Vertraute Software, automatisiertes Risikomanagement – so geht’s

Das Risikomanagement-Paradoxon: Warum neue Tools nicht immer zu besseren Ergebnissen führen

In vielen Unternehmen ist das Risikomanagement ein manueller, fragmentierter und reaktiver Prozess. Teams verlassen sich auf Tabellenkalkulationen und E-Mail-Threads, um Risiken zu identifizieren, zu bewerten und darüber zu berichten. Jeder Zyklus beinhaltet die Suche nach Aktualisierungen, den Abgleich widersprüchlicher Daten und die manuelle Zusammenstellung von Berichten. Das ist zeitaufwändig und fehleranfällig.

Darüber hinaus sind manuelle Risikomanagementprozesse in der Regel mit zusätzlichen Herausforderungen verbunden, wie z. B.:

• Begrenzte Sichtbarkeit und Transparenz, was dazu führt, dass dem Management veraltete Momentaufnahmen präsentiert werden, dass es schwierig ist, neu auftretende Risiken zu erkennen und Risiken zwischen Abteilungen und Geschäftsbereichen zu vergleichen.
• Unzureichende Rechenschaftspflicht und Rückverfolgbarkeit, was zu unklarer Risikoverantwortung und nachfolgenden Plänen zur Risikominderung führt.
• Reaktives Risikomanagement: Manuelle Risikoprozesse basieren häufig auf periodischen Risikobewertungen, während Risiken in einem typischen Geschäftsumfeld aufgrund des hohen Veränderungstempos ständig auftreten.

Als Reaktion auf diese Herausforderungen investieren viele Unternehmen in neue Risikomanagement-Technologien, in der Hoffnung, dass eine neue Plattform das Problem lösen wird.

Die Einführung neuer Systeme führt jedoch häufig zu größerer Komplexität, höheren Kosten und der Notwendigkeit umfangreicher Mitarbeiterschulungen, die in vielbeschäftigten Teams bekanntermaßen nur schwer durchzusetzen sind. Die Akzeptanz kann langsam sein, vor allem wenn das neue System ungewohnt ist oder sich nicht in die täglichen Arbeitsabläufe einfügt.

Hinzu kommt, dass ein neues Risikomanagementsystem in der Regel eine zusätzliche Zugriffsverwaltung erfordert, was den Verwaltungsaufwand erhöht und neue Sicherheitsrisiken mit sich bringt.

Optimiert das Risikomanagement mit bereits verwendeten Tools wie Jira und Microsoft Power Platform

Anstatt eure vorhandenen Tools zu ersetzen, solltet ihr sie verbessern. Viele Unternehmen haben bereits Plattformen wie Microsoft Power Platform (z. B. Power BI, Power Apps, Power Automate) und Jira im Einsatz, die jedoch im Hinblick auf das Risikomanagement häufig nicht ausreichend genutzt werden.

Diese Tools bieten Integrationsfunktionen, mit denen Arbeitsabläufe optimiert, Datenflüsse automatisiert und aktuelle Erkenntnisse gewonnen werden können, ohne dass die Einführung eines neuen Systems mit Störungen verbunden ist. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Implementierung schnell und kostengünstig ist. Es ist keine vollständige Systemüberholung erforderlich, sondern lediglich eine intelligentere Integration und Automatisierung.

Im Folgenden findet ihr einige Tipps, wie Microsoft Power Platform und Jira Sie bei der Modernisierung des Risikomanagements unterstützen können, und zwar mit dem, was ihr bereits nutzt:

• Protokollierung von Risiken: Risiken können direkt über Power Apps protokolliert werden, wobei benutzerdefinierte Formulare verwendet werden, die auf die Risikokategorien, Arbeitsabläufe und Genehmigungsprozesse eures Unternehmens zugeschnitten sind. Diese Apps können in Microsoft Teams oder SharePoint eingebettet werden, so dass Mitarbeiter Risiken einfach aus ihren täglichen Tools heraus einreichen können.
  Alternativ können Risiken in Jira protokolliert werden, wobei benutzerdefinierte Vorgangsarten für Risikoeinträge verwendet werden. Auf diese Weise können Teams innerhalb einer vertrauten Oberfläche Risikodetails erfassen, Verantwortlichkeiten zuweisen und sie mit Aufgaben zur Risikominderung verknüpfen.
• Workflow-Automatisierung: Automatisierungstools wie Power Automate ermöglichen es Unternehmen, automatisierte Workflows zu erstellen, die Aktionen auf Grundlage von Risikodaten auslösen. Wenn beispielsweise ein neues Risiko erfasst wird, können Benachrichtigungen versandt, Jira-Tickets erstellt oder Genehmigungsprozesse eingeleitet werden, wodurch die manuelle Nachbearbeitung reduziert und die Reaktionsfähigkeit verbessert wird.
• Visualisierung von Risiken: Business Intelligence-Tools wie Power BI verwandeln rohe Risikodaten in verwertbare Erkenntnisse. Mit interaktiven Dashboards können Management und Teams Risikodaten filtern und untersuchen, z. B. nach Abteilung, Kategorie, Schweregrad oder Zeitspanne. Durch die Einbeziehung von Heatmaps und Trenddiagrammen in die Dashboards lassen sich Risikobereiche leichter erkennen und Veränderungen im Zeitverlauf überwachen. Außerdem werden dadurch die Risikosichtbarkeit und -transparenz sowie die Verantwortlichkeit und Rückverfolgbarkeit erheblich verbessert.
• Risikoanalyse und Berichterstattung:  Für die Berichterstattung an den Vorstand und die Geschäftsleitung kann Power BI Risikodaten in übersichtlichen Zusammenfassungen und Trendanalysen konsolidieren, die wertvolle Erkenntnisse liefern und die strategische Entscheidungsfindung unterstützen. Einer der größten Vorteile besteht darin, dass die sich wiederholende, zeitraubende Aufgabe der Konsolidierung von Daten in Excel und der manuellen Erstellung von Diagrammen für jeden Berichtszyklus entfällt. Anstatt Diagramme auszuschneiden und in PowerPoint einzufügen, können Power BI-Visualisierungen direkt in Präsentationen eingebettet werden, so dass die Berichte dynamisch und immer auf dem neuesten Stand sind. Dies spart nicht nur stundenlange manuelle Arbeit, sondern verringert auch das Risiko menschlicher Fehler und gewährleistet die Konsistenz der verschiedenen Berichtsformate.
• Nachverfolgung von Schadensbegrenzung: Viele Unternehmen verwenden Jira bereits zur Verwaltung von Aufgaben und Vorfällen. Durch die Verknüpfung von Risikopunkten mit Jira-Tickets können Teams innerhalb eines vertrauten Arbeitsablaufs Maßnahmen zur Risikominderung verfolgen, Verantwortlichkeiten zuweisen und den Fortschritt überwachen. Dies verbessert die Proaktivität und den Mehrwert des Risikomanagementprozesses in allen Geschäftsbereichen durch eine kontinuierliche Konzentration auf Risiken und Abhilfemaßnahmen.

Den Wechsel vollziehen: Vom manuellen zum automatisierten Risikomanagement

Durch die Verknüpfung vorhandener Tools und die Automatisierung des Datenflusses können Unternehmen zu einem proaktiveren Ansatz übergehen. Anstatt Daten manuell zusammenzustellen, können sich die Teams darauf konzentrieren, Risiken zu erkennen, zu verstehen und abzumildern, bevor sie eskalieren.

Fazit

Die Modernisierung des Risikomanagements erfordert nicht die Investition in eine neue Risikomanagementlösung. Durch die Nutzung vorhandener Tools wie Microsoft Power Platform und Jira können Unternehmen die Transparenz erhöhen, den manuellen Aufwand reduzieren und die Entscheidungsfindung mithilfe von Plattformen verbessern, die sie bereits kennen und denen sie vertrauen.

Unabhängig davon, ob ihr das Risikomanagement verbessern, die Berichterstattung rationalisieren oder einfach eure vorhandene Technologie besser nutzen möchtet, könnt ihr durch die Integration dieser Tools eine widerstandsfähigere und datengesteuerte Risikokultur in eurem Unternehmen aufbauen.