Confluence - ohjelma vai alusta?

Confluencen suosio on parin viime vuoden aikana kasvavat vauhdilla. Atlassianin mukaan Confluence on sisältöyhteistyöohjelmisto (huh mikä sanahirviö!), joka muuttaa nykyaikaisen tiimin työskentelyä. Eli toisin sanoen Confluence on ns. wiki, jollaiset alkoivat levitä yritysten sisäiseen informaation jakoon jo viime vuosikymmenen puolessa välissä. Confluencen suosion takana on kuitenkin muut asiat kuin pelkkä wikitoiminnallisuus.

Parhaimmillaan Confluence on, kun sisältöä tuotetaan jatkuvasti, yhtäaikaisesti ja usean käyttäjän toimesta.

Confluence on sisältöyhteistyöohjelmisto

Sisältöyhteistyöohjelmisto tarkoittaa käytännössä yrityksen sisäistä työtilaa, jossa sisältöä voidaan keskitetysti luoda ja muokata. Confluence ei siis ole tallennustila, kuten Google Drive tai Dropbox, vaikka se tiettyyn pisteeseen asti dokumnettivarastonakin toimii. Monissa yrityksissä se on myös käytössä intrana, jota sen loistavat hakuominaisuudet tukevat. Mutta parhaimmillaan Confluence on, kun sisältöä tuotetaan jatkuvasti, yhtäaikaisesti ja usean käyttäjän toimesta.

Atlassian ekosysteemi

iPhonesta ei ikinä olisi tullut niin suosittua ilman App Storea, eikä Confluence erottuisi niin selvästi muista wikiohjelmistoista ilman Atlassian Marketplacea. Vaikka edellä mainittuja olisikin vaikea muuten verrata, niin liiketoimintamallin ydin on samanlainen. Atlassian Marketplace tarjoaa kolmansille osapuolille kanavan Atlassianin laajaan asiakaskuntaan samalla kun heidän ydintuotteidensa toiminallisuus täydentyy lisäosien ansiosta. Loppuasiakkaillekin tämä on loistava asia: integraatioita ja lisätoiminnallisuuksia ei tarvitse lähteä itse kehittämään, vaan kohtuuhintaista tai jopa ilmaista apua löytyy valmiina. Confluencen lisäosia on Marketplacessa jo yli 800 ja uusia tulee koko ajan.

Ideoiden ja vaatimusten kerääminen Confluenceen

Ensimmäinen haaste on usein ideoiden kerääminen. Myyntimiehet, kollegat ja asiakkaat suoltavat toiveitaan, mutta ”varasto” puuttuu. Confiformsin avulla voi helposti tehdä erilaisia lomakkeita ja ideoiden keräämiseenkin se toimii mainiosti. Confluence-sivunhan voi julkaista myös Internetiin, joten parilla suhteellisen samanlaisella lomakkeella voidaan kerätä uudet ideat niin asiakkailta kuin sisäisestikin.

Ideoiden tallentaminen

Yleinen tapa tallentaa ideat on laittaa ne taulukkoon. Confluence tarjoaa kohtuulliset taulukko-ominaisuudet, mutta jos tietoja halutaan jäsennellä hakuehtojen kautta tai käyttää laskukaavoja, niin silloin kannattaa avuksi ottaa lisäosat. Confiforms tietysti tarjoaa erilaisia taulukkonäkymiä, mutta niiden lisäksi voi valita vaikka alla esitellyistä viidestä esimerkistä.

Liiketoimintamallinnus

Erilaisten pohjien (lakanoiden, canvaksien) käyttö liiketoiminnan mallinnuksessa on osa nykyaikaista kehittämistä. Business model canvas lienee se kaikkein tunnetuin. Parhaimmillaan canvakset ovat työhuoneen seinällä post-it -lapuilla täytettynä tukemassa tiimin työskentelyä, mutta hankaluudeksi tulee tiedon tallentaminen. Yksinkertaisinta on tietysti ottaa kuva ja tallentaa se Confluenceen. Muokkaamista kuva ei tue, mutta onneksi pohjat voi tehdä Confluencen taulukoilla, jolloin sisällön muokkaaminen onnistuu myös Confluencessa.

Visuaaliset mallit Confluencessa

Diagrammit ja vuokaaviot voi Confluencessa piirtää lisäosilla.

Vanha fraasin mukaan yksi kuva kertoo enemmän kuin 1000 sanaa ja sama pitää paikkansa myös tuotesuunnitteluissa. Diagrammit ja vuokaaviot voi Confluencessa piirtää ottamalla käyttöön joko Draw.io tai Gliffy, joilla molemmilla pystyy tekemään erittäin rikkaita diagrammeja yksin tai yhdessä. Jos käyttöliittymää haluaa speksailla, niin Wireframe Pro tai Balsamiq hoitavat homman. Ja toki aina voi tiputtaa myös Powerpoint-esityksen vaatimusten kylkeen Confluence-sivulle ja muokata sitä tiedon lisääntyessä.

Vaatimukset tuotekehitykseen

Yksi yllättävänkin vähän käytetty toiminto on ns. Jira–Confluence sovelluslinkki (application link), jonka avulla saadaan nämä kaksi ohjelmaa keskustelemaan toistensa kanssa. Vaatimushallinnassa kannattaa käyttää hyväksi Confluencen vaatimuspohjaa, jossa Jira-linkki on valmiina. Eli kaikki tarvittava taustatieto kerätään ensin Confluenceen ja sen jälkeen vaatimus ”työnnetään” Confluencesta suoraan Jiraan. Sovelluslinkin kautta Jira issuen status-tieto päivittyy myös Confluenceen. Miten sovelluslinkki otetaan käyttöön selviää alla olevasta videosta.

Jos yrityksellä on joku muu projektinhallintaohjelmisto käytössä kuin Jira, niin sama toiminnallisuus voidaan silti ottaa käyttöön Confluencen API:n kautta. Me Contribytellä olemme esimerkiksi koodanneet vaatimusten integroinnin Confluencen ja VersionOne:n välille.

Halpa vai kallis, helppo vai vaikea?

Confluence siis taipuu vaikka täysimittaiseksi vaatimushallinnan työkaluksi.

Confluence siis taipuu vaikka täysimittaiseksi vaatimushallinnan työkaluksi. Ihan ilman osaamista, työtä ja lisäkustannuksia se ei tosin onnistu, mutta hyviä puolia ovat alhainen käyttöönottokustannus, yksi yhteinen työkalu koko organisaatiolle ja Atlassian ekosysteemistä johtuva varmuus jatkokehityksestä. Confluence itsessään on erittäin edullinen, mutta lisäosat toki nostavat hintaa. Käyttökokemuksessakaan ei välttämättä päästä ihan samalle tasolle kuin tiettyyn tarpeeseen räätälöidyissä sovelluksissa, mutta toisaalta tutun ohjelman uudet toiminnallisuudet voi olla helpompi markkinoida yrityksen sisällä kuin täysin uuden sovelluksen käyttöönotto.

Eficode on Atlassian Platinum Solution Partner. Jos sinua kiinnostaa miten saat Confluencesta enemmän hyötyä tai miten sitä kannattaisi käyttää niin kysy meiltä. Youtube-kanavallamme tuomme säännöllisesti uusia vinkkivideoita ja täällä blogissa jaamme vinkkejä ja uutisia Atlassian työkaluista.