Så sparade 100-åriga Air France-KLM 600 000 dollar per år vid migreringen till Atlassian Cloud

När KLM gick samman med Air France och bildade Air France-KLM, förenades två ledande flygbolag för att erbjuda branschens bästa service inom tre kärnområden: passagerarresor, frakt samt teknik och underhåll. De lever upp till det löftet genom sitt fokus på kundlojalitet och sin innovationskultur. 

Genom åren har Air France-KLM varit bland de första att införa otaliga framsteg inom flyget – från de senaste hållbara biobränslena och flygplan som Dreamliner till avancerade operativa verktyg och underhållning ombord, som personliga virtual reality-headset.

För att hålla jämna steg med utvecklingen och behålla sin position som branschledare moderniserade Air France-KLM sina utvecklingsmetoder med Atlassian-verktyg för samarbete och leverans. Sedan flygbolaget migrerade från Atlassian Data Center till Atlassian Cloud Premium sparar det över 600 000 dollar varje år, frigör tusentals timmar varje dag och kan ge ännu bättre stöd till medarbetare och kunder.

En molnmigrering banar väg för flygets framtid

Air France-KLM:s investering i samarbetsinriktad och effektiv teknik inleddes i slutet av 90-talet och början av 2000-talet, med Jira för ärendehantering och Confluence för IT-kunskapshantering. När flygbolaget började införa modernare arbetssätt under 2010-talet, bland annat Agile och DevOps, utökade teamen sin användning av Atlassian-verktyg för att stödja sitt arbete.  

I takt med att antalet Atlassian-användare ökade och behoven blev mer komplexa såg Air France-KLM:s framåtblickande IT-team flera möjligheter till förbättring. Målet var enkelt: att hjälpa team i hela organisationen att samarbeta och leverera mer effektivt. 

Ett hinder för att nå målet var OpenStack, plattformen som Air France-KLM använde för att köra sina Atlassian Data Center-instanser. ”Vi lade ner mycket tid och resurser på att bara hålla plattformen igång, utan att ens lägga till funktionalitet”, förklarar Mohamed Haddadi, Manager of IT Operations. ”Det fanns inte tillräckligt många ingenjörer kvar med kunskap om OpenStack, och plattformen erbjöd inte 90 % av de integrationer vi behövde.” 

Samtidigt genomförde Air France-KLM en organisatorisk övergång till molnteknik. Att migrera från Atlassian Data Center till Cloud var det självklara nästa steget. ”Vi hade en vision om att stödja våra användare, utvecklare och produktägare – alla som använder Jira och Confluence – med de mest aktuella versionerna av verktygen. Det finns en hel rad värdefulla funktioner och användningsområden, som AI-funktioner, som bara finns i Atlassian Cloud”, säger Jordy Essed, produktägare i Air France-KLM:s DevNet-team, som hanterar företagets Atlassian-verktygskedja och pipeline för Continuous Integration/Continuous Delivery (CI/CD). 

Teamet uppskattade också att arbetet på Atlassian Cloud-plattformen skulle säkerställa efterlevnad av de strikta GDPR-reglerna.

”Säkerhet och compliance var viktiga skäl till att välja Atlassian framför ett mindre företag”, säger Mohamed. Slutligen skulle en migrering till molnet hjälpa Air France-KLM att attrahera de främsta talangerna. ”De senaste fem åren har vi verkligen fokuserat på att skapa värde genom att leverera mjukvara”, säger Nathan Wattimena, tidigare produktägare för DevNet-teamet och nu Scrum Master för företagets Next Generation Data Center. ”Det innebar att anställa fler DevOps-ingenjörer och skapa mer komplexa arbetsflöden för samarbete mellan utvecklings- och driftsteam.” Jordy tillägger: ”Den nya generationen potentiella medarbetare vill arbeta med det senaste och bästa. Jämfört med Data Center har Jira och Confluence Cloud funktioner, som AI, som gör oss till en attraktiv arbetsplats. Sammantaget visste vi att en migrering till Atlassian Cloud skulle vara bäst för vår gemenskap av ingenjörer, utvecklare och medarbetare.” 

Migreringsresan börjar: partnerskap med Eficode

När Air France-KLM började planera sin migrering vände de sig till lösningspartnern Eficode för hjälp. Eficode genomförde en analys före migreringen och identifierade viktiga utmaningar, bland annat komplexitet vid appmigrering och problem med användarhantering. Eficodes erfarenhet av migreringar gjorde det möjligt att tidigt identifiera flaskhalsar, skapa en effektiv strategi och snabbt anpassa sig till oförutsedda utmaningar. Det proaktiva arbetssättet bidrog till att förfina tidsplanerna och samordna målen för alla involverade team.

Expertis och samarbete driver framgång

Med sin erfarenhet samordnade Eficodes konsulter arbetet nära med Air France-KLM, Atlassian och tredjepartsleverantörer av appar för att hantera potentiella hinder. De vägledde Air France-KLM genom nyanserna i molnmigreringen, förklarade skillnader i tredjepartsapparnas funktionalitet och delade insikter om optimala migreringsvägar. Migreringen av Xray krävde till exempel noggrann planering, eftersom sammankopplade projekt behövde flyttas samtidigt – något som togs med i strategin redan från början. Eficodes expertis inom Atlassians migreringsverktyg, som Jira och Confluence Cloud Migration Assistants (JCMA och CCMA), visade sig vara ovärderlig för att hantera verktygens begränsningar och hitta effektiva lösningar. Trots migreringens komplexitet fungerade samarbetet mellan Air France-KLM, Eficode och Atlassian smidigt, och alla team kommunicerade effektivt.

Mot framtiden med Atlassian Cloud Premium

Efter migreringen till Atlassian Cloud Premium är Air France-KLM redan på väg mot sina mål. ”Det är fantastiskt: Migreringsprocessen tog bara sex månader, och vi ser fördelarna redan några månader senare”, säger Mohamed, Manager of IT Operations på Air France-KLM. ”Atlassian Cloud var inte det billigaste alternativet, men vi ser fem år framåt och längre än så.”

Resultatet: 600 000 dollar och hundratusentals timmar sparas varje år

Med Atlassian Data Center använde Air France-KLM 60 servrar för att köra Jira och Confluence, där varje server kostade 10 000 dollar per år att underhålla. Migreringen till Atlassian Cloud minskade omedelbart de årliga kostnaderna med 600 000 dollar.

Mer än 48 timmars driftstopp per månad har eliminerats

Atlassian Cloud har också eliminerat flera dagars driftstopp som tidigare krävdes för underhåll och säkerhetskopiering av Jira och Confluence Data Center. ”I vissa fall hade vi uppgraderat till en nyare version, men sedan behövde Jira indexera om, vilket skapade minst 12 timmars driftstopp var tredje månad”, säger Mohamed.

Flexiblare licensnivåer i Atlassian Cloud hjälper också Air France-KLM att minska driftstoppen. Nu hinner teamet köpa fler användarlicenser eller frigöra oanvända konton när de når sin gräns. För att göra processen ännu snabbare skapade Mohameds team en automatiseringsregel som hittar och tar bort vilande konton.

Upp till 2 500 timmar per dag återvinns och ”många möjligheter” skapas med en flexibel plattform

Slutligen har migreringen avsevärt förbättrat produktiviteten och arbetsupplevelsen för team i hela organisationen, genom att ge dem möjlighet att använda Jira och Confluence på de sätt som fungerar bäst för dem.

”I Data Center har användaren inte särskilt stor flexibilitet när det gäller att konfigurera sin layout”, förklarar Mohamed. ”Nu i Cloud finns det många möjligheter att skapa en översikt eller layout på det sätt de vill. Det innebär också mindre arbete för oss administratörer när vi konfigurerar sådant åt användaren.”

En funktion som Mohamed särskilt uppskattar är de intuitiva mobilapparna för Jira och Confluence Cloud. ”Tidigare var det inte enkelt att komma åt Jira och Confluence när man hade stängt av sin laptop”, säger han. ”För mig var det ganska svårt att använda mobilen för att kontrollera uppgifter eller kommentera. Nu är det enkelt.”

Den här användarvänligheten ger stora vinster i ett så stort företag. ”Även om de här förändringarna sparar 5–15 minuter om dagen för varje användare blir det en stor produktivitetsvinst när man multiplicerar det med 10 000 personer”, säger Mohamed.

Ett gemensamt arbetssystem kopplar samman team i hela organisationen – och passagerare världen över

När IT har investerat i att skapa ett gemensamt arbetssystem som kopplar samman Air France-KLM:s team har fler medarbetare börjat använda Atlassian-verktyg. Över 20 tekniska team och verksamhetsteam, från Flight Operations och HR till Security, samarbetar nu på Air France-KLM:s Atlassian Cloud-plattform.

”Andra team kommer ofta till oss och vill uppgradera till Atlassian Cloud eftersom de ser hur det kan underlätta deras arbete och ge slutanvändaren en bättre upplevelse”, säger Nathan. ”Nu har vi fler användare utan utvecklarbakgrund på plattformen än utvecklare.

Grupper som HR och Marketing använder Confluence för att organisera och dokumentera sitt arbete, medan Digital Content Team använder Jira för att följa upp textförfrågningar till företagets blogg. När nya funktioner har lanserats har Air France-KLM varit tidiga användare och hittat nya möjligheter att centralisera ännu mer, exempelvis när de ersatte Miro med Confluence whiteboards.

”Vi använder själva det vi erbjuder”, förklarar arkitekten och teamledaren Joel Tomasoa. ”Alla våra Atlassian-verktyg är integrerade, både med varandra och med externa verktyg som GitHub. Vi kan enkelt hänvisa till Confluence-sidor i Jira, och vice versa.”

Med en uppdaterad, integrerad lösning är team på alla nivåer och inom alla områden bättre rustade för att effektivisera sitt dagliga arbete, samarbeta med varandra och höja servicen ytterligare – samtidigt som Air France-KLM växer i rasande takt. ”Det är mycket viktigt att våra flygplan avgår utan förseningar”, säger Mohamed. ”Ju bättre integrerade våra applikationer är, desto snabbare svarstider och färre flaskhalsar får vi. Det förbättrar den dagliga verksamheten och kundnöjdheten.”

En modern, uppkopplad plattform för ytterligare ett sekel av framgångsrik luftfart

Air France-KLM:s engagemang för kundservice har varit orubbligt i över 100 år. Efter över 20 års framgång med Atlassian-verktyg tar flygbolaget nästa steg med molnet och satsar på att behålla sitt momentum långt in i framtiden.

I affärsvärlden krävs en vilja att förnya och förändra sig för att bestå över tid. När Air France-KLM ser fram emot nästa sekel och längre än så har företaget rätt förutsättningar att samarbeta utan friktion, arbeta effektivare och fortsätta skriva luftfartshistoria.