Facility Management mit Jira Service Management neu gestalten

Dieser Blogbeitrag zeigt, wie die Einführung eines Issue-Tracking-Systems wie Jira Service Management (JSM) für euer Facility-Team sowie für eure Mitarbeiter und Besucher ein echter Gamechanger sein kann.

Was JSM für eure Organisation leisten kann

Die Einführung von Jira Service Management sorgt für effizientere Abläufe und höhere Effizienz.

Mit JSM gebt ihr eurem Facility-Team eine zentrale Anlaufstelle, um Wartungsanfragen, Umzüge und die Veranstaltungsplanung zu erfassen und zu verwalten. Dieser zentrale Ansatz vereinfacht die Kommunikation zwischen Facility-Teams und anderen Abteilungen und sorgt für reibungslosere Workflows. Eure Organisation profitiert von schnelleren Reaktionszeiten, weniger Ausfallzeiten und einer besseren Ressourcenzuweisung.

Was bringt das eurem Facility-Team?

Mit JSM kann euer Facility-Team Probleme schnell angehen und seinen Mehrwert für die Organisation mit individuellen Berichten und Dashboards sichtbar machen.

Euer Facility-Team kann sich durch die Möglichkeit, verschiedene Anfragen einfach zu verwalten und zu bearbeiten, befähigt fühlen. Die vordefinierten Anfragetypen und Workflows in JSM vereinfachen Aufgaben und stellen sicher, dass nichts übersehen wird.

Was bringt das euren Mitarbeitern und Besuchern?

Ein sicherer und produktiver Arbeitsplatz ist entscheidend für die Zufriedenheit der Mitarbeiter und das Erlebnis der Besucher. Jira Service Management bietet Mitarbeitern eine zentrale Plattform, um Wartungsprobleme zu melden und so Gefahren am Arbeitsplatz zu reduzieren.

Wichtige Sicherheitsinformationen können Mitarbeitern über euer Mitarbeiterportal bereitgestellt werden. Dieser proaktive Sicherheitsansatz gewährleistet eine sichere Arbeitsumgebung für alle, steigert die Moral und stärkt das Vertrauen der Besucher.

Herausforderungen mit Jira Service Management lösen

Die Einführung von Jira Service Management kann zahlreiche Herausforderungen im Facility Management lösen:

• Kommunikationsengpässe: JSM vereinfacht die Kommunikation zwischen Abteilungen und stellt sicher, dass facility-bezogene Probleme schnell bearbeitet werden.

• Ineffiziente Workflows: JSM automatisiert wiederkehrende Aufgaben und optimiert das Workflow-Management. So erfolgen Wartungsarbeiten termingerecht und Unterbrechungen werden minimiert.

• Fehlende datengestützte Entscheidungsfindung: JSM liefert Daten und Erkenntnisse, damit Facility-Abteilungen fundierte Entscheidungen zu Serviceanfragen, Wartungsplänen und der Ressourcenzuweisung treffen können.

• Uneinheitliche Service-Level: JSM sorgt für einheitliche Service-Level über alle Einrichtungen hinweg und verbessert das Gesamterlebnis für Mitarbeiter und Besucher.

Die Vorlage für Facilities Service Management

Jira Service Management bietet eine Vorlage für Facilities Service Management mit vorkonfigurierten Anfragetypen und Workflows. Sie erleichtert Prozesse wie das Melden von Wartungsproblemen, das Beantragen von Umzügen, das Organisieren von Veranstaltungen und das Anfordern allgemeiner Unterstützung durch Facility-Teams.

So erstellt ihr ein Projekt mit der Vorlage für Facilities Service Management:

• Navigiert in der oberen Menüleiste zu „Projekte“ und klickt auf „Projekt erstellen“.

• Wählt die Projektvorlage für Facilities Service Management aus und klickt auf „Vorlage verwenden“, um die Einrichtung zu starten.

• Wählt zwischen einem teamverwalteten und einem unternehmensverwalteten Projekt.

• Gebt eurem Projekt einen Namen. Ein Projektschlüssel wird automatisch anhand des Namens generiert oder kann angepasst werden.

• Legt die Zugriffsebene fest (privat oder offen) und wählt für teamverwaltete Projekte eine Standardsprache aus.

• Entscheidet, ob ihr Einstellungen mit einem bestehenden Service-Projekt teilen möchtet (unternehmensverwaltet), und gebt gegebenenfalls den Projektnamen an.

• Klickt auf „Projekt erstellen“, um den Vorgang abzuschließen.

So verwaltet ihr Anfragetypen:

• Geht im linken Menü zu „Projekteinstellungen“.

• Wählt „Anfragetypen“ aus.

• Bearbeitet einen bestehenden Anfragetyp oder erstellt einen neuen, indem ihr „Anfragetyp erstellen“ auswählt.

So verwaltet ihr Formulare in Jira Service Management:

• Geht in eurem Facility-Management-Serviceprojekt im linken Menü zu „Projekteinstellungen“.

• Wählt „Formulare“ aus.

• Erstellt ein neues Formular, indem ihr „Formular erstellen“ auswählt und zum Start „Facilities“ aus der Vorlagenliste wählt.

So verwaltet ihr SLA-Einstellungen:

• Geht in eurem Facility-Management-Serviceprojekt im linken Menü zu „Projekteinstellungen“.

• Wählt „SLAs“ aus.

So greift ihr auf Berichte zu:

• Wählt in der Seitenleiste des Serviceprojekts „Berichte“ aus.

• Wählt den Bericht aus, den ihr ansehen möchtet.

So konfiguriert ihr die Einstellungen für Kundenzufriedenheitsumfragen:

• Geht in eurem Facility-Management-Serviceprojekt im linken Menü zu „Projekteinstellungen“.

• Wählt „Zufriedenheitseinstellungen“ aus.

So nutzt ihr Automatisierung in Jira Service Management:

• Geht in eurem Facility-Management-Serviceprojekt im linken Menü zu „Projekteinstellungen“.

• Wählt „Automatisierung“, um auf die Automatisierungseinstellungen zuzugreifen und sie zu konfigurieren.

Nach der Implementierung von Jira Service Management den Schwung beibehalten

Die Implementierung von Jira Service Management ist nur der Anfang. Um den Schwung beizubehalten, ist es entscheidend, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu fördern.

Überprüft und passt eure Facility-Management-Praktiken regelmäßig an, damit sie mit den Unternehmenszielen, Best Practices der Branche und neuen Technologien übereinstimmen. Ermutigt euer Facility-Team und eure Endnutzer, Feedback zu geben, um Verbesserungspotenziale zu erkennen.

Nutzt die Reporting- und Analysefunktionen von JSM, um Fortschritte zu verfolgen, Trends zu erkennen und eure Facility-Management-Strategien gezielt zu optimieren.

Wenn Praktiken kontinuierlich weiterentwickelt und optimiert werden, wird sich JSM als wertvolles Asset erweisen: Es vereinfacht Abläufe, unterstützt euer Team und schafft eine sichere, produktive Arbeitsumgebung.