Pohjantähti verbessert IT-Services mit Jira Service Management

Berichtswesen mit Jira Service Management in Ordnung bringen

Contribyte, jetzt Teil von Eficode, hat Pohjantähti bei der Implementierung von Jira Service Management unterstützt und arbeitet an der Weiterentwicklung der Anwendung. Sowohl das Fehler- als auch das Serviceanforderungsmanagement laufen jetzt über Jira Service Management, und es wird auch daran gearbeitet, die Prozesse des Änderungsmanagements in dieselbe Anwendung zu verlagern.

"Das Projekt hat in Zusammenarbeit reibungslos funktioniert", sagt Jari Rekilä, der Leiter der IT-Dienste von Pohjantähti. "Wir haben Wünsche und Ziele, wie wir die Arbeit erledigen wollen, während sich die Experten von Eficode um die technische Umsetzung kümmern."

Das neue Tool ist nun seit einem Jahr im Einsatz. Früher waren das Ticketing und die Erstellung von Fehlerberichten verwirrender, aber laut Rekilä hat Jira Service Management dazu beigetragen, den Alltag viel reibungsloser zu gestalten. Jetzt können Dinge einfach und schnell gemeldet werden, was wiederum die Transparenz im Betrieb erhöht.

Rekilä sagt: "Jetzt haben wir ein gutes Problemverfolgungssystem, und der Unterschied ist wie Tag und Nacht! Man muss sich nicht mehr auf sein Bauchgefühl verlassen, sondern kann sich auf Informationen und Statistiken stützen".

Benutzerrechteverwaltung mit einem Fingerschnippen

Neben Jira Service Management nutzt Pohjantähti auch das Add-on Insight, mit dem unter anderem Anlagen-, Personal- und Kundeninformationen verwaltet werden können. Die Notwendigkeit des Add-ons ergab sich aus der Tatsache, dass es in einem großen Unternehmen viel Fluktuation gibt, so dass die Verwaltung von Benutzerrechten eine große Herausforderung darstellen kann.

Jari Rekilä erklärt, dass man sich entschloss, ein Entwicklungsprojekt für die Verwaltung von Zugriffsrechten zu starten, aber keine Informationen darüber hatte, welche Tools man für die Implementierung verwenden sollte.

Wir beschlossen, die Herausforderung den Experten von Eficode zu stellen, und innerhalb weniger Wochen erhielten wir einen Lösungsvorschlag. Mit dem Insight-Add-on sind wir in der Lage, mit einem Fingerschnippen die Zugriffsrechte der Mitarbeiter auf verschiedene Systeme und Anwendungen zu überprüfen, was für die Informationssicherheit und einen reibungslosen Arbeitsablauf sehr wichtig ist."

Da Insight auch für Eficode ein neues Tool war, wurden die Berater zunächst geschult und qualifiziert, es selbst zu benutzen. Der Anfang war ruhig, aber nach der Schulung ging die Arbeit in eine völlig neue Richtung.

Rekilä sagt: "Seitdem konnten wir das Projekt sehr gut vorantreiben. Die Berater haben eine wirklich wichtige Rolle gespielt, und wir schätzen ihr Fachwissen und ihre Servicebereitschaft sehr."

Viel Nutzen durch einen externen Experten

Pohjantähti begann die Zusammenarbeit zunächst mit einem kleinen Stundenvertrag, doch als der Bedarf stieg, wurde die Anzahl der Stunden verdreifacht. Laut Rekilä war der externe Berater wirklich nützlich und wertvoll, da er fundiertes Fachwissen über technische Fragen und Werkzeuge mitbrachte.

"Wir sind der Meinung, dass die Expertise und das Know-how von Eficode wirklich gut waren. Natürlich wurde Insight anfangs geübt, aber die Fähigkeiten haben sich mit der Ausbildung und der Erfahrung auch erheblich verbessert. Auf jeden Fall war die Zusammenarbeit reibungslos und flexibel, was wir sehr zu schätzen wussten", sagt Rekola.

Und er fährt fort,

"Das Beste an der Zusammenarbeit war die Leichtigkeit und Unbeschwertheit der Dinge - der Alltag ist nicht zu förmlich, sondern alles ist agil verlaufen."