Vaisala on maailman johtava sään, ympäristön ja teollisuuden mittausratkaisuihin erikoistunut yritys. Yli 80-vuotisen kokemuksen pohjalta Vaisala tarjoaa asiakkailleen luotettavia mittausratkaisuja ja palveluja paremman päätöksenteon, turvallisuuden ja tehokkuuden tueksi. Vaisalan pääkonttori sijaitsee Suomessa Vantaalla.

Haaste: Projektien siirtäminen pilveen

Atlassian-projektinhallintajärjestelmän on-premise-version elinkaaren päättyessä Vaisala joutui vaihtamaan alustaa. He valitsivat pilvipohjaisen Atlassian-ratkaisun tarjotakseen tiimeilleen modernin, turvallisen ja helpommin ylläpidettävän järjestelmän. Siirtymässä ei tavoiteltu vain vanhan järjestelmän korvaamista vaan Vaisala halusi hyödyntää tilaisuuden parantamalla kokonaistehokkuutta ja lisäämällä näkyvyyttä projekteihin koko organisaatiossa samalla hyödyntäen Atlassianin pilvituotteiden tarjoamia uusia ominaisuuksia.

Projektissa uudelle alustalle siirrettiin noin 200 Jira-projektia ja Confluence-tilaa, joista jokaisella oli käytössä omat työnkulkunsa ja vaatimukset. Yksi merkittävä haaste oli se, että jokaisella Vaisalan tiimillä oli oma tapansa käyttää Jiraa. Tämä tarkoitti suurta vaihtelua ja runsaasti räätälöintejä projektien ja tilojen perustamisessa ja käytössä. Työnkulkujen ja menetelmien vaihtelu eri tiimeissä lisäsi siirtoprosessin monimutkaisuutta. Jokaisella projektilla ja tilalla saattoi myös olla ainutlaatuisia vaatimuksia, prosesseja ja räätälöintejä, jotka oli otettava huomioon ja yhtenäistettävä, jotta siirtyminen pilvialustalle onnistuisi.

Ratkaisu: Pilviteknologia yhteistyötä tehostamaan

Vaisalan Atlassian-kumppanina Eficode auttoi Vaisalaa suunnittelemaan ja toteuttamaan muutoksen. Eficode avusti varsinaisessa migraatioprosessissa, mutta auttoi myös työnkulkujen ja kenttien yhtenäistämisessä ja tuki myös Vaisalaa testinhallinnan siirtämisessä aiemmin käytetystä Zephyristä Xray for JIRA:an osana laajempaa ponnistusta prosessien yhtenäistämiseksi ja standardoimiseksi. Tärkeä osa Eficoden työtä oli siirron hallinta ja sen varmistaminen, että tietoja ei menetetty migraatioprosessin aikana.

Muutos edellytti uusien teknologioiden omaksumista ja vaati myös kulttuurimuutosta organisaatiossa, mikä edellytti kattavaa henkilöstön koulutusta. Vaisalan Vice President of Product and Systems, Liisa Åström, korosti siirtymän merkitystä:

"JIRA:n ja Confluencen pilviversioiden käyttöönotto paransi merkittävästi projektinhallintaamme ja viestintäämme."

Projektin aikana Eficoden ja Vaisalan tiimien välinen viestintä hoidettiin hankkeelle varatun Microsoft Teams -kanavan kautta, mikä loi suoran yhteyden tiimien välille, nopeutti prosessia ja poisti pullonkauloja. Digitaalinen viestintäalusta toimi myös erittäin nopeana palautekanavana.

Yhteistyö oli onnistunut, sillä projekti valmistui budjetin puitteissa ja aikataulusta edellä. Tästä rohkaistuneena Vaisala aikoo arvioida uusia työkaluja ja harkita Atlassianin käyttöönottamista yrityksen eri toiminnoissa markkinoinnista aina tuotantoon ja laadunhallintaan saakka. Tämä kuvastaa Vaisalan tämän projektin innoittamaa pyrkimystä pilvipohjaisten ratkaisujen laajempaan strategiseen soveltamiseen.

Hyödyt: Tehokkuuden ja läpinäkyvyyden paraneminen

Projekti toi Vaisalalle merkittäviä parannuksia, kuten työnkulun virtaviivaistamisen ja entistä paremman projektinhallinnan.

Yksi tärkeimmistä hyödyistä oli työnkulkujen ja tehtävätyyppien standardointi tiimien välillä, mikä helpotti resurssien kohdentamista ja projektinhallintaa. Toinen merkittävä hyöty oli tehostunut projektisalkkujen seuranta ja hallinta, mikä tarjosi tietoa riskeistä ja toiminnan tehokkuudesta läpi koko laajan projektikirjon. Siirtyminen pilvialustalle tarjoaa myös jatkuvia kehittämismahdollisuuksia ja parantaa turvallisuutta samalla vapauttaen IT-resursseja muihin tehtäviin.

Tiimien tehokkuus parani virtaviivaistettujen prosessien ja vakioitujen toimintojen ansiosta. Vaisalan tiimien välin viestintä parani merkittävästi, mikä edisti yhteistyötä ja tehosti päätöksentekoa. Lisäksi uusi järjestelmä paransi datan laatua ja prosessien läpinäkyvyyttä, mikä on kriittistä tietoon perustuvassa päätöksenteossa. Process Development Manager Simo Ikonen Vaisalasta toteaa näistä parannuksista:

"Projekti ei ollut vain prosessiemme parantamista, vaan tuki myös vaatimustason nostamista datan laadussa ja prosessien läpinäkyvyydessä."

Hyödyt eivät olleet ainoastaan operatiivisia, vaan pilvisiirtymä vaikutti myös Vaisalan kulttuuriin. Entistä datavetoisempi ja läpinäkyvämpi työympäristö auttaa yritystä vahvistamaan asemaansa toimialansa innovaatiojohtajana.

Vaisala huomasi myös, että ulkoisista tekijöistä johtuva muutos (tässä tapauksessa on-prem-järjestelmän tuen päättyminen) tarjosi mahdollisuuden hioa ja virtaviivaistaa toimintoja ja tehdä merkittäviä parannuksia prosesseissa.

Liisa Åström tiivistää ajatuksensa:

"Muutostilanteen hyödyntäminen portfolion yhtenäistämisessä ja synkronoinnissa oli meille erinomainen ratkaisu, jota muidenkin kannattaa pohtia. Tietyllä tavalla jopa pakotettu muutos on mahdollisuus tehdä asiat paremmin ja tehdä ryhtiliike kesken elinkaaren."