Service Management erklärt:

Wie Service Management eure Organisation transformiert

Unternehmen stehen in einem intensiven Wettbewerb um Effizienz. Prozesse zu vereinfachen und die Servicebereitstellung abteilungsübergreifend zu verbessern, hat oberste Priorität – dabei kann Service Management helfen. Indem ihr bewährte Praktiken aus dem IT Service Management (ITSM) übernehmt und sie mit Enterprise Service Management (ESM) auf die gesamte Organisation ausweitet, steigert ihr Effizienz und Produktivität und sorgt durchgängig für eine hervorragende Servicebereitstellung.

Service Management hilft euch, verschiedene Herausforderungen zu bewältigen, darunter:

• Zu viel Dokumentation

• Silos in eurer Organisation

• Administrative Überlastung

• Uneinheitliche Servicebereitstellung

• Mangelnde Transparenz

• Lange Reaktionszeiten

In diesem Leitfaden beleuchten wir die neuesten ITSM- und ESM-Trends sowie ihre Vorteile für verschiedene Abteilungen. So könnt ihr eure Organisation in ein perfekt eingespieltes System verwandeln.

Service Management verstehen

Für wen ist Service Management gedacht?

Service Management ist eine zentrale Disziplin, die sich auf die Gestaltung, Bereitstellung, Verwaltung und Verbesserung der Services einer Organisation für ihre Kunden konzentriert. Es umfasst verschiedene Prozesse und Praktiken, um sicherzustellen, dass die Services den Anforderungen des Unternehmens und seiner Kunden entsprechen.

Von Service Management profitieren unter anderem:

• Kunden und Auftraggeber: Effektives Service Management stellt sicher, dass ihre Bedürfnisse und Erwartungen erfüllt werden. Das steigert die Kundenzufriedenheit und -bindung.

• Service Provider: Service Management unterstützt sie dabei, Services zu planen, zu gestalten, bereitzustellen, zu betreiben und zu verbessern, um Geschäftsziele zu erreichen.

• Mitarbeiter: Interne Mitarbeiter profitieren von effizienteren Prozessen und klaren Vorgaben für die Servicebereitstellung.

• Führungskräfte und Manager: Sie nutzen Service Management, um IT und andere Servicefunktionen an den Geschäftszielen auszurichten. So werden Ressourcen effektiv eingesetzt und Ziele erreicht.

• IT- und technische Teams: Diese Teams implementieren und verwalten die technologischen Aspekte der Servicebereitstellung. Sie nutzen Frameworks wie ITIL, um Prozesse zu standardisieren und die Servicequalität zu verbessern.

• Stakeholder und Partner: Gutes Service Management stellt sicher, dass alle Beteiligten Rollen, Verantwortlichkeiten und Erwartungen klar verstehen.

Service Management ist für alle, die Services in einer Organisation bereitstellen, nutzen oder verantworten. Ziel ist es, für alle Stakeholder Mehrwert zu schaffen, indem Services effizient und effektiv bereitgestellt und an den Geschäftsanforderungen ausgerichtet werden.

Welche Herausforderungen löst ESM?

Enterprise Service Management bewältigt mehrere zentrale Herausforderungen, mit denen Unternehmen konfrontiert sind:

Der Aufstieg von ESM

Enterprise Service Management steht für einen Wandel in der Art, wie Unternehmen Service Management betrachten: Die Prinzipien von ITSM beschränken sich nicht länger auf die IT. Forrester definiert ESM als die Erweiterung der Funktionen einer ITSM-Plattform über Technologiedienstleistungen hinaus, um geschäftsorientierte Anwendungsfälle abzudecken.

Vorteile von ESM

Abteilungen, die von ESM profitieren

Hier findet ihr eine detaillierte Übersicht darüber, wie verschiedene Abteilungen ESM nutzen können – einschließlich konkreter Anwendungsfälle und der Vorteile, die sie erwarten können:

Herausforderungen und Lösungen bei der Nutzung von ITSM-Tools für ESM

Die Nutzung von ITSM-Tools für ESM stellt Nicht-IT-Abteilungen oft vor Herausforderungen. Sie können zu komplex und unübersichtlich sein, was zu einer geringen Akzeptanz und Ineffizienzen führt. Zudem ist die Anpassung von ITSM-Tools für andere Abteilungen zeitaufwendig und kostspielig. Das IT-zentrierte Design kann Nutzer frustrieren und die Produktivität verringern. Auch die Wartung dieser Tools über verschiedene Abteilungen hinweg erfordert erhebliche Ressourcen und lenkt von anderen Prioritäten ab.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, sollten Unternehmen benutzerfreundliche Tools für Nicht-IT-Abteilungen einsetzen. Effiziente Anpassungsmöglichkeiten sind entscheidend, damit die Tools ohne großen Aufwand zu den Anforderungen der jeweiligen Abteilung passen. Daher ist es wichtig, Tools zu implementieren, die nur die für jede Abteilung notwendigen Funktionen enthalten.

Lösungen, die sich einfach in bestehende Systeme integrieren lassen und leicht zu warten sind, können den Ressourcenaufwand reduzieren. Umfassende Schulungen und Support verbessern zudem die Kompetenz und Zufriedenheit der Nutzer. Eine schrittweise Implementierung ermöglicht es, auf Basis von Feedback Anpassungen vorzunehmen.

Eine ESM-Lösung, die Teil eurer ITSM-Plattform ist und eine enge Zusammenarbeit mit Entwicklungsteams ermöglicht, schafft erheblichen Mehrwert. Wenn eure Nutzer für alle Bereitstellungsprozesse auf derselben Plattform arbeiten, reduziert ihr den Integrationsaufwand für verschiedene Tools – und damit die Gesamtkosten.

Diese Strategien helfen dabei, Herausforderungen zu bewältigen und ein effizientes, effektives Service Management in allen Abteilungen zu ermöglichen – bei maximalem Mehrwert und minimalen Kosten.

These strategies help overcome challenges, enabling efficient and 
effective service management across all departments while maximizing
value and minimizing costs.

Mit den richtigen Tools zum Erfolg

Um die Grenzen herkömmlicher ITSM-Tools zu überwinden, sollten Unternehmen benutzerfreundliche und anpassungsfähige ESM-Tools in Betracht ziehen, die sich für alle Abteilungen eignen. Eine der führenden Lösungen in diesem Bereich ist Jira Service Management (JSM).

Jira Service Management

JSM bringt die Anforderungen von IT- und Nicht-IT-Abteilungen in Einklang. Es bietet die Einfachheit und Funktionalität, die für ein umfassendes Service Management im gesamten Unternehmen erforderlich sind.

Das bietet Jira Service Management seinen Nutzern:

• Eine benutzerfreundliche Oberfläche, die leicht zu navigieren ist und es Nutzern aus allen Abteilungen ermöglicht, die Plattform schnell zu erlernen und zu nutzen.

• Anpassbare Workflows, die den spezifischen Anforderungen verschiedener Abteilungen entsprechen.

• Ein umfassender Marketplace, über den Unternehmen die Funktionalität von JSM entsprechend ihren individuellen Anforderungen erweitern können.

Implementierung und Einrichtung eurer Plattform

Bei der Implementierung fortschrittlicher ESM-Tools wie JSM sollten Unternehmen strategisch vorgehen, um eine erfolgreiche Einführung und optimale Leistung sicherzustellen. Analysiert zunächst den aktuellen Stand des Service Managements in eurem Unternehmen und ermittelt die spezifischen Anforderungen und Herausforderungen jeder Abteilung.

Passt das Tool anschließend an die Workflows und Prozesse der verschiedenen Abteilungen an. Dazu gehören die Einrichtung von Anfragetypen, Workflows und Automatisierungsregeln, die die Anforderungen jedes Teams widerspiegeln. Bezieht die Leiter der Abteilungen ein, um Erkenntnisse zu gewinnen und sicherzustellen, dass die Konfigurationen ihren Erwartungen entsprechen.

Bietet allen Nutzern umfassende Schulungen, damit sie das neue System sicher anwenden können.

Organisiert Schulungen, die sich auf die für jede Abteilung relevanten Funktionen und Workflows konzentrieren. Das fördert die Akzeptanz und verringert Widerstände gegenüber Veränderungen.

Stellt sicher, dass sich das ESM-Tool reibungslos in andere Plattformen integriert, die im Unternehmen genutzt werden, etwa HR-Systeme, Finanzsoftware und CRM-Tools. Eine gute Integration ermöglicht den Datenaustausch und effizientere Prozesse.

Überwacht nach der Implementierung des Tools weiterhin seine Leistung und sammelt Feedback von Nutzern. Nutzt dieses Feedback anschließend für notwendige Anpassungen und Verbesserungen. Überprüft Workflows und Prozesse regelmäßig, um Optimierungspotenziale zu erkennen und sicherzustellen, dass sich das Tool mit den Anforderungen des Unternehmens weiterentwickelt. Richtet eine Supportstruktur ein, die Nutzer bei Problemen unterstützt, einschließlich eines internen Helpdesks, einer Dokumentation und regelmäßiger Systemupdates.

Kontinuierlicher Support stellt die Wirksamkeit des Tools sicher und erhält die Zufriedenheit der Nutzer.

By following these steps, organizations can effectively implement advanced 
ESM tools like Jira Service Management for streamlined and efficient service
management practices across all departments.

Best Practices für effektives ESM: Atlassians System of Work

Atlassian hat sein „System of Work“ entwickelt, das sich nahtlos in ESM-Praktiken integriert. Dieses System bietet spezialisierte Vorlagen und Tools für Geschäfts-, Service- und Softwareprojekte und fördert effiziente Workflows, Transparenz und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.

Best-Practice-Szenario: Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit mit Atlassians System of Work

Wenn euer Unternehmen einen neuen Onboarding-Prozess für Mitarbeiter einführen möchte, der die Abstimmung zwischen den Abteilungen HR, IT und Facility Management erfordert, verbessert Atlassians System of Work den Prozess wie folgt:

1. Initiierung durch HR:

Vorlage für Geschäftsprojekte: HR nutzt eine Vorlage für Geschäftsprojekte, um das Onboarding zu starten. Die Abteilung erstellt Aufgaben für die Erstellung eines Arbeitsvertrags, die Planung von Einführungsveranstaltungen und das Einholen erforderlicher Dokumente.

Workflow-Automatisierung: Automatisierte Workflows lösen Benachrichtigungen für die IT- und Facility-Management-Teams aus, sobald eine neue Onboarding-Aufgabe erstellt wird.

2. Aktivitäten des IT Service Desk:

Vorlage für Serviceprojekte: Die IT erhält eine Serviceanfrage, die durch das HR-Projekt ausgelöst wird. Diese Anfrage umfasst die Einrichtung eines neuen E-Mail-Kontos, die Konfiguration der erforderlichen Software und die Bereitstellung von Zugangsdaten.

Ticket-Management: Die IT verwaltet diese Aufgaben mit ihrer Vorlage für Serviceprojekte und stellt sicher, dass jede Anfrage erfasst, priorisiert und innerhalb der festgelegten SLA abgeschlossen wird.

3. Facility Management:

Vorlage für Serviceprojekte: Das Facility Management erhält eine Serviceanfrage zur Vorbereitung eines Arbeitsplatzes, einschließlich der Einrichtung des Schreibtischs und der Bereitstellung von Zugangsausweisen.

Tools für die Zusammenarbeit: Das Facility-Management-Team nutzt Tools für die Zusammenarbeit innerhalb seines Serviceprojekts, um den Status jeder Aufgabe zu aktualisieren und sich mit anderen Teams abzustimmen.

4. Einkaufsabteilung:

Vorlage für Geschäftsprojekte: Das Einkaufsteam kontaktiert den IT Service Desk, um die benötigte Ausstattung aus der durch Automatisierung erstellten Bestellung zu beschaffen. Wenn Laptop und Telefon im Büro eintreffen, wird dies im Asset-Register der Configuration Management Database (CMDB) erfasst. Der IT Service Desk kann den neuen Mitarbeiter dann benachrichtigen, damit er Laptop und Telefon abholt.

Tools für die Zusammenarbeit: Das Einkaufsteam nutzt verschiedene Wege für den Einkauf, zum Beispiel Telefon, E-Mail und Website-Formulare. Jira dient dazu, den Überblick darüber zu behalten, was beschafft werden muss und wer die anfragende sowie die empfangende Person für den Service oder das Produkt ist.

5. Laufendes Monitoring und Reporting:

Transparenz: Der Fortschritt des Onboarding-Projekts ist über gemeinsame Dashboards und Berichte für alle Abteilungen sichtbar. Das sorgt für Transparenz und klare Verantwortlichkeiten.

Kommunikation: Teams nutzen die integrierten Kommunikationstools von Atlassian, um Probleme zu besprechen, Updates bereitzustellen und sicherzustellen, dass alle Onboarding-Aufgaben reibungslos und pünktlich abgeschlossen werden.

6. Feedback und kontinuierliche Verbesserung:

Retrospektiv-Meetings: Nach Abschluss des Onboarding-Prozesses führen die Teams mithilfe der Vorlage für Geschäftsprojekte Retrospektiv-Meetings durch, um Feedback einzuholen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Wissensmanagement: Gewonnene Erkenntnisse und Best Practices werden dokumentiert und in einer zentralen Wissensdatenbank gespeichert, auf die alle Abteilungen künftig zugreifen können. Der Sicherheitsbeauftragte weiß außerdem, wer Zugang zu den Räumlichkeiten und zu welchen Anwendungen hat.

Vorteile von Atlassians System of Work

Atlassians System of Work soll die Art und Weise verändern, wie Unternehmen ihre Projekte und Services abteilungsübergreifend verwalten. Durch die Integration spezialisierter Vorlagen und Tools für Geschäfts-, Service- und Softwareprojekte ermöglicht Atlassian Teams, Workflows zu vereinfachen, die Zusammenarbeit zu verbessern und Transparenz zu wahren.

Im Folgenden findet ihr die wichtigsten Vorteile von Atlassians System of Work:

• Effizienz: Optimierte Workflows und automatisierte Prozesse reduzieren den administrativen Aufwand und beschleunigen die Aufgabenerledigung.

• Transparenz: Echtzeit-Dashboards und umfassende Berichte schaffen Transparenz über den Projektstatus, fördern Verantwortungsbewusstsein und ermöglichen fundierte Entscheidungen.

• Zusammenarbeit: Integrierte Tools für Kommunikation und Aufgabenmanagement verbessern die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und sorgen dafür, dass alle Teams abgestimmt auf gemeinsame Ziele hinarbeiten.

• Flexibilität: Anpassbare Vorlagen und Workflows erfüllen die spezifischen Anforderungen verschiedener Abteilungen und erleichtern das effektive Management unterschiedlicher Projekte.

With Atlassian’s System of Work, organizations can achieve 
greater efficiency, transparency, and collaboration across 
all departments, leading to more effective and cohesive 
service management practices.

Trends bei AI und ihr Einfluss auf das Service Management

Künstliche Intelligenz (AI) verändert das Service Management rasant. AI-gestützte Lösungen werden zunehmend in Service-Management-Tools integriert und verbessern Service Desks und Prozesse deutlich. Ein Blick auf die Tools, die diese AI-Funktionen bereits implementiert haben, zeigt: Sie werden schnell ausgerollt.

Softwareanbieter investieren stark in diesen Bereich, da viele Unternehmen die unten genannten Funktionen benötigen.

Automatisierte Incident-Lösung

AI analysiert Incident-Daten schnell, erkennt Muster und schlägt Lösungen vor oder setzt sie ohne menschliches Eingreifen um.

Predictive Analytics

AI nutzt historische Daten, um potenzielle Probleme vorherzusagen, bevor sie auftreten, und ermöglicht so ein proaktives Problem Management.

Natural Language Processing (NLP)

AI-gestützte Chatbots und virtuelle Assistenten bearbeiten verschiedene Serviceanfragen über Interaktionen in natürlicher Sprache.

AI-gestützte virtuelle Assistenten nutzen NLP, um Benutzeranfragen effektiv zu verstehen und zu beantworten. So entsteht eine intuitivere und benutzerfreundlichere Interaktion.

Erweiterte Self-Service-Optionen

AI ermöglicht leistungsfähige Self-Service-Portale, über die Benutzer Probleme eigenständig lösen können – durch den Zugriff auf relevante Wissensartikel oder geführte Schritte zur Fehlerbehebung.

Vorausschauende Wartung und Support

Durch die Analyse historischer Daten und des Benutzerverhaltens sagt AI potenzielle Probleme voraus und informiert das Service-Desk-Team, bevor sie eskalieren.

Intelligente Automatisierung

AI automatisiert Routineaufgaben wie Passwortzurücksetzungen, Systemupdates und die Bereitstellung von Benutzerkonten. Außerdem vereinfacht sie das Ticketmanagement, indem sie Service-Tickets automatisch kategorisiert, priorisiert und weiterleitet. So werden Probleme ohne Verzögerung von den richtigen Teams bearbeitet.

Verbessertes Wissensmanagement

AI kuratiert und aktualisiert Wissensdatenbanken automatisch, sodass Benutzer stets die relevantesten und genauesten Informationen erhalten. AI-gestützte Suchfunktionen verbessern die Zugänglichkeit von Wissensdatenbanken.

Personalisierte Servicebereitstellung

AI analysiert Benutzerverhalten und Präferenzen, um personalisierte Serviceempfehlungen und Lösungen anzubieten. Das steigert die Benutzerzufriedenheit und das Engagement.

24/7-Support mit AI-gestützten Chatbots

AI-gestützte Chatbots bieten rund um die Uhr Support, bearbeiten häufige Anfragen und übernehmen Routineaufgaben.

Datenbasierte Einblicke

AI-Tools liefern wertvolle Einblicke in die Leistung des Service Desks, erkennen Engpässe und zeigen Verbesserungspotenziale auf.

AI erweitert die Möglichkeiten von Service Desks erheblich und macht sie effizienter, reaktionsschneller und benutzerorientierter. Durch die Integration von AI in ITSM- und ESM-Plattformen könnt ihr die betriebliche Effizienz steigern und eure Organisation dabei unterstützen, hochwertigere und proaktivere Services bereitzustellen.

Fazit

Der Übergang von ITSM zu ESM ermöglicht es Unternehmen, ihre Abläufe zu vereinfachen und die Servicebereitstellung in allen Abteilungen zu verbessern. Durch die Nutzung des umfassenden Frameworks von ITIL4 fördert ESM mehr Effizienz, Produktivität und Zusammenarbeit.

Enterprise Service Management begegnet den zuvor genannten zentralen Herausforderungen, indem es Silos aufbricht, Routineaufgaben automatisiert und Prozesse mit benutzerfreundlichen Tools vereinfacht. Fortschrittliche Lösungen wie Jira Service Management bieten die nötigen Funktionen und die Flexibilität für eine erfolgreiche ESM-Implementierung.

Mit ESM kann eure Organisation ein abgestimmtes und effizientes Service Management erreichen. Das sorgt für bessere Leistung, höhere Produktivität sowie mehr Zufriedenheit bei Mitarbeitern und Kunden.