Die 5 wichtigsten Dos and Don’ts für Migrationen von Atlassian Server in die Cloud

Entscheidung für die Migration von Confluence Server in die Cloud

Wenn ihr die Technologietrends verfolgt, wisst ihr, dass Atlassian Cloud schon seit einiger Zeit verfügbar ist und immer beliebter wird: 95 % der Neukunden entscheiden sich dafür statt für andere Optionen.

Wir arbeiten bereits seit der Veröffentlichung des ersten YouTube-Videos mit Atlassian zusammen und wussten daher, dass die Cloud die beste Entscheidung war, als Atlassian im Oktober 2020 das End-of-Life seiner Server-Produkte ankündigte.

Wir hatten den Atlassian Stack rund zwölf Jahre intern gehostet. Confluence wurde als erstes Tool für die Migration ausgewählt, weil es das einfachste System im Stack ist und wir zunächst schnelle Erfolge erzielen wollten. Wir wollten aus dieser Migration lernen und die Migration des restlichen Stacks verbessern.

Als führender Atlassian Partner, der Kunden aktiv bei Migrationen unterstützt, wollten wir auch selbst umsetzen, was wir empfehlen. Hier sind daher die fünf wichtigsten Dos und Don'ts, die wir daraus gelernt haben.

Die fünf wichtigsten Dos und Don'ts bei der Migration von Atlassian Server zu Atlassian Cloud

1. Kommunikation nicht vernachlässigen

Für uns war es wichtig sicherzustellen, dass alle von der Migration Betroffenen eingebunden waren. Deshalb gaben wir ihnen die Möglichkeit, ihre Meinung zu teilen. Wir kommunizierten den Plan und legten wichtige Termine fest. Dabei informierten wir darüber, wer beteiligt sein würde, welche Erwartungen es gab und wie Meinungen oder Fragen eingebracht werden konnten. Wir nutzten dafür Ankündigungen in Confluence in Form eines Banners, Blogbeiträge, Updates in Town-Hall-Meetings und gedruckte Aushänge in Gemeinschaftsbereichen des Büros.

Wir empfehlen, damit frühzeitig zu beginnen, denn die frühzeitige Zustimmung ist entscheidend für den Projekterfolg nach der Migration.

2. Vor dem Start aufräumen

Mit „Gardening“ ist die allgemeine Pflege von Anwendungen gemeint. Wenn ihr Confluence nutzt, wisst ihr, dass es aus Seiten und Bereichen besteht. Wir haben den Bereichen „Gärtner“ zugewiesen, die diese Aufgabe übernahmen. Sie sollten entscheiden, was behalten werden musste und was nicht. Für Nutzer ist das keine leichte Entscheidung, da es schwerfallen kann, sich von bestimmten Inhalten zu trennen. Deshalb ist es wichtig, sie an die Vorteile zu erinnern.

3. Systeme archivieren

Falls ihr euch fragt, was mit den alten Daten geschah, die nach dem Gardening nicht mehr benötigt wurden: Sie wurden archiviert. Schon früh entschieden wir, Confluence Server zu archivieren und im schreibgeschützten Modus zu belassen, da bestimmte Daten künftig wieder benötigt werden könnten.

Während wir alle relevanten Bereiche mit dem Confluence Cloud Migration Assistant migrierten, informierten wir die Nutzer darüber, dass das alte System nicht für immer verschwinden würde. Das gab ihnen mehr Sicherheit, da sich auf der Plattform Inhalte aus zwölf Jahren befanden.

Nach der Migration schränkten wir den Zugriff auf Confluence Server ein und stuften es als „non-production“ ein. Dadurch mussten wir es nicht mehr an Produktions-SLAs ausrichten und konnten die Failover-Infrastruktur abschalten, was Kosten für Amazon Web Services (AWS) sparte.

Anschließend führten wir eine Testmigration durch, erstellten neue Benutzerkonten und konfigurierten das Confluence-Cloud-System für den Produktiveinsatz.

4. Testen

Tests gehen über die Prüfung hinaus, ob eine Seite erfolgreich migriert wurde, denn sie betreffen die Funktionsweise der gesamten Plattform.

Trotz ihrer Ähnlichkeiten gibt es zwischen Confluence Server und Cloud deutliche Unterschiede, beispielsweise bei Makros. Es ist wichtig, das neue System gründlich zu testen, insbesondere die Makros, da sie einen großen Einfluss auf die Endnutzererfahrung haben.

Als wir bestimmte Seiten in die Cloud migrierten, traten Probleme mit dem Expand-Makro auf: Das eingebettete Expand-Makro funktionierte auf einigen Seiten nicht, obwohl das Makro in der Cloud vorhanden ist. Das Problem war, dass das Server-Expand-Makro und das Cloud-Expand-Makro bei der Migration nicht korrekt übertragen wurden. Dafür gab es Lösungen, aber wir ließen die Endnutzer das Problem selbst beheben. Dank der frühzeitigen Zustimmung durch die Kommunikation funktionierte das gut. Achtet außerdem auf die Seitenreihenfolge und -hierarchie: Wir hatten Schwierigkeiten damit, dass einige Seiten ihre übergeordnete Seite verloren.

5. Abkühlphase

Seid vor und nach der Migration auf Widerstand und Fragen vorbereitet. Wir haben bereits erläutert, wie wichtig die Abstimmung im Unternehmen ist. Dennoch müsst ihr verstehen, dass ihr damit nicht alle erreichen werdet. Es wird immer Fragen geben – und das ist gut, denn es zeigt Interesse.

Es kann auch hilfreich sein, Mitarbeitern Fragen zu stellen, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Hier sind einige Beispiele aus unserer Kommunikation:

• Versteht ihr, warum wir vom alten Confluence wechseln mussten?

• Findet ihr die Blog-Benachrichtigungen im Slack-Channel hilfreich? (Wir nutzen bei Clearvision Slack und haben festgestellt, dass es einfacher ist, unternehmensweite Benachrichtigungen auf diesem Weg zu erhalten.)

Nach der Migration haben wir eine „Ask me anything“-Session durchgeführt, um Feedback aus dem gesamten Unternehmen einzuholen. Wir empfehlen das, da Nutzer so Gehör finden und sofort Hilfe bei Problemen wie fehlerhaften Makros erhalten. Wichtig ist auch, dass wir die Session aufgezeichnet und intern bereitgestellt haben – für alle, die nicht live teilnehmen konnten.

Außerdem haben wir How-to-Videos und Anleitungen erstellt, die wir Endnutzern in den entsprechenden Jira-Tickets zur Verfügung gestellt haben, wenn diese beim IT-Team eingingen.

Zusammenfassung der Migration von Confluence Server in die Cloud

Insgesamt dauerte die Migration rund vier Monate. Sie umfasste 33 globale Bereiche mit fast 200.000 Seiten!

Denkt daran, frühzeitig Zustimmung einzuholen, die Inhalte zu bereinigen, ein Archivsystem einzurichten, damit bei Bedarf auf das alte System zurückgegriffen werden kann, und das neue System zu testen. Achtet außerdem auf Makros und die Seitenhierarchie innerhalb eines Bereichs. Seid abschließend auf Widerstand und Fragen vorbereitet.

Klickt hier, um das vollständige Webinar anzusehen.

Wir wissen, dass keine zwei Migrationen gleich sind. Vielleicht plant ihr beispielsweise eine Migration in größerem Umfang. In diesem Fall empfehlen wir unser Whitepaper zu iterativen Cloud-Migrationen.