5 tärkeintä vinkkiä Atlassian Serveristä Cloudiin siirtymiseen

Päätös siirtyä Confluence Serveristä Cloudiin

Jos seuraat teknologiatrendejä, tiedät, että Atlassian Cloud on ollut käytössä jo jonkin aikaa ja kasvattanut suosiotaan: 95 % uusista asiakkaista valitsee sen muiden vaihtoehtojen sijaan.

Olemme tehneet yhteistyötä Atlassianin kanssa siitä asti, kun ensimmäinen YouTube-video julkaistiin. Siksi tiesimme Cloudin olevan paras valinta, kun Atlassian ilmoitti Server-tuotteidensa elinkaaren päättymisestä lokakuussa 2020.

Olimme ylläpitäneet Atlassian Stackia sisäisesti noin 12 vuotta. Valitsimme Confluencen ensimmäiseksi siirrettäväksi työkaluksi, koska se oli kokonaisuuden yksinkertaisin järjestelmä ja halusimme edetä nopeasti saatavilla olevista hyödyistä alkaen. Tavoitteena oli oppia tästä migraatiosta ja parantaa toimintaa, kun siirtäisimme Stackin muut osat.

Johtavana Atlassian Partnerina autamme aktiivisesti asiakkaita migraatioissa, joten halusimme myös itse toimia oppiemme mukaisesti. Tässä ovat oppiemme pohjalta viisi tärkeintä suositusta ja vältettävää asiaa.

Viisi tärkeintä suositusta ja vältettävää asiaa siirryttäessä Atlassian Serveristä Atlassian Cloudiin

1. Älä laiminlyö viestintää

Meille oli tärkeää varmistaa, että kaikki migraation vaikutuspiirissä olevat olivat samalla kartalla, joten annoimme heille mahdollisuuden kertoa mielipiteensä. Viestimme suunnitelmasta ja määrittelimme keskeiset päivämäärät. Kerroimme, ketkä osallistuvat, mitä odotamme sekä miten mielipiteitä voi esittää ja kysymyksiä voi esittää. Teimme tämän Confluence-ilmoituksilla, kuten bannereilla ja blogikirjoituksilla, town hall -päivityksillä sekä toimiston yhteisiin tiloihin asetetuilla painetuilla ilmoituksilla.

Suosittelemme tekemään tämän, sillä varhainen sitoutuminen on ratkaisevan tärkeää projektin onnistumiselle migraation jälkeen.

2. Siivoa ennen kuin aloitat

Siivouksella tarkoitetaan sovellusten yleistä ylläpitoa. Jos käytät Confluencea, tiedät, että se koostuu sivuista ja työtiloista. Nimesimme työtiloille ”puutarhurit” hoitamaan tätä tehtävää ja pyysimme heitä päättämään, mitä säilytetään ja mitä ei. Käyttäjille tämä ei ole aina helppo päätös, sillä joistakin asioista voi olla vaikea luopua. Siksi on tärkeää muistuttaa heitä hyödyistä.

3. Arkistoi järjestelmät

Jos mietit, mitä tapahtui vanhalle datalle, jota ei enää tarvittu siivouksen jälkeen: se arkistoitiin. Päätimme jo varhaisessa vaiheessa arkistoida Confluence Serverin ja jättää sen vain luku -tilaan, koska tiesimme, että tiettyjä tietoja saatettaisiin tarvita uudelleen tulevaisuudessa.

Siirsimme kaikki olennaiset työtilat Confluencen Cloud Migration Assistantilla, mutta kerroimme käyttäjille, ettei vanha järjestelmä katoaisi lopullisesti. Tämä lisäsi heidän luottamustaan, sillä alustalla oli 12 vuoden edestä sisältöä.

Migraation jälkeen rajoitimme Confluence Serverin käytön ja määrittelimme sen ei-tuotantoympäristöksi. Näin sen ei tarvinnut täyttää tuotantoympäristön SLA-vaatimuksia, ja pystyimme poistamaan käytöstä sen fail-over-infrastruktuurin, mikä säästi Amazon Web Servicesin (AWS) kustannuksissa.

Tämän jälkeen teimme harjoitusmigraation, loimme uudet käyttäjätilit ja konfiguroimme Confluence Cloud -järjestelmän tuotantovalmiiksi.

4. Testaus

Testaus ei rajoitu siihen, että varmistetaan sivun siirtyneen onnistuneesti, vaan se koskee koko alustan toimintaa.

Confluence Serverin ja Cloudin välillä on samankaltaisuuksista huolimatta merkittäviä eroja, joista yksi liittyy makroihin. Uusi järjestelmä on tärkeää testata huolellisesti, erityisesti makrojen osalta, sillä ne vaikuttavat merkittävästi loppukäyttäjäkokemukseen.

Kun siirsimme tiettyjä sivuja Cloudiin, kohtasimme ongelmia expand-makron kanssa: joillakin sivuilla sisäkkäinen expand-makro ei toiminut, vaikka makro on saatavilla Cloudissa. Ongelma oli siinä, etteivät Serverin ja Cloudin expand-makrot muuntuneet migraatiossa yhteensopiviksi. Tähän oli korjauksia, mutta annoimme loppukäyttäjien ratkaista ongelman itse. Tämä toimi hyvin viestinnän ansiosta syntyneen varhaisen sitoutumisen vuoksi. Myös sivujen järjestykseen ja hierarkiaan kannattaa kiinnittää huomiota, sillä kohtasimme tilanteita, joissa tietyt sivut kadottivat emosivunsa.

5. Rauhoittumisjakso

Varaudu vastustukseen ja kysymyksiin ennen migraatiota ja sen jälkeen. Vaikka korostimme yhteisen ymmärryksen merkitystä yrityksessä, on hyvä tiedostaa, ettei viesti tavoita kaikkia. Kysymyksiä tulee aina, mikä on hyvä asia, sillä se kertoo kiinnostuksesta.

Yhteisen ymmärryksen varmistamiseksi voi myös olla hyödyllistä esittää henkilöstölle kysymyksiä. Tässä muutama esimerkki viestinnästämme:

• Ymmärrätkö, miksi jouduimme vaihtamaan vanhasta Confluencesta?

• Pidätkö Slack-kanavan blogi-ilmoituksia hyödyllisinä? (Käytämme Clearvisionilla Slackia ja olemme todenneet, että yrityksen laajuisten ilmoitusten vastaanottaminen on näin helpompaa.)

Migraation jälkeen järjestimme koko yritykselle suunnatun ”kysy mitä vain” -tilaisuuden palautteen keräämiseksi. Suosittelemme tätä, sillä se antaa käyttäjille mahdollisuuden tulla kuulluiksi ja saada heti apua esimerkiksi rikkinäisiin makroihin liittyvissä ongelmissa. Tallensimme tilaisuuden ja julkaisimme tallenteen sisäisesti niille, jotka eivät päässeet osallistumaan live-tilaisuuteen.

Loimme myös ohjevideoita ja oppaita, jotka jaoimme loppukäyttäjille asiaankuuluvissa Jira-tiketeissä, kun ne tulivat IT-tiimin käsiteltäviksi.

Yhteenveto Confluence Serveristä Cloudiin tehdystä migraatiosta

Migraation toteuttaminen kesti yhteensä noin neljä kuukautta. Se kattoi 33 globaalia työtilaa ja lähes 200 000 sivua!

Muista varmistaa varhainen sitoutuminen, tehdä siivoustyö, luoda arkistointijärjestelmä, jotta vanhaan järjestelmään voidaan tarvittaessa palata, testata uusi järjestelmä sekä kiinnittää huomiota makroihin ja työtilojen sivuhierarkiaan. Varaudu myös vastustukseen ja kysymyksiin.

Katso koko webinaari klikkaamalla tästä.

Ymmärrämme, ettei yksikään migraatio ole samanlainen. Jos esimerkiksi migraatiosi on laajempi, suosittelemme tutustumaan iteratiivisia Cloud-migraatioita käsittelevään white paperiimme.