Kom igång med Jira Server eller Jira Cloud

I det här inlägget hjälper jag dig att göra rätt val utifrån mina egna praktiska erfarenheter som Jira-administratör/-konsult och erfarenheterna från mina konsultkollegor på Eficode Praqma, som hjälpte mig att skriva inlägget.

Det här rådet är för alla personer eller team som ska fatta det slutliga beslutet om att använda Atlassian Cloud eller Server. Du kanske är CTO på ditt företag eller administratör/teamchef, och detta hjälper dig att fatta ett välgrundat beslut.

Översikt

En av de främsta anledningarna till att välja en SaaS-lösning (software as a service) som Jira Cloud är att den erbjuder automatiska uppdateringar, kräver lite underhåll och enkelt integreras med andra molnapplikationer och system.

En sak att tänka på är dock att du inte har full kontroll över lösningen. Automatiska uppdateringar är utmärkta när du får nya funktioner utan egen insats. Men de kan också innebära förändringar som påverkar ditt arbetssätt. Funktioner eller UI-element kan ändras, läggas till eller tas bort i samband med nya uppdateringar. Just nu försöker Atlassian rulla ut ett nytt standardgränssnitt, vilket kan göra livet lite svårare för dem som är vana vid funktionaliteten i det gamla. Det går att inaktivera för enskilda användare, men ni som organisation kan inte välja bort det helt.

Det finns också skillnader i vilka funktioner som stöds i Server- och molnerbjudandena. En viktig funktion i molnet som inte finns i Server är Next Gen Project. Vem som helst i organisationen kan skapa ett sådant. Tanken är att ha ett personligt anpassat projekt där de anpassningar och den konfiguration du skapar är begränsade till projektet. Det har även en praktisk roadmap-funktion. Samtidigt verkar det fortfarande vara ofärdigt på vissa sätt, och enkla saker som att redigera arbetsflödet är helt enkelt inte möjliga i Next Gen Projects. Att låta alla gå sin egen väg är kanske heller inte den bästa strategin i vissa organisationer. Next Gen Projects kan inte migreras till Jira Server, så tänk på det också.

Lösningen Jira Server ger full kontroll och kan vara enklare att integrera med era interna system, men det finns betydande kostnader att ta hänsyn till när det gäller underhåll och uppdateringar. Full kontroll är också ett tveeggat svärd som bör hanteras varsamt. Små anpassningar kan verka ofarliga till en början, men kom ihåg att allt du lägger till eller ändrar måste underhållas.

Jag har sett alltför många verkliga exempel på serverinstanser som har ”optimerats” och/eller ”konfigurerats” av flera personer som inte längre arbetar på företaget, eller som helt enkelt inte går att spåra. När ingen kan underhålla, uppdatera eller förklara dessa lösningar är det omöjligt att förutse vad som händer om de uppdaterar Jira-instansen. Därför väljer de ofta att inte uppdatera systemet. Detta är särskilt problematiskt om de behöver stabilitet, prestanda eller nya funktioner som introduceras i de nya patcharna.

Data Center är en identisk men skalbar version av Server, så jag går inte närmare in på den i den här texten. Artikeln fokuserar på de viktigaste skillnaderna mellan Cloud och Server.

Organisationens storlek

Varje molninstans stöder upp till 5 000 användare. Det finns också ett program för tidig åtkomst som utlovar upp till 10 000 användare. Server-versionen har däremot ingen användarbegränsning när du använder Data Center. Det innebär att större organisationer med många användare måste acceptera att använda flera Jira-webbplatser om de vill använda Cloud. Du kan konfigurera en Atlassian Organization för att hantera obegränsat antal användare på olika webbplatser, men varje webbplats ligger i en separat instans.

Tänk på att Jiras rapporteringsverktyg endast kan hämta vyer och rapporter från den instans där de finns. Du behöver använda ett annat externt verktyg för att samla in data från flera instanser och få en fullständig överblick.

Om du ingår i en av dessa större organisationer rekommenderar jag Server/Data Center. Med så många användare har ni sannolikt också de resurser som krävs för att drifta och underhålla systemet, vilket är nästa ämne vi ska gå in på.

Om du ändå vill använda Cloud kan pluginet Exalate bidra till tillgänglighet genom att synkronisera ärenden och data mellan instanserna.

Drift och underhåll

Utvecklar din organisation redan kod och underhåller servrar, eller har ni anammat SaaS-tänket? Kanske gör ni lite av båda? Att drifta och underhålla lokala servrar kan snabbt bli betydligt dyrare än man först förutser, särskilt om ni inte redan har ett dedikerat och erfaret team som kan hantera det. Alla uppdateringar, driftstopp, säkerhetsrisker och all skalning måste hanteras av dig eller ditt team när ni använder Jira Server.

Om ni kan hantera den utmaningen kan ni potentiellt få snabbare laddningstider och full kontroll. Ni kan anpassa instanserna precis som ni vill. Enligt min mening väger fördelarna dock inte upp nackdelarna.

Medarbetarna som arbetar med att underhålla, uppdatera och skala ert system skulle kunna användas på andra håll i företaget för att skapa värde. Snabbare laddning kanske inte ens märks av användarna, och egna anpassningar innebär att ni måste underhålla dem. Om underhåll och drift av instanserna på något sätt är en utmaning rekommenderar jag Cloud-lösningen. Även om det inte är det rekommenderar jag ändå Cloud, för att frigöra arbetskraft och ge er tryggheten i att någon annan hanterar det.

I nästan alla fall kan du använda Atlassian Marketplace för att hitta ett plugin som gör precis det du behöver, så du behöver sällan anpassa något. Det leder oss till nästa ämne.

Plugin

Rätt plugin, och huruvida det finns tillgängligt för Cloud eller Server, kan avgöra ditt beslut.

För ett par år sedan var Jira Cloud fortfarande en relativt ny produkt och det fanns inte många plugins tillgängliga. Många plugins hade redan utvecklats för Server-plattformen, men de var inte kompatibla med Cloud. Däremot dyker allt fler funktioner från Server-sidan upp i Cloud.

Några vanligt förekommande plugins och hur de stöds på de två plattformarna:

Plugin

Server

Cloud

Beskrivning

✅

(✅)

Scriptrunner låter dig köra Groovy-skript i din instans för att få den där extra funktionaliteten som du inte kan få någon annanstans.

Server-versionen har mer avancerade funktioner och det finns flera begränsningar i Cloud, till exempel en maximal körningstid på 60 sekunder. Lista över begränsningar

✅

✅

Synkronisera nästan allt mellan flera Jira-instanser. Om din organisation är uppdelad mellan flera Jira-instanser kan ni ändå dela specifika mallar, anpassade fält eller till och med hela projekt.

EazyBi Reports and Charts

✅

(✅)

Ett Business Intelligence-plugin för Jira. Det kan vara lite komplext att komma i gång med, men det har mycket bra dokumentation och support. Jag har använt det mycket och det fungerar utmärkt, men om du gör komplexa beräkningar kan pluginet få timeout i Cloud. Precis som med Scriptrunner finns en begränsning av frågornas körningstid. Om du använder Cloud-versionen lagrar de en kopia av dina data på sina egna servrar. Fundera på om detta är acceptabelt för din organisation.

✅

✅

Om du redan använder Microsofts PowerBi-verktyg för intern verksamhet och rapportering är det här pluginet du behöver. Det är enkelt att konfigurera för både Cloud och Server, och du kan välja vilka datauppsättningar du vill hämta från Jira.

✅

✅

Fler funktioner för Servicedesk-portalen i Jira. Du kan dölja eller visa andra fält i dina begärandeformulär baserat på tidigare inmatningar. De dynamiska begärandena fungerar utmärkt, men jag upplevde ett helt dygns driftstopp i Cloud, då kunderna inte kunde skicka in begäranden. Det hände bara en gång och supporten var mycket hjälpsam.

✅

⛔

Liknande funktionalitet som Extension for Service Desk ovan och från samma leverantör, men endast tillgängligt för Server/Datacenter.

✅

✅

Jag har inte testat detta, men det stödjer också Cloud och utlovar dynamiska formulär. Det finns till och med en kostnadsfri version, även om den har färre tillgängliga funktioner.

✅

✅

Det ledande diagramverktyget för Jira. Du kan infoga organisationsscheman, BPMN, UML, ER-diagram, wireframes, mockups och nätverksdiagram. Jag har inte hittat några större skillnader mellan Cloud- och Server-versionerna.

✅

✅

Om du känner dig begränsad av standardfunktionerna för arbetsloggar är detta pluginet för dig. Det bör kunna täcka alla dina behov inom tidsrapportering. Gränssnittet skiljer sig lite mellan Cloud och Server, men funktionaliteten är mycket likartad.

✅

(✅)

Plugin för testhantering. Jag rekommenderar Xray framför konkurrenten Zephyr, eftersom det är billigare och har bättre CI/CD-integrationer. Mina kollegor säger dock att det fortfarande finns mycket användbar funktionalitet i Server-versionen som ännu inte har överförts till Cloud.

✅

✅

För alla dina behov inom roadmaps och Gantt-diagram. Du kan hantera flera projekt samtidigt och få en bra överblick. Om du fokuserar helt på Agile Development bör du även överväga Portfolio som ett alternativ till pluginet. Om organisationen har fler än 500 medarbetare bör du också överväga Jira Align som ett alternativ.

Som jag nämnde ovan är det klokt att fundera på vilka data från dina instanser som kopieras till de olika pluginen, var dessa data lagras och vad leverantören erbjuder när det gäller datasäkerhet. Vissa plugins, som EazyBi, gör en fullständig eller partiell kopia av dina data för att kunna hantera dem oberoende av ditt system. Dessa data kan lagras lokalt när du använder Server, men i Cloud hostas de på tredjepartsservrar som tillhandahålls av leverantören.

Som beskrivs i avsnitt 5.6. Vendor Terms i Atlassian Marketplace Vendor Agreement tillhandahålls inte avtalet om integritet och användarvillkor av Atlassian, utan av leverantörerna själva.

Om din organisation inte hanterar privata eller på annat sätt känsliga data är fördelarna med att använda rätt plugin i Cloud, och att slippa oroa sig för kompatibilitet, uppdateringar och underhåll, alltid att föredra framför att hantera samma uppgifter på Server. Dessa saker kan fortfarande orsaka problem i Cloud-miljön, och du kan ibland uppleva driftstopp i pluginen när de underhålls och uppdateras på distans, precis som Jira Cloud. I sådana fall kan du dock vara trygg med att leverantören och/eller Atlassian arbetar på en lösning.

Valet

Om du inte redan har bestämt dig har jag förberett ett litet flödesschema nedan som hjälper dig på vägen.

Om du vill ha det bästa av två världar bör du titta på Eficode ROOT. Det är särskilt utformat för användare som vill ha enkelheten i Software as a Service (SaaS), där du inte behöver oroa dig för underhåll, uppdateringar eller kompatibilitet, samtidigt som du säkerställer dataintegritet och anpassad funktionalitet precis som du vill ha den.

Om du använder Server/Data Center-lösningen rekommenderar jag också att du tittar på Atlassian Software in Kubernetes (ASK), som låter dig skala dina instanser med Kubernetes, Docker och andra containerverktyg. På så sätt kan du enkelt skala upp till den prestanda du behöver, och det blir enklare att få igång dina instanser igen om problem uppstår.

Avslutande tankar

Om du fortfarande är osäker och vill att jag ska säga vad du ska välja, välj Cloud. För några år sedan skulle jag ha rekommenderat Server-lösningen på grund av de många begränsningar och konfigurationsutmaningar jag stötte på utan stöd för plugins eller integration med andra on premise-lösningar. Men de flesta av dessa problem finns inte längre med Cloud. Jag ogillar starkt att det nya gränssnittet för Cloud blev standard för nya användare, men med tanke på alla andra fördelar måste jag ändå rekommendera det. Min uppfattning är att Atlassian, och nästan alla andra organisationer som har valet, vill utveckla och erbjuda sin mjukvara i Cloud. Om ett par år riskerar du att hamna på efterkälken när allt körs som en tjänst i molnet.

Tack för att du följde med mig på den här genomgången av Server och Cloud. Om du har frågor eller vill ha mer information är du välkommen att kontakta mig.