Så hanterar du beroenden med Jira Align

Fråga dig själv: Kryper, går eller springer ni i ert Dependency Management i dag?

Vet du inte vad det betyder? Vi förklarar det i den här bloggen, fördjupar oss i Dependency Management, beskriver några strategier för att hantera det och guidar dig i hur du använder Jira Align, som har funktioner särskilt utformade för detta.

Behov inom Dependency Management

Låt oss först titta på vilka olika behov du kan ha när du hanterar beroenden.

I våra uppdrag möter vi regelbundet företag som har svårt att få kontroll över både interna och externa beroenden. De vanligaste behoven är att:

• Du vill identifiera var beroenden uppstår i organisationen så att du kan arbeta för att minska dem.

• Du vill veta vad som hindrar att din feature levereras.

• Du vill ta hänsyn till beroenden i planeringen för att säkerställa att planen är genomförbar.

• Du behöver be team A att ha leverabel X klar till ett visst datum.

• Du behöver ha koll på de leverabler som andra team väntar på.

Strategier för Dependency Management: krypa, gå eller springa

Att eliminera beroenden syftar till att ge teamet möjlighet att leverera värde snabbare och så självständigt som möjligt. Det finns många strategier för att minimera antalet beroenden i en organisation, till exempel att skapa verkligt tvärfunktionella team, införa CI/CD-metoder, automatisera det som går att automatisera och förbättra den arkitektoniska grunden. Vissa beroenden går dock inte att ta bort, och då behöver vi acceptera och hantera dem i stället.

Vi har sett flera sätt att hantera beroenden med hjälp av verktyg, och de kan delas in efter mognadsgrad. Att hantera beroenden genom att krypa bygger i hög grad på att individer själva hittar och skapar rutiner samt använder verktyg som är tillgängliga för dem, men inte nödvändigtvis för andra. När vi går börjar vi hitta ett enhetligt arbetssätt i ett gemensamt verktyg. När vi springer använder vi verktyg som är skräddarsydda för just den här processen och möter behoven hos de olika intressenterna.

Krypa: Dependency Management

Vanligtvis ser vi att användare tar till de verktyg som finns närmast till hands för att försöka få kontroll över och organisera beroenden. Exempel:

• Skicka e-postmeddelanden för att påminna människor om att de har saker att göra

• Skapa en kalender med deadlines

• Spara listor över beroenden i valfria Office-filer eller på Confluence-sidor.

• Bjuda in intressenter till veckovisa eller månatliga möten för att komma överens om saker och följa upp resultat.

I grunden förlitar vi oss på att människor tjatar på andra för att få saker gjorda. Ju högre du skriker, desto mer uppmärksamhet får du. Det kan verka som att vi har kontroll, men det tar alldeles för mycket tid att komma dit. Rutinerna saknar tydlighet och listorna kanske inte är en gemensam tillgång i företaget. Vi riskerar att tappa bort vissa beroenden, samtidigt som vi befäster en dålig kultur där vi kontrollerar varandra.

Gå: Dependency Management med Jira

När vi går har vi förstått att vi behöver en gemensam rutin nära teamen, och att listorna över beroenden måste delas och vara tillgängliga för alla intressenter.

Ett sätt att använda verktyg när vi går är att använda funktionerna för ärendelänkning i Jira för att registrera ett beroende mellan två ärenden i Jira. Det är mycket flexibelt eftersom alla typer av ärenden i Jira kan länkas till alla andra ärenden i hela instansen. Det innebär att ett stort initiativ kan länkas till en liten deluppgift. Länkar fungerar åt båda hållen, eftersom en länkning visas i båda ärendena. Jira levereras med en standarduppsättning länktyper som ”blocks/are blocked by”, ”duplicate/are duplicated by”, ”parent/child of” och så vidare, men vi kan enkelt konfigurera egna länktyper.

När vi har skapat sådana länkar kan vi använda informationen för att sammanställa insikter och visualisera antalet beroenden, vem som är beroende av vem och så vidare genom att bygga dashboards och filter som användare kan prenumerera på (om e-postnotifieringar alls är viktiga). Ett tips är att använda de avancerade sökfunktionerna i tillägget Scriptrunner för att kunna söka efter ”linked issues of”.

Med Atlassian Advanced Roadmaps kan dessa länkar också visualiseras i en plan.

Utöver ovanstående finns det dessutom hela 68 appar på Atlassian Marketplace som nämner beroenden och försöker täcka just detta visualiseringsbehov.

Springa: Nästa generations beroendehantering med Jira Align

När vi har arbetat med vår beroendehantering har vi förstått att metadata för ett beroende är avgörande för att vi ska kunna hantera det effektivt.

Vad behöver team A exakt, när ska det vara klart och vad påverkas om det inte blir det?

I Jira Align hanterar vi beroenden som arbetsobjekt. Ett team skickar ett beroende till ett annat team, inklusive önskat datum (datum, sprint eller PI), beskrivning och annan metadata. Arbetsobjektet kan sedan tilldelas en ansvarig och accepteras, förslag på nya förfallodatum kan ges, länkar till feature, capability eller epic kan läggas till, kommentarer kan lämnas och så vidare.

Jira Align samlar in och visualiserar beroendeinformationen på olika sätt:

• Beroendelistan – teamens och ledarnas att göra-lista för att säkerställa att vi följer upp de beroendeförfrågningar vi har skickat och tagit emot.

• Program Board visualiserar beroenden tillsammans med features och mål. Färgkodade planeringsproblem visar snabbt vad som behöver uppmärksammas.

• Team Room och Program Room – se beroendestatus tillsammans med alla andra nyckeltal.

• Ytterligare fem beroendevyer: Grid/Matrix-vy, Wheel Map, Analytics Map, Team Status, Program Status eller Increment Status – för att analysera beroenden, hantera dem och kontinuerligt förbättra arbetet.

Är du redo att börja springa?

När det gäller beroendehantering kan du gå direkt från att krypa till att springa, och vi hjälper dig gärna på vägen. Dina nästa steg kan vara att:

1. Se vårt webbinarium där vi demonstrerar funktionerna för beroendehantering i Jira Align.

2. Kontakta oss för ett samtal och börja planera nästa steg.