Alt HAN Co optimiert Service Management mit Eficode und Jira
Alt HAN Co (Alternative Home Area Network Company) ist ein gemeinnütziges Unternehmen, das 2016 gegründet wurde und im gemeinsamen Besitz britischer Energieversorger ist. Ziel ist es, eine branchenweite Lösung bereitzustellen, die den Zugang zu Smart Metering auch in schwer erreichbaren Haushalten und Wohnanlagen ermöglicht – also in rund 5 % aller britischen Gebäude, in denen Standardlösungen nicht ausreichen.
Durch den Einsatz von Technologien wie Powerline Networking wird eine stabile Datenübertragung sichergestellt – für präzise Abrechnung und effizientes Energiemanagement. Um die internen Abläufe zu verbessern und den Bereich Service Management weiterzuentwickeln, suchte Alt HAN Co einen strategischen Partner, der ihre Atlassian-Umgebung – insbesondere Jira Service Management – optimiert.
Diese Case Study zeigt die Herausforderungen, die Lösung und was durch echte Zusammenarbeit möglich ist.
Die Herausforderung: Jira-Strukturen professionalisieren und Service Management ausbauen
Bevor wir unsere Zusammenarbeit begannen, hatte Alt HAN Co. bereits Jira im Einsatz, aber das System war intern entwickelt worden und hatte nicht mit den wachsenden Anforderungen des Unternehmens Schritt gehalten. Da die Projekte immer komplexer und geschäftskritischer wurden, war klar, dass das Unternehmen die Hilfe von Experten benötigte, um die Verwendung von Jira im gesamten Team zu strukturieren und zu vereinheitlichen.
Glyn Merritt, IT-Manager bei Alt HAN Co, erklärt:
"Unsere Jira-Einrichtung wurde ursprünglich von jemandem mit echtem Enthusiasmus, aber ohne Fachwissen erstellt. Als er uns verließ, entstand eine Lücke, die einen strukturierteren, skalierbaren Ansatz erforderte.
Sie wussten, dass sie nicht einfach jemanden haben wollten, der kommt und alles übernimmt. Carl Musson aus dem technischen Team drückt es so aus:
"Wir brauchten jemanden, der uns hilft – der nicht nur die Arbeit für uns erledigt, sondern uns auch praktisch anleitet.
Sie suchten nach einem Partner, der Best Practices einbringen, ihr Team anleiten und ihnen helfen konnte, die Fähigkeiten und das Selbstvertrauen aufzubauen, um Jira selbst zu verwalten. Das Wichtigste war ein kooperativer Ansatz, der die internen Fähigkeiten des Unternehmens zusammen mit der Plattform selbst ausbauen würde.
Die Lösung: Zusammenarbeit auf Augenhöhe mit Eficode
Alt HAN Co fand Eficode (damals noch Clearvision) durch Online-Recherche und Kundenbewertungen. Von Beginn an wurde auf eine kollaborative Herangehensweise gesetzt: Ein Review des bestehenden Jira-Setups, maßgeschneiderte Empfehlungen und begleitende Umsetzung – mit Fokus auf Verständlichkeit und Skalierbarkeit.
Seit März 2023 ist Alt HAN Co einer unserer Total Support (TS) Kunden. Mit diesem Premium-Support-Paket haben wir dem Unternehmen geholfen, eine komplette interne Service-Management-Lösung aufzubauen. Sie deckt nun alles ab, vom IT-Support über die Einhaltung von Vorschriften bis hin zu wichtigen internen Prozessen wie Reisen mit Geschäftsausstattung.
Im Rahmen dieser Arbeit halfen wir Alt HAN Co bei der Definition und Erstellung eines auf die Geschäftsanforderungen zugeschnittenen Servicekatalogs. Dieser deckt nun ein breites Spektrum an internen Prozessen ab, darunter:
- Verwaltung von Neueintritten, Umzügen und Austritten
- Verfolgung von Geschenk- und Veranstaltungseinladungen mit Genehmigungsworkflows
- Reiseanträge mit Firmeneigentum
- Bürowartung und -unterstützung
- Einkauf und Beschaffung mit integrierten Genehmigungsstufen
- Compliance-Sicherung und Audit-Ergebnisse
- Bewertungen von Bildschirmgeräten
- Anträge auf Einstellung, Sabbaticals und Schulungen
- Meldung von Unfällen, Beinaheunfällen und IT-Vorfällen
Diese Struktur hat dazu beigetragen, die Einreichung und Bearbeitung von Anfragen zu standardisieren und die Transparenz, Verantwortlichkeit und Konsistenz im gesamten Unternehmen zu verbessern.
Das Alt HAN Co-Team hat immer wieder den Wert unserer Unterstützung hervorgehoben:
"Wir haben mit Eficode zusammengearbeitet, um unsere Nutzung von Jira zu unterstützen, und ihr Beitrag war verlässlich. Sie haben uns geholfen, Probleme mit der Plattform zu lösen, neue Jira-Projekte einzurichten und Schulungen anzubieten, die auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten sind. Insgesamt ist es eine konstruktive Arbeitsbeziehung.
Einen großen Anteil an diesem Erfolg hat unsere enge Zusammenarbeit mit dem Team, insbesondere mit unserem Berater Steve Hawes.
Eine besondere Herausforderung bestand darin, dass der Jira Service Management-Plan von Alt HAN Co keine Atlassian Assets enthielt, die nur in der Premium-Stufe verfügbar sind. Das bedeutete, dass wir kreative Wege finden mussten, um Asset-bezogene Anwendungsfälle zu erfüllen, ohne Zugriff auf die integrierten Asset-Management-Funktionen zu haben.
Steve arbeitete eng mit dem Team zusammen, um benutzerdefinierte Felder, Problemverknüpfungen und Workflow-Logik zu entwickeln, die das Asset-Tracking innerhalb der Grenzen des Standard-Plans nachahmten. Mithilfe dieser einfallsreichen Techniken konnten wir Anwendungsfälle wie die Nachverfolgung von Ausrüstung für Reisen, Genehmigungs-Workflows und Compliance-Audits unterstützen - und das alles, ohne die Lizenzen aktualisieren zu müssen.
Dank dieses kreativen Ansatzes konnte Alt HAN Co seine Ziele effizient erreichen und gleichzeitig einen kosteneffektiven Plan einhalten.
"Die Zusammenarbeit mit dem Team von Alt HAN Co ist fantastisch, und dank unserer starken und positiven Arbeitsbeziehung konnten wir viele branchenspezifische Compliance-Regeln und -Vorschriften offen besprechen und dann gemeinsam an der Vereinbarung und Umsetzung eines Lieferansatzes "nach Spezifikation" arbeiten.
Im Laufe der Jahre war es ein echtes Vergnügen und eine reiche Erfahrung, mit Alt HAN Co zusammenzuarbeiten und verschiedene Herausforderungen und Anwendungsfälle zu bewältigen. Unsere anfängliche Zusammenarbeit konzentrierte sich auf die Implementierung der Qualitätssicherung und deren Integration in das Jira Service Management. Im Anschluss daran haben wir das interne Serviceprojekt von Alt HAN Co ins Leben gerufen, das den Mitarbeitern umfassende Unterstützung in den Bereichen Incident-, Change-, Service Request- und Problem-Management bietet.
Der Servicekatalog für dieses Projekt erleichtert die Einreichung und Bearbeitung von Anfragen wie die Meldung von Service- und Hardwarevorfällen sowie die Meldung von Unfällen und Beinaheunfällen an das Sekretariatsteam. Auch die Verwaltung externer Besucher, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Gebäudes, wird über das Projekt abgewickelt. Dazu gehören tägliche Benachrichtigungen an die Rezeption über die für den nächsten Tag erwarteten externen Besucher, deren persönliche Daten anschließend nach einem vorher vereinbarten Zeitplan aus dem System entfernt werden, um die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten."
Steve Hawes - Eficode-Berater
Sie haben uns gesagt, dass sie nicht nur unser technisches Fachwissen schätzen, sondern auch die Art und Weise, wie wir ihnen zuhören, uns anpassen und mit ihnen zusammenarbeiten. Dieser Geist der Zusammenarbeit hat dazu beigetragen, eine starke, vertrauensvolle Beziehung aufzubauen, und hat die Entwicklung ihrer Systeme entscheidend beeinflusst.
Der Mehrwert: Struktur, Wachstum und Unabhängigkeit
Die Zusammenarbeit hat die Art und Weise, wie Alt HAN Co seine internen Services betreibt, verändert. Seit Beginn unserer Partnerschaft hat sich die Effizienz der Arbeitsabläufe und der Serviceerbringung durch die Teams deutlich verbessert.
Glyn und Carl haben berichtet, wie anders sich ihre Jira-Umgebung heute anfühlt – strukturierter, leistungsfähiger und besser auf die Arbeitsweise ihres Unternehmens abgestimmt.
Eine der wichtigsten Veränderungen war das Gefühl der gemeinsamen Verantwortung. Anstatt nur Unterstützung zu erhalten, hat Alt HAN Co das Gefühl, mit uns zu wachsen:
"Sie [Eficode] fühlen sich nicht wie ein externes Unternehmen, sondern eher wie ein Team innerhalb von Alt HAN Co , das sehr zugänglich ist und uns helfen will, uns weiterzuentwickeln."
Diese enge Zusammenarbeit hat zu einigen großen Erfolgen geführt:
- Intelligentere Jira-Verwaltung: Mit mehr Struktur und Transparenz unterstützt die Jira-Einrichtung jetzt eine professionellere und skalierbarere Arbeitsweise.
- Proaktiver Support: Wir helfen dem Unternehmen, mit regelmäßiger Überwachung und Berichten, verbesserungswürdige Bereiche aufzeigen und Probleme zu vermeiden.
- Flexible Lizenzierung: Mit unserer Hilfe ist das Unternehmen auf ein monatliches Cloud-Modell umgestiegen, so dass es nur für die tatsächliche Nutzung bezahlt und je nach Bedarf die Anzahl der Lizenzen erhöhen oder verringern kann.
Und das ist noch nicht alles.
Als Nächstes plant Alt HAN Co, die Nutzung von Confluence zu erweitern, um Self-Service-Anleitungen für Kunden zu erstellen. Außerdem erforscht das Unternehmen neue Jira-Funktionen, einschließlich KI-gestützter Tools, um Prozesse zu automatisieren und die Effizienz noch weiter zu steigern.
Fazit
Unsere Arbeit mit Alt HAN Co zeigt, was möglich ist, wenn man technisches Know-how mit einem kollaborativen Ansatz verbindet. Gemeinsam haben wir die Arbeitsweise der Teams verbessert, ihre Jira-Einrichtung optimiert und die Grundlage für einen langfristigen Serviceerfolg geschaffen.
Indem wir uns auf die tatsächlichen Bedürfnisse des Unternehmens konzentrierten und es bei jedem Schritt unterstützten, konnten wir Alt HAN Co dabei helfen, mehr Kontrolle über ihre Tools zu erlangen und mehr Vertrauen in die nächsten Schritte zu gewinnen. Auf diese Weise haben wir das Unternehmen bei seiner übergeordneten Aufgabe unterstützt: Jedem Haushalt in Großbritannien zu helfen, von intelligenten Zählern zu profitieren.
Wir sind stolz auf den bisherigen Weg und noch stolzer darauf, dass Alt HAN Co sich entschieden hat, seine Geschichte in dieser Fallstudie zu erzählen.
