är därför våra fem viktigaste saker att göra och undvika, baserat på vad vi lärde oss.

Fem saker att göra och undvika vid migrering från Atlassian Server till Atlassian Cloud

1. Släpp inte kommunikationen

Det var viktigt för oss att säkerställa att alla som påverkades av migreringen var införstådda, så vi gav dem möjlighet att dela sina synpunkter. Därför kommunicerade vi planen och fastställde viktiga datum. Vi berättade vilka som skulle vara involverade, vilka förväntningar som fanns och hur man kunde framföra synpunkter eller ställa frågor. Vi gjorde detta genom annonseringar i Confluence i form av en banner, blogginlägg, uppdateringar på stormöten och tryckta anslag i kontorets gemensamma utrymmen.

Vi rekommenderar att du gör detta tidigt, eftersom tidig förankring är avgörande för projektets framgång efter migreringen.

2. Rensa innan du börjar

Rensning handlar om allmän städning i applikationer. Om du använder Confluence vet du att det består av sidor och ytor. Vi utsåg ansvariga för ytorna till att utföra uppgiften och bad dem avgöra vad de behövde behålla och vad de inte behövde. Det är inte alltid ett enkelt beslut för användarna, eftersom det kan vara svårt att göra sig av med vissa saker. Därför är det viktigt att påminna dem om vinsterna.

3. Arkivera system

Om du undrar vad som hände med den gamla data som inte längre behövdes efter rensningen, så arkiverades den. Redan tidigt beslutade vi att arkivera Confluence Server och behålla det i skrivskyddat läge, eftersom vi visste att viss data kunde behövas igen i framtiden.

Vi migrerade alla relevanta ytor med hjälp av Confluence Cloud Migration Assistant, men informerade användarna om att det gamla systemet inte skulle försvinna för alltid. Det gjorde dem mer bekväma, med tanke på att plattformen innehöll 12 års innehåll.

Efter migreringen låste vi Confluence Server och betraktade det som en icke-produktionsmiljö. Det innebar att vi inte behövde anpassa det efter produktions-SLA:er, och vi kunde stänga av dess failover-infrastruktur, vilket sparade kostnader för Amazon Web Services (AWS).

Därefter genomförde vi en testmigrering, skapade nya användarkonton och konfigurerade Confluence Cloud-systemet för produktion.

4. Testning

Testning handlar om mer än att säkerställa att en sida har migrerats korrekt – det gäller hela plattformens funktionalitet.

Trots likheterna finns det tydliga skillnader mellan Confluence Server och Cloud, bland annat när det gäller makron. Det är viktigt att testa det nya systemet, särskilt makron, eftersom de har stor betydelse för slutanvändarupplevelsen.

När vi migrerade vissa sidor till Cloud uppstod problem med expand-makrot: det inbäddade expand-makrot på vissa sidor fungerade inte, trots att makrot finns i Cloud. Problemet var att expand-makrot i Server och expand-makrot i Cloud inte översattes korrekt vid migreringen. Det fanns lösningar på detta, men vi lät slutanvändarna åtgärda det. Det fungerade bra tack vare den tidiga förankringen genom kommunikationen. En annan faktor att hålla koll på är sidordning och hierarki, eftersom vi stötte på problem där vissa sidor tappade sin överordnade sida.

5. Övergångsperiod

Var beredd på invändningar och frågor före och efter migreringen. Vi har redan nämnt vikten av förankring i företaget, men du måste förstå att informationen inte kommer att ha nått alla. Det kommer alltid att finnas frågor, vilket är bra eftersom det visar engagemang.

Det kan också vara bra att ställa frågor till medarbetarna för att säkerställa samsyn. Här är några exempel från vår kommunikation:

• Förstår du varför vi behövde byta från det gamla Confluence?

• Tycker du att bloggnotiserna i Slack-kanalen är användbara? (Vi använder Slack på Clearvision och har upptäckt att det är enklare att få företagsövergripande notiser på det här sättet.)

Efter migreringen höll vi en frågestund där deltagarna kunde fråga vad de ville för att få feedback från hela företaget. Vi rekommenderar detta eftersom det ger användarna en möjlighet att göra sin röst hörd och få omedelbar hjälp med problem som trasiga makron. Det är viktigt att notera att vi spelade in sessionen och publicerade den internt för alla som inte kunde delta live.

Vi skapade också instruktionsvideor och guider som vi delade med slutanvändare i relaterade Jira-ärenden när de inkom till IT-teamet.

Sammanfattning av migreringen från Confluence Server till Cloud

Totalt tog migreringen omkring fyra månader och omfattade 33 globala ytor med närmare 200 000 sidor!

Kom ihåg att skapa acceptans tidigt, genomföra städning, skapa ett arkivsystem så att det gamla systemet kan användas som referens vid behov, testa det nya systemet och hålla koll på makron och sidhierarkin inom en yta. Var slutligen beredd på invändningar och frågor.

Klicka här för att se hela webbinariet.

Vi förstår att inga två migreringar är likadana. Du kan till exempel ha en migrering i större skala. I så fall rekommenderar vi att du läser vår white paper om iterativa Cloud-migreringar.