Wie die University West ein produktionsreifes KI-Agentensystem aufgebaut hat

Die Herausforderung: Skalierung von KI ohne große Teams oder Budgets

Wie viele andere Organisationen sah auch die Universität West in Schweden(Högskolan Väst) ein klares Potenzial in generativer KI, hatte aber nicht den Luxus eines großen Teams oder eines unbegrenzten Budgets. Mit nur einer Handvoll Entwicklern und über 14.000 Studenten benötigte die Universität einen gezielten Ansatz.

"Mit KI fühlt es sich irgendwie anders an. Diesmal können wir uns nicht einfach zurücklehnen und abwarten, denn dann werden wir abgehängt", so Tobias Ekenstam, Entwicklungsleiter der University West.

Sie waren nicht auf der Suche nach auffälligen KI-Demos. Sie brauchten eine Lösung, die in der Produktion funktionierte, die ihren Werten der Zusammenarbeit und des Lernens entsprach und die den Studenten einen echten Mehrwert bot, ohne dass sie auf Dauer zu einem Problem für die Verwaltung oder einem Kostenrisiko wurde.

Sie standen vor der gleichen Frage wie viele andere Unternehmen: Wie kann man mit KI vorankommen, wenn man es sich nicht leisten kann, etwas falsch zu machen?

Die Lösung: Ein intelligentes, sicheres KI-Agentensystem, das auf Microsoft-Technologien basiert

"Wir wollten nicht, dass Eficode es für uns baut. Wir wollten, dass sie uns beibringen, wie man es richtig aufbaut", so Tobias Ekenstam.

In Zusammenarbeit mit Eficode hat die University West ein Multi-Agenten-KI-System entwickelt, das den Studenten helfen soll, sich effektiver mit dem Lehrstoff auseinanderzusetzen. Die Lösung, die auf Azure AI Foundry und dem Microsoft Agent Framework aufbaut, stellt die reale Funktionalität über den Hype.

Sie startete mit zwei Kernagenten:

• Kurs-Agent: Verwendet RAG (Retrieval-Augmented Generation) zur Beantwortung von Fragen, die auf spezifischen Kursmaterialien basieren. Er ist flexibel genug, um hilfreiche Antworten zu geben, basiert aber auf verifizierten Inhalten.
• Zeitplan-Agent: Stellt eine Verbindung zum Terminplanungssystem der Universität her und ermöglicht es den Studierenden, sich auf die Kurse vorzubereiten und sogar Pop-Quiz anzufordern, um proaktiv zu lernen.

Die Agenten laufen innerhalb von Microsoft Team – einer sicheren, vertrauten Benutzeroberfläche, die bereits von Mitarbeitern und Studenten verwendet wird – und ersparen so die Einführung neuer Tools oder die Schulung der Benutzer von Grund auf. Mit der Unterstützung von Eficode konnte die Universität sicherstellen, dass die Architektur vom ersten Tag an konform, beobachtbar und skalierbar war.

"Wir wollen weder Zeit noch Geld darauf verwenden, alle Fehler zu machen. Eficode kann uns dabei helfen, die Fehler zu vermeiden und es von Anfang an richtig zu machen", erklärt Tobias Ekenstam.

Die Ergebnisse: Schnelleres Lernen und eine Grundlage für die Skalierung

Trotz der begrenzten internen Ressourcen hat die University West eine produktionsreife KI-Lösung entwickelt, die:

• Echtes Engagement fördert: Die Studierenden nutzen das Agentensystem aktiv und ziehen es aufgrund seiner Genauigkeit und Relevanz oft öffentlichen KI-Tools vor.
• Verringert die Ressourcenverschwendung: Durch die Nutzung vorhandener Plattformen (Teams, Azure) und die Verwendung kleiner, fokussierter Modelle bleibt das System kostengünstig und schnell.
• Verbessert die Lernergebnisse: Die Studierenden erhalten direkte Unterstützung, die auf die Kursinhalte abgestimmt ist, damit sie intelligenter und nicht härter lernen.
• Ermöglicht zukünftiges Wachstum: Das System ist skalierbar und verfügt über gefilterte Indizes und eine klare Governance, um neue Kurse, Agenten und Anwendungsfälle zu unterstützen.

Genauso wichtig ist, dass das Team gemeinsam lernt. Die Schüler lernen, wie sie bessere Fragen stellen können. Die Lehrkräfte sehen, wie KI den Unterricht unterstützen und nicht ersetzt. Und die Universität beweist, dass man mit den richtigen Partnern und der richtigen Architektur kein großes Budget braucht, um etwas Großes aufzubauen.

Dieser Case basiert auf dem Vortrag, den Tobias zusammen mit Peter Drougge im Oktober 2025 hielt: Driving real impact with AI Agents: Eine Blaupause von Högskolan Väst.