IT Asset Management (ITAM): CMDB, AI und Best Practices erklärt

Im 21. Jahrhundert haben die digitale Transformation und Cloud Computing das ITAM revolutioniert. Heute liegt der Fokus auf der Verwaltung virtueller Assets und Services. Dafür sind Agile und anpassungsfähige Strategien erforderlich – denn die Aktualisierung des Asset-Registers oder der CMDB ist eine nie endende Aufgabe.

In diesem Blogbeitrag beleuchten wir die Rolle von Software im Asset Management und von IT-Asset-Managern, Best Practices, Herausforderungen und neue Trends.

Die Rolle von Software im IT Asset Management

Wie in den meisten Bereichen unseres Lebens spielt Software auch im modernen ITAM eine wichtige Rolle. Tools wie Jira Service Management (JSM) bieten umfassende Funktionen, um die Nachverfolgung und Verwaltung von Assets zu vereinfachen, die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Teams zu verbessern und Workflows zu automatisieren, damit weniger manuelle Arbeit anfällt.

Ivanti ITAM bietet umfassende Funktionen für die Nachverfolgung und Verwaltung von Assets sowie für Lizenzmanagement und Compliance. Eine weitere beliebte Anwendung ist Freshservice, das Funktionen für das Asset Management und einen Service Desk bietet.

Die Wahl der Software hängt von euren Anforderungen ab. Berücksichtigt die Art der Assets, mit denen ihr arbeitet, die Benutzerfreundlichkeit der Software, ihre Integrationsfähigkeit mit euren bestehenden Systemen und ob sie mit eurem Unternehmen wachsen kann.

Auch die Kosten spielen eine Rolle: Berücksichtigt den Anschaffungspreis und laufende Wartungskosten sowie die Qualität des Kundensupports und der Schulungen des Anbieters. Feedback von euren Nutzern und ein Test der Software können euch helfen zu prüfen, ob sie zu eurem Unternehmen passt.

Die Rolle von IT-Asset-Managern

IT-Asset-Manager sind wichtig für die strategische Planung und Governance eures Asset-Registers. Sie entwickeln und setzen Richtlinien durch, verwalten Budgets und kontrollieren Kosten, um den Mehrwert aus IT-Assets zu maximieren.

Risikomanagement ist für Asset Manager entscheidend und umfasst auch die Datensicherheit. Indem ihr sensible Daten vor unbefugtem Zugriff und Sicherheitsverletzungen schützt, operative Risiken identifiziert und mindert sowie euch auf Katastrophen vorbereitet und darauf reagiert, könnt ihr Unterbrechungen und Datenverluste minimieren.

Die CMDB aktuell und strukturiert zu halten, ist nicht nur Aufgabe des IT-Asset-Managers, sondern die aller im Unternehmen.

Wichtige Komponenten eines modernen IT Asset Managements

Modernes IT Asset Management umfasst den gesamten Lebenszyklus eines Assets – von der Beschaffung bis zur Entsorgung. Dieser ganzheitliche Ansatz stellt sicher, dass Assets nicht nur kosteneffizient beschafft, sondern auch sicher und nachhaltig bereitgestellt, gewartet und außer Betrieb genommen werden.

Beschaffung und Einkauf: Strategische Einkäufe auf Grundlage eurer Unternehmensanforderungen halten die Kosten im Rahmen und stellen sicher, dass die Software eure Beschaffungsrichtlinien erfüllt.

Bereitstellung und Konfiguration: Nach der Beschaffung müssen Assets korrekt bereitgestellt und konfiguriert werden, damit sie eure Anforderungen erfüllen.

Wartung und Support: Laufende Wartung und Support sind entscheidend, damit eure Assets während ihres gesamten Lebenszyklus einsatzbereit und effizient bleiben.

Außerbetriebnahme und Entsorgung: Geeignete Prozesse für Außerbetriebnahme und Entsorgung stellen sicher, dass veraltete Assets sicher und nachhaltig entfernt werden.

Ein präzises und aktuelles Inventar aller IT-Assets ist ein weiterer Grundpfeiler eines effektiven ITAM. Dazu werden Tools wie Asset-Tags, Barcodes und RFID eingesetzt, um Hardware- und Software-Assets nachzuverfolgen, Prozesse einfacher zu verfolgen und das Risiko verlorener oder verlegter Assets zu verringern.

Regelmäßige Audits und automatisierte Discovery-Tools sind ebenfalls entscheidend, um die Datenintegrität zu wahren und sicherzustellen, dass Asset-Daten systemübergreifend zuverlässig und konsistent sind. Das gilt ebenso für Compliance und Lizenzierung.

Die richtige Verwaltung von Softwarelizenzen und regulatorischer Compliance sorgt nicht nur für reibungslose Abläufe, sondern hilft auch, rechtliche Probleme zu vermeiden. Dazu gehört, sicherzustellen, dass alle Software-Assets korrekt lizenziert sind und die Vereinbarungen mit den Anbietern erfüllen, relevante Vorschriften und Standards einzuhalten und auf Audits vorbereitet zu sein.

Top-Tipp: Behaltet eure Lizenzen im Blick, damit eure Nutzer darauf zugreifen können. Lasst sie Lizenzen zurückgeben, wenn sie nicht mehr genutzt werden – insbesondere, wenn jemand das Unternehmen verlässt.

ITAM Best Practices

Ein präzises Inventar ist entscheidend für effektives ITAM. Regelmäßige Audits und Aktualisierungen helfen dabei, Inventardaten korrekt und aktuell zu halten. Moderne Tracking-Technologien wie RFID und Barcodes können die Genauigkeit des Inventars verbessern und den Nachverfolgungsprozess vereinfachen.

Umfassende Asset-Management-Plattformen wie Jira Service Management können eure ITAM-Prozesse vereinfachen. Ebenso wichtig ist die Integration von Tools, die eine einheitliche Sicht auf Assets und Prozesse ermöglichen. Vergesst außerdem nicht:

• Verbessert euch kontinuierlich weiter und bildet euch fort, um bei Branchentrends und Best Practices auf dem neuesten Stand zu bleiben.

• Überprüft und aktualisiert eure ITAM-Praktiken regelmäßig, um mit den Entwicklungen in der Branche Schritt zu halten.

• Arbeitet mit erfahrenen Beratern zusammen, um wertvolle Einblicke und Unterstützung bei der Optimierung eurer ITAM-Praktiken zu erhalten.

Die Entwicklung des IT Asset Management ist geprägt von kontinuierlichem Wandel und Anpassung. Von der einfachen Erfassung physischer Assets bis hin zu anspruchsvollem, AI-gestütztem Management gewinnt ITAM weiterhin an Bedeutung und Komplexität.

Herausforderungen im ITAM

ITAM kann Herausforderungen mit sich bringen, doch für jedes Problem gibt es eine Lösung. So kann beispielsweise die Integration von ITAM in andere Systeme anspruchsvoll sein, da sie Silos zwischen der IT und anderen Abteilungen überbrücken und Integrationsstrategien umsetzen muss, um einen reibungslosen Datenfluss über verschiedene Plattformen hinweg sicherzustellen. Das kann schwierig sein, ist aber machbar und für reibungslose Abläufe notwendig.

Genaue und konsistente Asset-Datensätze erfordern regelmäßige Aktualisierungen und Audits. Auch das ist machbar und wird mit der Zeit und zunehmender Routine einfacher.

ITAM-Systeme müssen sich an organisatorische Veränderungen und Wachstum anpassen, damit die Prozesse für das Asset Management mit der Organisation skalieren und eine wachsende, vielfältige Asset-Basis effizient verwalten können. Auch das ist nicht einfach, aber ohne diese Anpassung werden die Daten schlicht nicht als vertrauenswürdig gelten.

ITAM-Trends

Automatisierung und AI verändern ITAM durch Predictive Analytics sowie die automatisierte Erkennung und Aktualisierung von Assets. Predictive Analytics kann vorhersagen, wann Assets gewartet werden müssen, wodurch sich Ausfallzeiten reduzieren und die Lebensdauer der Assets verlängern lässt.

Automatisierungstools können Datensätze kontinuierlich überwachen und aktualisieren, um die Datengenauigkeit und Effizienz zu verbessern. Verfolgt diese Trends aufmerksam und setzt sie um, nachdem ihr eine Strategie entwickelt habt, wie ihr mit den Fähigkeiten umgeht, die AI eurem Unternehmen bieten wird.

Eine Organisation wird mit ihrer CMDB nie wirklich „fertig“ sein. Sie muss kontinuierlich aktualisiert werden, um relevant und vertrauenswürdig zu bleiben.

Beginnt mit einer einfachen Einrichtung und fügt schrittweise mehr Daten und Komplexität hinzu, während ihr eure Asset-Management-Praxis weiterentwickelt. Integriert, wo immer möglich, aber achtet stets darauf, welche Daten die „Stammdaten“ sind und ob sie sich in eurer CMDB oder an anderer Stelle befinden.

Konzentriert euch darauf, genaue Datensätze zu pflegen, moderne Softwaretools zu integrieren und eure Prozesse regelmäßig zu überprüfen und zu verbessern. So könnt ihr eure ITAM-Strategie optimieren und in eurer CMDB ein modernes, aktuelles und gut verwaltetes Asset-Register aufbauen, das zugleich kosteneffizient ist.