Beprövad praxis för Confluence: 10 snabba tips för att underhålla din Confluence-miljö

Wikier blir snabbt en av flera riktmärkestekniker som används av framgångsrika team världen över, tack vare den mycket lättillgängliga realtidsinformation de ger ett obegränsat antal personer, var de än befinner sig och via nästan vilken enhet som helst. Wikier är också perfekta för att främja samarbete. De erbjuder ett centraliserat och versionshanterat arkiv för dokument, möjliggör avancerad innehållsredigering och effektiviserar dessutom kommunikationsprocesserna.

Att införa en så givande teknik innebär naturligtvis också vissa risker. Wikier är inget undantag – de kan innehålla duplicerat eller inaktuellt innehåll, vilket kan leda till svårnavigerade miljöer och frustration hos användarna.

Atlassian Confluence är ett otroligt kraftfullt wiki-verktyg, men med stor kraft kommer stort ansvar. Målet med det här inlägget är att ge dig 10 snabba Confluence-tips baserade på beprövad praxis, så att du får:

• En bättre förståelse för VARFÖR organisering och styrning av din Confluence-miljö är viktigt

• Möjlighet att direkt förbättra ordningen i din Confluence, oavsett yrkesroll, bransch eller erfarenhetsnivå

• En grund för att använda den omfattande funktionaliteten i Atlassian Confluence för att ge dina team rätt förutsättningar i stället för att hindra dem

Vill du veta mer? Se Clearvisions (numera en del av Eficode) utbud av Confluence-utbildningar.

1. Skriv först, formatera sedan

När du först skapar innehåll bör du bara använda formatering för rubriker och tabeller. Det ger grundläggande struktur och ordning åt dina tankar utan att bromsa informationsflödet till sidan.

Som personlig tumregel använder jag ingen ytterligare formatering för att försköna innehållet förrän minst 75 % av innehållet har fångats upp. Sådan formatering kan till exempel vara:

• Teckenformatering (fetstil, kursiv stil, understrykning)

• Lägga till emojier eller symboler

• Lägga till ”visuella eller estetiska” makron, exempelvis innehållsförteckning

• Makrot ”Tips”

2. Lägg till metadata i spaces

Det kan låta tidskrävande, men tänk efter – med en enkel beskrivning minskar du risken för att information oavsiktligt isoleras från användare som inte känner till din Confluence-miljö lika väl.

Använd även space-kategorier. De gör det enkelt att gruppera information och, ännu viktigare, att hitta den när din Confluence-instans fortsätter att växa.

Det här konkreta exemplet på hur space-kategorier kan användas leder oss till tips nummer 3 …

3. Använd makrot ”Space List”

Det här makrot kan läggas in på vilken sida som helst och gör det möjligt att dynamiskt ”filtrera” en lista över spaces på flera sätt via flikarna högst upp: All, Favorite, New eller efter CATEGORY.

Som du ser nedan motsvarar kategorierna i rullgardinsmenyn de kategorier som tillämpades på spaces i vår föregående skärmbild.

4. Standardisera dokumentation med sidmallar

Med sidmallar kan du skapa användarvänliga ”e-formulär” som tydligt definierar all information du vill fånga. De innehåller instruktionstext (markerad i grått nedan) när en användare först skapar eller redigerar en sida.

5. Standardisera hierarkier genom att kopiera sidträd

Ett annat sätt att standardisera informationen som skapas är att använda funktionen ”Copy Page Tree”, som var ny i Confluence 6.0. Med den kan du kopiera en sida och alla dess underliggande sidor till en valfri plats i Confluence.

Här är ett exempel på ett användningsfall för ett mjukvaruutvecklingsteam:

• Nya spaces skapas för varje ny produkt som ditt team får i uppdrag att bygga

• För varje nytt produkt-space behöver du skapa samma uppsättning sidor, till exempel teaminformation, krav och mockups – var och en på en separat sida

• I stället för att manuellt återskapa sidhierarkin en sida i taget kan du enkelt kopiera sidträdet från ett space till ett annat och anpassa informationen efter behov.

För att ta det ett steg längre rekommenderar jag att du skapar ett ”skelett-space” med en eller flera sidhierarkier utan specifik information. Det kan du när som helst använda som mall och kopiera till ett annat space. Då behöver du bara lägga till information, i stället för att både lägga till och ta bort den. Det minskar risken att irrelevant eller privat innehåll kopieras mellan sidor.

6. Lägg till etiketter på dina sidor

Tänk på etiketter som hashtags på Twitter eller Instagram. Genom att lägga till en eller flera ”etiketter” eller ”taggar” på en sida kan du enklare hitta innehåll senare genom att filtrera sökresultaten utifrån en fördefinierad etikett.

När du klickar på en etikett visas allt innehåll som har taggats med den etiketten, med hänsyn till behörigheter för space och sida.

7. Använd makrot ”Content Report Table”

Makrot Content Report Table visar en lista över innehåll i Confluence baserat på ett fördefinierat filter.

I den här skärmbilden är makrot Content Report Table (till vänster) konfigurerat för att visa alla sidor som har någon av etiketterna som visas under ”Labels List” (till höger).

8. Kombinera makrona ”Page Layout” och ”Panel”

Genom att lägga till kolumner i sidlayouten och anpassa panelernas färger, kantlinjer och rubriker kan du skapa visuellt tilltalande sidor som gör informationen lätt att ta till sig för alla användare.

9. Fäll ut och fäll ihop tabeller

Här ser du en matris som jag skapade för att strukturera det här inlägget. Om jag bara vill se grundläggande information, till exempel listan med de 10 tipsen, är den här hopfällda tabellvyn idealisk.

Jag kan dock snabbt få tillgång till detaljerad information för varje bild genom att fälla ut ”Slide Images”, ”Slide Talking Points” eller båda.

10. Formalisera en styrningsprocess

1. Definiera tydligt vad som utgör ett space – utgå från organisationsstrukturen och arbeta dig sedan nedåt utifrån dina produkter eller funktionella grupper.

2. Standardisera namnkonventioner för spaces och sidor

3. Inför en formell arkiveringspolicy på både individ- och webbplatsnivå – utse en informationsarkitekt och schemalägg regelbundna möten. Lite underhållsarbete från början hjälper dig att undvika stora städinsatser längre fram.

4. Dokumentera era styrningsprinciper – lägg dem direkt i Confluence!

Med de här tipsen om beprövade metoder för Confluence har vi bara skrapat på ytan – det finns mycket mer du kan göra för att konfigurera Confluence så att det fungerar för dig och dina team! Som Atlassian Authorized Instructor erbjuder Clearvision ett brett utbud av flexibla Confluence-utbildningar, samt utbildning i övriga Atlassian-produkter för alla kunskapsnivåer. Kontakta oss idag för att få veta mer!