Undvik tidskonflikter mellan ditt Agile-team och team som inte arbetar Agile

Agile-team pratar om uppskattningar.

Icke-Agile-team ser dessa uppskattningar som löften eller åtaganden. 

Den här meningsskiljaktigheten liknar konflikter mellan olika kulturer. En person från exempelvis Tyskland kan se helt annorlunda på planer, scheman och tid än någon från en sydeuropeisk kultur. 

Agile-team kan därför lära sig av hur olika kulturer samarbetar. För att undvika allvarliga konflikter måste organisationen hitta sätt att anpassa sig till olika nivåer av osäkerhet och fortsätta kommunikationen.

Agile används för att hantera osäkerhet

Agile arbetssätt finns eftersom riskerna och osäkerheten är stora. Mjukvaruutveckling var Agile-rörelsens födelseplats, men Agile-metoder som Scrum och Kanban blir allt populärare även utanför mjukvaruutvecklingen. Agilitet fokuserar på återkoppling, lärande och att göra saker i små omgångar. Scrum-värderingarna – respekt, öppenhet, åtagande, fokus och mod – betonar också relationerna inom Agile-teamet och mellan team.

Kulturer ser olika på tid

Erin Meyer beskriver linjär tid och flexibel tid i sin bok The Culture Map. Olika kulturer krockar lätt ju längre ifrån varandra de befinner sig på skalan nedan, eftersom de då ser alltmer olika på tid. 

En tysk förväntar sig att saker sker ytterst punktligt, med mycket liten flexibilitet. Planer är huggna i sten. Någon från en kultur längre till höger på skalan är däremot naturligt mycket mer flexibel när det gäller planer. När dessa kulturer arbetar tillsammans kommer de att ha svårt att förstå varandra.

Källa: https://erinmeyer.com/books/the-culture-map/

Kulturer med linjär tid: 

• Scheman är heliga

• Fokus ligger på framtiden

• Löften måste hållas

• Att komma sent är oartigt

• Tid mäts i små enheter

Kulturer med flexibel tid 

• Man är ovillig att uppskatta eller göra konkreta prognoser

• Relationer är viktigare än uppgifter

• Fokus ligger på nuet

Man är ovillig att uppskatta eller göra konkreta prognoser

Relationer är viktigare än uppgifter

Fokus ligger på nuet

Konflikten mellan Agile- och icke-Agile-team

Konflikten ovan låter kusligt lik den mellan ett Agile-team och en icke-Agile-organisation eller ledning, eller hur? 

Ledningen förväntar sig att planer eller uppskattningar hålls. De ses som löften. Men Agile-team kan inte ge långtgående löften eller åtaganden. Alla framtidsplaner är alltid uppskattningar med en viss grad av säkerhet.

Kulturer med ett linjärt synsätt på tid (och avdelningar med linjärt tidsperspektiv) har svårt att acceptera Agile-kulturen, eftersom deras egen kultur försöker ”dölja” eller kontrollera osäkerhet. Det kan också vara därför Agile-skeptiker ibland säger att ”Scrum fungerar inte”.

Generaliseringar som ”mjukvaran är alltid sen” visar också att tidskonflikten har klättrat på konfliktskalan, från en allmän åsiktsskillnad till en högre konfliktnivå. Om du märker att du själv använder, eller börjar höra, ett språk som rör sig från det specifika till det generella, vet du att situationen har eskalerat.

Vid konfliktnivå 2 och 3 behöver du utgå från fakta, fokusera på gemensamma mål och värderingar samt öka teamens trygghet att kommunicera.

Så får du ditt Agile-team att fungera väl tillsammans med team som inte arbetar Agile

Så vad behöver du göra om du arbetar med en annan ”tidskultur”?

Det viktigaste är att du förstår olika synsätt på tid och medvetet anpassar dig till den miljö du befinner dig i. När du är osäker, ställ frågor eller förtydliga vad du menar.

Här är några konkreta tips på hur Agile-team kan anpassa sig och lyckas:

• Använd tydliga signaler för hur säker du är på en plan. Trafikljus fungerar bra:
  grönt = hög säkerhet
  gult = förändringar är möjliga
  rött = planerna är mycket osäkra och förseningar är sannolika

• Gör planerna mer synliga genom att använda Agile-planeringsverktyg effektivt

• Se till att det är enkelt att få tillgång till din status och dina planer

• Förbättra prognosernas träffsäkerhet med aktiv backlog management

• Hjälp andra att förstå förutsättningarna för Agile

• grönt = hög säkerhet

• gult = förändringar är möjliga

• rött = planerna är mycket osäkra och förseningar är sannolika

Kom ihåg att du använder Agile-metoder eftersom du arbetar i en miljö som i grunden är oförutsägbar. Oförutsägbarheten försvinner inte om du börjar arbeta med ett mer linjärt tidsperspektiv. Men för att göra arbetet smidigare och mer produktivt samt minska konfliktnivån i organisationen bör du försöka anpassa dig till din omgivning som inte arbetar Agile.