Undvik konflikter och förvirring: Skapa en ansvarskarta

Dessa otydliga ansvarsområden är särskilt vanliga i produktorganisationens ”pressade mellanled”. Till exempel:

• Projektledare

• Utvecklingschefer

• Produktchefer

• Produktägare

Projektledare

Utvecklingschefer

Produktchefer

Produktägare

Är det en titel eller en roll?

Till exempel är Agile-rollen produktägare (PO) central i många utvecklingsaktiviteter. Ibland är rollen en faktisk jobbtitel, men ofta ingår rollen som PO i en annan etablerad befattning.

I båda fallen är det viktigt att lista och definiera de faktiska ansvarsområden som hör till rollen.

Varje produktorganisation är unik

Produktorganisationer har unika uppgifter och ansvarsområden. Det går inte att använda färdiga standardlösningar. Det finns ingen slutgiltig lista över ansvarsområden som exakt anger vad din produktchef eller produktägare ska och inte ska göra.

Varje team är unikt

Varje produktorganisation måste komma överens om ansvarsområdena var för sig. Och även det är bara utgångspunkten.

Dessutom finns det alltid skillnader mellan projekt, produkter och avdelningar. Alla team har inte samma ansvarsfördelning, eftersom även följande varierar:

• Produktens komplexitet

• Marknadens komplexitet

• Individuell erfarenhet

• Specialområden

• Individuell arbetsbelastning

Produktens komplexitet

Marknadens komplexitet

Individuell erfarenhet

Specialområden

Individuella arbetsuppgifter

Säg hej till ansvarskartan

I varje team är det mycket lättare att komma överens om ansvar om produktorganisationen har en ansvarskarta som utgångspunkt. Varje team kan sedan diskutera, enas om och dokumentera sin unika situation.

När detta är på plats kommer du att märka:

• Bättre samarbete

• Mindre konflikt

• Bättre fördelning av arbetsuppgifter

Bättre samarbete

Mindre konflikt

Bättre fördelning av arbetsuppgifter

Jag rekommenderar alltid mina kunder att dokumentera roller och ansvar inom produktorganisationen i en karta över roller och ansvar.

Här är ett exempel på hur det kan se ut:

Bild: Ansvarskarta för en utvecklingsorganisation

Kartan bör kompletteras med en mer detaljerad lista över ansvarsområden för nyckelroller som Product Manager, Product Owner och utvecklingsteamet. Den skulle kunna se ut så här:

Bild: Lista över ansvarsområden för nyckelroller

Eftersom en visuell karta inte kan innehålla lika mycket information finns det tydliga fördelar med att ha både en visuell översikt och en mer detaljerad aktivitetslista. Båda bidrar till tydlighet på sitt sätt.

De fem främsta skälen att ha en ansvarskarta

1. Den får dig att tänka till. Bara genom att skapa kartan kommer ni att diskutera roller och ansvar. Det är i sig värdefullt och kan synliggöra luckor, överlappningar och missförstånd. När kartan dokumenteras blir det också enklare att hantera varje problem som uppstår.

2. Du kan göra lokala anpassningar. När alla ansvarsområden är dokumenterade kan enskilda projekt och team avgöra om de ska följa grundmodellen eller om deras situation kräver lokala anpassningar. Kanske är det i ditt projekt inte Product Owner utan en utvecklare som är bäst lämpad att göra något, på grund av kapacitet eller expertis. Med en konkret karta blir det enklare att komma överens om och dokumentera detta.

3. Enklare onboarding. Det blir enklare att introducera en ny medlem i produktorganisationen. Ge dem bara kartan, så ser de snabbt ”hur vi gör här”.

4. Anställ rätt personer. Det blir enklare att hitta och anställa rätt personer. Ansvarskartan visar både vilken typ av person som behövs och var behoven är som störst, alltså där någon är överbelastad.

5. Ökad förståelse. Det blir enklare att diskutera vad som fungerar bra och vad som inte gör det. Den som frågar ”Varför får jag alltid så dåligt dokumenterade förfrågningar från dig?” får lättare att förstå hur mycket den andra personen har på sitt bord. Ni samarbetar bättre och ser tydligare var delegering och hjälp behövs.

Så bygger du kartan

Ansvarskartan kan tas fram i en workshop med några utvalda representanter från alla berörda roller. Workshopprocessen kan se ut så här:

1. Låt deltagarna lista ansvarsområdena för sin egen roll på en gemensam whiteboard eller i ett verktyg som Miro eller Mural.

2. När ansvarsområdena har listats: diskutera och förtydliga.

3. Identifiera luckor och överlappningar i ansvarsområdena. Be workshopdeltagarna lista sådant som de skulle vilja att personer i andra roller "gör mer" och "gör mindre" av.

4. När ni har diskuterat resultaten skriver ni ner dem i någon form av karta för fortsatt genomgång. (Detta kan göras efter workshopen.)

Det tar vanligtvis några veckor att skapa och enas om den slutliga kartan. Ni kan inte åstadkomma allt under workshopen. Workshopen är bara ett snabbt sätt att komma igång med arbetet.

Där har du det! Det är värt att prova.

Min erfarenhet är att ansvarskartläggning hjälper organisationer att samarbeta bättre och minskar konflikterna i arbetet avsevärt.